Az Invoice Autopilot bővítmény lehetővé teszi egy olyan ütemterv beállítását, amely automatikusan generálja a számlákat.
Az Invoice Autopilot bővítmény engedélyezése
Kattintson a „Fiók” menüpontra, majd az „Integrációk és bővítmények” elemre.
A felső „Keresés” mezőbe írja be az „Invoice Autopilot” kifejezést.
Kapcsold a kapcsolót „Be” állásba a bővítmény engedélyezéséhez.
Számlázási Autopilot ütemterv létrehozása
Az alábbi lépéseket követve hozhat létre számlázási automatikus ütemtervet:
Kattintson a „Számlázás” menüpontra, majd a „Számlaütemezés hozzáadása” gombra.
Végezze el az „Ütemezési beállítások” és a „Számlabeállítások” lépéseit az alábbi adatok felhasználásával.
Küldje el az űrlapot a módosítások mentéséhez.
Amint a fenti 2. lépésben említettük, egy új beállításának két lépése van
Számlaautomatika ütemezése:
1. lépés: Ütemezési beállítások
Ez a lépés lehetővé teszi a számlák generálásának idejének és gyakoriságának testreszabását. A következő beállításokat szabhatja testre:
Cím – Adjon meg egy címet, amely segít azonosítani az ütemtervet, ha módosításokat kell végeznie.
Kezdés/Befejezés – Adja meg a számlák generálásának időszakára vonatkozó kezdő és befejező dátumot. A kezdő dátum az első számlázási időszak kezdete lesz, a befejező dátumnak pedig tartalmaznia kell az ütemterv szerint generálni kívánt utolsó számlák számlázási időszakának végét.
Gyakoriság – Válassza ki, hogy az ütemterv milyen gyakran generáljon számlákat. Naponta, hetente, havonta, valamint ezekhez az időszakokhoz több variációt is ismételhet.
Időzítés – Kiválaszthatja, hogy a számlákat minden számlázási időszak elején generálja, ha előre számlázza az ügyfeleket, vagy minden időszak végén, ha az órák után számlázza az ügyfeleket.
Elszámolás – Kiválaszthatja, hogy a számlák a számla dátuma előtt vagy után több nappal generálódjanak:
Számla dátumának beállítása erre : - Ez a lehetőség akkor jelenik meg, ha az „Elszámolás” nincs nullára állítva. Két lehetősége van a számla dátumának beállítására:
Létrehozás dátuma – Ezt a mezőt akkor használja, ha a számla dátumát a számla létrehozásának dátumára szeretné beállítani.
Időszak dátuma – Ez a számla dátumát állítja be az időszak kezdő dátumaként, ha a számla az időszak elején jön létre, és az időszak végi dátumként, ha az időszak végén jön létre.
2. lépés: Számlabeállítások
Ez a lépés nagyon hasonlít egy tényleges számla létrehozásához, de fontos megjegyezni, hogy nem számlát hoz létre, hanem beállításokat választ ki, és ezeket a beállításokat a jövőben automatikusan generálja a számlákat. Van néhány dolog, amit érdemes szem előtt tartani:
Esedékességi dátum eltolás - Beállíthatja a fizetési határidőt a számla dátumához képest.
Számlaszám – A számlaszámok automatikusan beállításra kerülnek, az előző számlaszám alapján folytatva.
Órák hozzáadása – A számlázási időszakra ütemezett órák hozzáadásához jelölje be az „Órák hozzáadása” jelölőnégyzetet.
Előző időszak számlázatlan leckéinek hozzáadása – Ha a számla létrehozása után ad hozzá leckéket a naptárhoz, engedélyezze ezt a beállítást, így a következő számla az előző számlázási időszak új leckéit fogja tartalmazni.
Számlázási utasítások – Az utasítások mező nem frissül, ha frissíti az „Alapértelmezett számlázási utasítások” mezőt a Fiókbeállítások oldalon. Ez a mező egyedi a számlázási automata rendszerben, és manuálisan kell frissíteni, ha módosítani szeretné őket.
