A Teachworksben a számla- és jóváíró számok két különböző részből állnak:
Előtag
Számlaszám
1. rész - Az előtag
A számlaelőtag egy rövid betű- vagy számsorozat, amelyet a számlaszámok elejéhez adnak.
Például az alapértelmezett „INV-” előtag használata az INV-1001-hez hasonló számlaszámokat eredményez. Hasonlóképpen, a jóváíró számlák alapértelmezett előtagja „CN-”. Az előtagok testreszabásához kövesse az alábbi lépéseket:
Kattintson a „Fiók” elemre, majd a „Fiókbeállítások” elemre.
Váltson a „Pénzügy és műveletek” lapra.
Görgessen le a „Számlaszámozás és azonosítás” részhez.
Állítsa be a használni kívánt előtagot a „Számla előtagja” és a „Jóváírási számla előtagja” mezőkben.
Küldje el az űrlapot a módosítások mentéséhez.
Ha nem szeretne számlaelőtagot használni, akkor a „Számlaelőtag” mező üresen hagyásával egyszerűen használhat számokat. Általánosságban azonban azt javasoljuk, hogy legalább a jóváíró jegyzetekhez használjon előtagot, mivel ez megkönnyíti a számlák és a jóváíró jegyzetek megkülönböztetését a „Számlák” táblázatban.
Az előtag a számla megtekintésekor jelenik meg, nem kerül mentésre a számlarekorddal együtt. Ez azt jelenti, hogy ha számlákat generál, és az előtag "INV-"-ra van állítva, majd később "INVOICE"-re módosítja az előtagot, akkor a számlák következő megtekintésekor az aktuális "INVOICE" előtag lesz hozzáfűzve az összes számla számának elejéhez, beleértve a módosítás előtt létrehozottakat is.
MEGJEGYZÉS: Azoknál a vállalatoknál, amelyek hosszú (azaz 8 karakter vagy több) számla- vagy jóváírószámla-előtaggal rendelkeznek, az előtag alapértelmezés szerint rejtve marad a számlaűrlapokon, így a számlaszám látható lesz. Az előtag rész fölé vigye az egérmutatót az előtag megtekintéséhez.
2. rész – Számlaszám
A számlaszámok egyedi számértékek, amelyeket minden létrehozott számlához vagy jóváíráshoz rendelnek.
Számlák vagy jóváíró számlák létrehozásakor a számlaszámok automatikusan növekednek. A számla létrehozása során azonban a „Számla létrehozása” űrlap „Szám” mezőjében magasabb értékre is beállíthatja a számlaszámokat.
A számlaszámok jobbra igazítottak, 4 számjegyűek, így az "1"-es számú számla "0001"-ként jelenik meg. A "25"-ös számú számla "0025"-ként jelenik meg. Ha a számlaszám 4 számjegynél nagyobb vagy egyenlő, akkor nem kerülnek bevezető nullák.