Többféle módszerrel is küldhet számlát e-mailben az ügyfeleinek a Teachworksben. Mindegyik módszerre vonatkozik néhány szabály:
A számla státuszának „Jóváhagyva” vagy „Fizetve” kell lennie ahhoz, hogy elküldeni lehessen. A „Mentett” státuszú számlák nem kerülnek elküldésre.
A számlán szereplő ügyfélnek érvényes e-mail címmel kell rendelkeznie a profiljában.
1. módszer – Számla küldése létrehozáskor
Ha egyetlen számlát szeretne küldeni a számla létrehozása közben, kattintson a „Számla küldése e-mailben” jelölőnégyzetre, majd kattintson a „Jóváhagyás” gombra.
2. módszer – „Mentett” számla küldése
Ha „Mentett” állapotban létrehozott számlát jóváhagyás nélkül, akkor az alábbi lehetőségek egyikével elküldheti a számlát az ügyfélnek e-mailben:
Szerkessze a számlát, jelölje be a „Számla küldése e-mailben” jelölőnégyzetet, majd kattintson a „Jóváhagyás” gombra.
Szűrje le a Számlák táblázatot a „Jóváhagyásra váró” számlák megjelenítéséhez, majd a Számlák táblázat bal oldalán található jelölőnégyzetek segítségével válassza ki a jóváhagyni és e-mailben elküldeni kívánt számlákat. A táblázat tetején megjelenő menüben válassza a „Jóváhagyás és küldés” lehetőséget, majd kattintson a „Küldés” gombra.
3. módszer – „Jóváhagyott” számla küldése
Ha már jóváhagyott egy számlát, és el szeretné küldeni vagy újra el szeretné küldeni az ügyfelének, kövesse az alábbi lépéseket:
Kattintson a „Számlázás”, majd a „Számlák” menüpontra.
Kattintson a „Megtekintés” ikonra a küldeni kívánt számla megtekintéséhez.
Kattintson a számla tetején található „E-mail” gombra.
Megnyílik egy ablak, ahol szerkesztheti a címzettet, a tárgyat és az üzenetet.
Kattintson a „Küldés” gombra az e-mail elküldéséhez.
4. módszer – Több számla küldése
Egyszerre több számlát is küldhet az alábbi lépések végrehajtásával:
Kattintson a „Számlázás”, majd a „Számlák” menüpontra.
A bal oldalon található jelölőnégyzetek segítségével válassza ki a küldeni kívánt számlákat.
Egy menü jelenik meg a Számlák táblázat tetején. Ezzel kiválaszthatja a használni kívánt e-mail sablont.
Kattintson a „Küldés” gombra a számla e-mailben történő elküldéséhez a kiválasztott ügyfeleknek.