Berikut ini adalah gambaran umum tipe data yang disinkronkan dari Teachworks ke QuickBooks:
Pelanggan
Data Baru - Jika data belum disinkronkan ke QuickBooks, Teachworks akan mencari pelanggan yang sudah ada di akun QuickBooks Anda dengan nama depan dan nama belakang yang sama. Jika data yang cocok ditemukan, data tersebut akan diperbarui dengan detail kontak di akun Teachworks Anda, jika tidak, pelanggan baru akan dibuat.
Memperbarui Data - Jika data telah disinkronkan ke QuickBooks, data tersebut akan diperbarui dengan perubahan apa pun yang dilakukan pada profil pelanggan di Teachworks.
CATATAN: Mengubah status pelanggan di Teachworks menjadi Tidak Aktif tidak akan mengubah status pelanggan di QBO.
Penghapusan - Jika pelanggan yang telah disinkronkan ke QuickBooks kemudian dihapus di Teachworks, catatan tersebut akan diatur menjadi tidak aktif di QuickBooks.
Nama harus memiliki setidaknya satu karakter dan tidak boleh mengandung tab, baris baru, atau ':'.
Teachworks menyinkronkan setiap pelanggan dengan status "Aktif" atau pelanggan dengan status selain "Aktif" jika pelanggan tersebut memiliki faktur yang belum disinkronkan.
CATATAN: Jika Anda menghubungkan beberapa akun Teachworks ke satu akun QuickBooks Online, logika & aturan yang diterapkan untuk sinkronisasi catatan berbeda dibandingkan jika Anda melakukan sinkronisasi ke satu akun Teachworks saja. Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat artikel ini: Sinkronisasi Beberapa Akun Teachworks ke Satu Akun QuickBooks .
Layanan
Layanan ditambahkan ke akun QuickBooks Anda sebagai item layanan.
Catatan Baru - Jika catatan belum disinkronkan ke QuickBooks, Teachworks akan terlebih dahulu memeriksa apakah ada item di QuickBooks dengan nama yang sama dan akan memperbaruinya jika ditemukan. Jika tidak, item layanan baru akan dibuat di QuickBooks.
Memperbarui Data - Jika suatu data telah disinkronkan ke QuickBooks, setiap perubahan nama di Teachworks akan diperbarui di QuickBooks.
Menghapus - Layanan yang dihapus di Teachworks tidak akan terhapus di QuickBooks. Jika Anda ingin menghapusnya di QuickBooks, Anda harus melakukannya secara manual.
Judul layanan harus terdiri dari 100 karakter atau kurang, harus memiliki setidaknya satu karakter, dan tidak boleh menyertakan tab, baris baru, atau ':'.
Pelajaran yang tercantum dalam faktur yang Anda sinkronkan ke QuickBooks dikaitkan dengan layanan yang ditentukan untuk pelajaran tersebut.
Akun Penjualan untuk Layanan di QuickBooks diatur ke Akun Penjualan yang Anda tentukan di halaman Pengaturan Sinkronisasi Anda di Teachworks.
Faktur
Hanya faktur dengan status "Disetujui" atau "Dibayar" yang disinkronkan.
Catatan Baru - Jika suatu catatan belum disinkronkan ke QuickBooks, Teachworks akan terlebih dahulu memeriksa apakah ada faktur dengan nomor yang sama di QuickBooks yang dibuat setelah faktur di Teachworks . Jika faktur ditemukan, Teachworks akan memperbarui catatan tersebut dengan detail faktur di QuickBooks. Jika tidak ada faktur dengan nomor yang sama, faktur baru akan dibuat.
CATATAN: Atur nomor faktur Anda di Teachworks agar dimulai dengan nomor setelah faktur terakhir yang Anda buat di QuickBooks.
Memperbarui Catatan - Jika faktur diubah di Teachworks, faktur yang sesuai di QuickBooks akan diperbarui dengan perubahan tersebut setelah sinkronisasi.
Faktur yang Dihapus & Dibatalkan - Faktur yang dihapus atau dibatalkan di Teachworks harus dibatalkan secara manual di QuickBooks.
Catatan Penting Mengenai Pajak Penjualan pada Faktur:
Nota Kredit
Aturan untuk faktur yang tercantum di atas juga berlaku untuk Nota Kredit.
Nota Kredit dibuat di QuickBooks sebagai Memo Kredit.
Nota kredit yang telah dialokasikan ke Faktur tidak dialokasikan secara otomatis saat disinkronkan ke QuickBooks -- pengalokasian harus dilakukan di QuickBooks.
Pembayaran
Pembayaran baru yang dibuat di Teachworks akan membuat pembayaran baru di QuickBooks dengan detail yang sama.
Pembayaran tidak dialokasikan ke faktur saat disinkronkan ke QuickBooks - alokasi harus dilakukan di QuickBooks.
Pembayaran yang dihapus di Teachworks setelah disinkronkan ke QuickBooks perlu dihapus secara manual di QuickBooks.