Miután csatlakozott a QuickBookshoz, néhány beállítást kell elvégeznie, amelyek meghatározzák, hogy mely számlákat használják a különböző típusú tranzakciók rögzítésére. A kiválasztáshoz kövesse az alábbi lépéseket:
Kattintson a „Fiók” menüpontra, majd az „Integrációk és bővítmények” elemre.
Kattintson a „Beállítások” elemre a QuickBooks-integráció alatt.
Az „Értékesítési számla” mezőben válassza ki azt az értékesítési számlát, amelyre a számlázott értékesítéseket rögzíteni szeretné. Egy tipikus választás az „Értékesítés” vagy a „Szolgáltatások” lenne.
Kapcsolja a „Szolgáltatások értékesítési fiókjának frissítésének kihagyása” kapcsolót „Be” állásba, ha a QuickBooksban más értékesítési fiókot adott meg a szolgáltatásaihoz. Ezáltal ezek a rekordok változatlanok maradnak a szolgáltatások Teachworksben történő frissítésekor.
A „Kedvezményszámla” mezőben válassza ki azt a számlát, amelyhez a kedvezményeket rögzíteni szeretné. Érdemes lehet létrehoznia egy „Kedvezmények” nevű fiókot a QuickBooks-fiókjában, ha az még nem létezik. Ha nem választ ki, a kedvezmények az „Értékesítési számla” mezőben kiválasztott fiókhoz lesznek rögzítve.
Válassza ki azt az „Adókódot”, amelyet a számláin szereplő forgalmi adóhoz fog használni. A kiválasztás előtt legalább egy forgalmiadó-számlát kell beállítania.
A „Befizetési számla” részben válassza ki azt a számlát, amelyre a befizetéseket jóvá kell írni. Ha ezt a mezőt üresen hagyja, a befizetések a QuickBooks „Befizetés nélküli összegek” számláján lesznek rögzítve.
A „Kezdő dátum” mező lehetővé teszi, hogy csak a megadott dátummal kezdődő számlákat, jóváíró jegyzeteket és fizetéseket szinkronizálja. Ez akkor hasznos, ha a Teachworks-fiókjában szereplő számlákat már manuálisan rögzítette a QuickBooksban. Kezdő dátum beállításakor a szoftver csak akkor szinkronizálja az inaktív ügyfeleket a QuickBooksba, ha ezeknek az ügyfeleknek a kezdő dátum utáni számláik vagy fizetéseik vannak.
Alapértelmezés szerint a számlával vagy fizetéssel rendelkező ügyfelek szinkronizálódnak a QuickBooks rendszerrel. Azonban az „Összes aktív ügyfél szinkronizálása” kapcsolót „Be” állásba kapcsolhatja, ha az aktív ügyfeleket akkor is szinkronizálni szeretné, ha nincsenek számláik vagy fizetéseik a Teachworksben:
Számlafizetési lehetőségek: Válassza ezt a lehetőséget, ha közvetlenül a Quickbooksból küld számlákat ügyfeleinek, és a Quickbooks online fizetési funkciójával gyűjti be az online fizetéseket. További információt a Quickbooks online fizetéseiről itt talál: Quickbooks fizetések
Ha nem szeretné szinkronizálni a fizetéseket, akkor kapcsolja a „Fizetések kizárása” kapcsolót „Be” állásba.
Ha a Teachworks számláin szereplő leírást is szinkronizálni szeretné, kapcsolja a „Számlázási utasítások” kapcsolót „Be” állásba.
Ha a számláit szeretné utoljára szinkronizálni, jelölje be az „Engedélyezés” jelölőnégyzetet a „Számlák szinkronizálása utoljára” részben. Ez a beállítás akkor hasznos, ha engedélyezte a „Jóváírások automatikus alkalmazása” beállítást a QuickBooksban, mivel ez megköveteli a számlák szinkronizálását a fizetések és a jóváírások után.
MEGJEGYZÉS: A Teachworks a fiókjában „Kedvezmény” típusú tételt is keres, és ezt használja a számlákon lévő kedvezményekhez. Ellenkező esetben létrehoz egy ilyen nevű tételt, és a fent említett „Kedvezményszámla”-hoz társítja. Ha van egy „Kedvezmény” nevű kategóriafiókja, akkor egy „Kedvezmény*” nevű tétel jön létre, hogy elkerülje a kategóriával való ütközést. Szükség esetén a szinkronizálás után átnevezheti.
MEGJEGYZÉS: Ha a 6. lépésben nem választ adószámlát, az adót tartalmazó számlák az adó nélkül lesznek szinkronizálva.
Globális felhasználók : Ha a QuickBooks globális verzióját használja (azaz minden nem amerikai felhasználó), akkor hozzá kell adnia egy forgalmi adókulcsot a QuickBooksban, majd ki kell választania azt a Teachworks „Adókód” mezőjében a számlák forgalmi adóval való szinkronizálásához.
MEGJEGYZÉS: A „Számlák utolsó szinkronizálása” beállítás használatakor szükséges, hogy csak a fizetések feldolgozása után szinkronizáljon a QuickBooks Online-nal. Ha számlákat hoz létre, szinkronizálja a rekordokat, majd egy későbbi időpontban szinkronizálja a fizetéseket, a számlák már léteznének, ezért az automatikus elosztás nem lenne érvényes.
Miután elvégezte a fenti lépéseket, szinkronizálhatja Teachworks-fiókját a QuickBooks-szal.