Kihagyás, ha az összeg nulla – Ha csak az órákat tünteted fel a számlán, érdemes bejelölni a négyzetet az üres számlák kihagyásához, arra az esetre, ha az ügyfélnek egyik számlázási időszakra sincsenek órái.
Állapot – Ha a számlákat a megrendelők számára való elérhetővé tételük előtt ellenőrizni szeretné, akkor az állapotot „Mentett” értékre állíthatja. Az ellenőrzés után az állapotot „Jóváhagyva” értékre módosíthatja.
Számla küldése e-mailben – Ha az állapotot „Jóváhagyva”-ra állítja, akkor a számlákat azonnal elküldheti a jelölőnégyzet bejelölésével.
Fontos megjegyezni, hogy az órarend futtatása után beütemezett órák nem kerülnek automatikusan rögzítésre. Például egy napi órarendben, ha az előző napokra vonatkozó órákat később adják hozzá, azokat manuálisan kell számlázni.
MEGJEGYZÉS: Ahhoz, hogy az „Előző időszakból származó számlázatlan órák belefoglalása” beállítás megjelenjen a Számlabeállítások űrlapon, a következő feltételeknek kell teljesülniük:
A „Számlák ismétlődése” beállítást „Heti” vagy „Havi” értékre kell állítani.
Az „Időzítés” a számlázási időszak „Kezdőjére” van beállítva.
A számlázási beállítások lépésében be kell jelölni a „Leckék hozzáadása” négyzetet.
3. lépés: Számla dátumainak ellenőrzése
Miután beállította az Ütemezés és Számla beállításokat, ellenőrizze a számlák létrehozásának dátumait. Ez biztosítja, hogy a számlák a vállalat által várt dátumokon készüljenek el.
A számlázási dátumokat a Számlaautomatika ütemezése részben tekintheti meg, ha legörget a „Közelgő számlázási dátumok” részhez.
Számla generálása
A számlaautomatikus ütemezések feldolgozására szolgáló kód 6 óránként fut. A számlák általában a nap első hat órájában generálódnak, az időzónától függően.
Ha egy nap befejezése után szeretne számlákat generálni, akkor az „Ütemezési beállítások” menüpontban az „Eltolás” beállítást a számla dátuma utáni 1 napra kell állítania. Ez azt eredményezi, hogy az előző napra vonatkozó számla a következő nap első 6 órájában generálódik.
Ütemezett számlák megtekintése
Ha meg szeretné tekinteni a számlák létrehozásának ütemezett dátumait, kattintson a „Számlaütemezések” táblázatban létrehozott ütemezés melletti „Megtekintés” ikonra, és tekintse meg a „Közelgő számlázási dátumok” részt. Ebben a részben ellenőrizheti, hogy az ütemezett számlázási dátumok megegyeznek-e a kívánt dátumokkal.
A Számlaautomatika által már generált számlákat a Számlák táblázatban is megtekintheti a számla megtekintésével. Megjelenik a számlaautomatika-ütemezés neve, amely létrehozta azt.
Ügyfelek hozzáadása egy ütemtervhez
További ügyfeleket az alábbi lépésekkel adhat hozzá egy ütemtervhez:
Kattintson a „Számlázás”, majd az „Autopilot számlázási ütemtervek” lehetőségre.
Kattintson a „Számlabeállítások” gombra annál az ütemezésnél, amelyhez ügyfeleket szeretne hozzáadni.
Az „Ügyfelek” mezőben adja hozzá az ügyfeleket
Küldje el az űrlapot a módosítások mentéséhez.
Az ügyfeleket közvetlenül a Teachworks profiljukból is hozzáadhatja egy számlajegyzékhez. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
Kattints a „Tanuló” menüpontra, majd a „Családok” vagy az „Tanuló” (önálló tanulók esetén) opcióra.
Kattintson a „Szerkesztés” gombra a profiljuk szerkesztéséhez.
