Amikor előre számlázol az ügyfeleknek, a további naptármódosítások, például egy óra időtartamának, költségének megváltoztatása vagy teljes törlése eltérést eredményez az órarend és a már számlázott órarend között. A Teachworks automatikusan egy piros zászló ikont jelenít meg a számlaszám mellett a Számlák táblázatban, hogy figyelmeztessen erre az eltérésre.
A változások megtekintése
Amikor egy megjelölt számlát tekint meg, olyan címkéket fog látni, amelyek a megváltozott vagy törölt órákat jelzik. A számla „Összesen” mezője felett is láthat egy címkét, amely a számla végösszegének változását és annak elszámolását jelzi.
A változások elszámolása
A számla állapotától függően kétféle módosítás végezhető el:
Még nem kifizetett számla : Ha a számla még nincs kifizetve, és „Jóváhagyva” állapotban van, a rendszer kérni fogja, hogy frissítse a számlát az aktuális óraadatok és költségek használatával. Kattintson a címkében található linkre, amely megnyitja a „Számla szerkesztése” űrlapot, és frissíti az órákat.
Már kifizetett számla : Ha a számla állapota „Fizetve”, és a számla végösszege csökkent , akkor a rendszer kéri, hogy állítson ki jóváíró számlakivonatot. A címkén található linkre kattintva megnyílik a jóváíró számla létrehozásához szükséges űrlap, és automatikusan hozzáad egy sortételt a jóváíró számlakivonathoz a megfelelő összeggel.
Ha a számla végösszege megnőtt , akkor a rendszer kérni fogja, hogy hozzon létre egy új számlát a többletköltségről. A címkében található linkre kattintva megnyílik a „Számla létrehozása” űrlap, amelyen a szükséges korrekció sorszáma szerepel.
MEGJEGYZÉS: A megjelölt számlákat érdemes egyszer, a számlázási időszak végén feldolgozni, hogy minden módosítást egyszerre lehessen kezelni, mielőtt a számla elrejtésre kerülne. Ha a számlázási időszak vége előtt módosít egy megjelölt számlát, és elrejti a jelzőket, majd a számlán szereplő többi leckét később módosítja a naptárban, a számla nem lesz megjelölve ezekre a módosításokra, mert az adott számla jelzőit már elrejtette.
Zászlók elrejtése
A jelzők elrejthetők a „Fizetett” számlákra vonatkozó utasításokat követve, vagy manuálisan elrejtve. A jelzők elrejtésének két módja van:
Ha egy „Fizetett” számlát megjelöltek, és a promptban található „Jóváírás kibocsátása és megjelölések elrejtése” vagy „Számla létrehozása és megjelölések elrejtése” linkre kattint (lásd az alábbi képet), akkor a megjelölések a továbbiakban rejtve maradnak a számlán.
Ha egy számlát megjelöltek, a számla „Számlabeállítások” menüjében manuálisan alkalmazza a „Jelző elrejtése” opciót (lásd az alábbi képet), ezután a jelölők a továbbiakban rejtve lesznek a számlán.
Rejtett zászlók megtekintése
A számlák táblázatának megtekintésekor a rejtett számlajelzőkkel rendelkező számlák láthatók, egy szürke zászló ikonnal a számlaszám mellett:
Ha meg szeretné jeleníteni az „elrejtett” zászlókat, kövesse az alábbi lépéseket:
Kattintson a „Számlázás”, majd a „Számlák” menüpontra.
Kattintson a „Megtekintés” ikonra amellett a számla mellett, amelyiken meg szeretné jeleníteni a jelöléseket.
Kattintson a „Számlabeállítások” menüre, majd a „Jelzők megjelenítése” lehetőségre.