Kattintson a „Számlázás” fülre.
Görgess le a „Számlázás” részhez.
Kattintson a „Számlaautomatikus ütemezések” mezőre egy már létező ütemezés kiválasztásához.
Küldje el az űrlapot a módosítások mentéséhez.
MEGJEGYZÉS: Ha egy ügyfél profiljának állapotát „Inaktív”-ra módosítja, majd szerkeszti egy Számlaautomatikus ütemezés „Számlázási beállításait”, amelyekhez hozzáadták, az ügyfél automatikusan eltávolításra kerül a Számlaautomatikus ütemezésből, és ez tükröződik a profiljában.
Példa számlázási autopilóta ütemterv létrehozására
Az alábbiakban egy példát talál egy Számlázási Autopilot Ütemterv létrehozására, amely havonta, a hónap elején generál számlákat a közelgő egyéni órákra.
1. lépés: Ütemezési beállítások
Ütemterv címe : Használjon olyan címet, amelyből könnyen azonosítható, ha a jövőben bármilyen módosítást szeretne végezni.
Ütemezés kezdete/vége : Válassza ki azt a dátumtartományt, amelyben ezt az ütemtervet futtatni szeretné. Ez távoli jövőbe is beállítható, de az alapértelmezett érték egy év.
Ismétlődő számlák : Havonta, havonta, minden hónap első napján.
Időzítés : Számlák generálása a számlázási időszak elején (ez lehetővé teszi a közelgő órák hozzáadását és az előre történő számlázást)
2. lépés: Válassza a Számlabeállítások lehetőséget
Ügyfelek : Itt adhatja hozzá az összes ügyfelet, akit fel szeretne venni az ütemezésbe. Ha az összes ügyfelet ki szeretné jelölni, kattintson az „Összes kijelölése” lehetőségre.
Esedékességi dátum eltolás : Állítsa be szükség szerint.
Válaszd az „Órák hozzáadása” lehetőséget : Ez lehetővé teszi, hogy az egyes órákat is szerepeltesd a számlán. Mivel ez az autopilot ütemterv a jövőbeni számlákat generálja, válaszd az „Összes” óraállapot hozzáadását (az órák csak a megtörténtük után lesznek megtekintettként megjelölve).
Nulla összegű leckék kihagyása : Ezzel a beállítással biztosíthatja, hogy ne kerüljenek létre 0 összegű számlaösszegű leckék.
Számla állapota : Ha a számlákat az ügyfeleknek való elküldés előtt át szeretné tekinteni, állítsa az állapotot „Mentett” értékre. Ha nem kell áttekintenie őket, választhatja a „Jóváhagyva” opciót.
Számla küldése e-mailben : Ez a lehetőség akkor jelenik meg, ha a „Jóváhagyva” lehetőséget választja. Jelölje be a négyzetet, ha a számlákat létrehozásuk után azonnal el szeretné küldeni ügyfeleinek.
MEGJEGYZÉS: Ha további ügyfeleket ad hozzá a Teachworkshöz, ne felejtse el visszatérni, és hozzáadni őket az ütemtervhez.
3. lépés: Ütemterv áttekintése
Miután létrehozta a Számlaautomatika ütemtervét, megtekintheti a számlák létrehozásának és elküldésének dátumait. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
Kattintson a „Számlázás”, majd az „Autopilot számlázási ütemtervek” lehetőségre.
Kattintson a megtekinteni kívánt ütemterv melletti „Megtekintés” ikonra.
Ez egy oldalt jelenít meg, amelyen a beállítások összefoglalása, valamint a következők láthatók:
Számla dátuma : A számlán megjelenő dátum.
Létrehozás dátuma : A számlák létrehozásának dátuma.
Számlázási időszak : Az a dátumtartomány, amelyet a rendszer a naptárból az egyes számlákra való leckék kinyeréséhez használ.
Állapot : A számlák létrehozása után az állapotuk „Befejezett”-re frissül.