Add-on ini memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengalokasikan pembayaran dan nota kredit klien yang belum dialokasikan ke faktur saat faktur disetujui.
Mengaktifkan Add-on
Klik "Akun" lalu klik "Integrasi & Add-ons".
Gunakan kolom "Cari" di bagian atas dan masukkan "Alokasi Otomatis".
Alihkan tombol ke "Aktif" untuk mengaktifkan add-on.
Anda akan diarahkan ke halaman pengaturan tempat Anda dapat mengkonfirmasi atau mengubah "Tanggal Mulai".
CATATAN: "Tanggal Mulai" diatur ke tanggal add-on diaktifkan secara default. Anda perlu memastikan untuk mengatur tanggal mulai karena ini menentukan pembayaran dan nota kredit mana yang akan dialokasikan secara otomatis.
Pengaturan
Tanggal Mulai - Gunakan kolom ini untuk mengatur tanggal mulai di kolom "Tanggal Mulai". Saat mengatur "Tanggal Mulai", hanya pembayaran dan nota kredit dengan tanggal pada atau setelah tanggal mulai yang akan dialokasikan ke faktur klien secara otomatis. Anda dapat membiarkan kolom "Tanggal Mulai" kosong untuk mengalokasikan pembayaran dan nota kredit dengan tanggal apa pun.
Metode Pemicu - Anda dapat mengatur jenis metode yang ingin Anda gunakan untuk alokasi otomatis dan opsi berikut tersedia:
Otomatis - Metode ini mengalokasikan kredit dan pembayaran yang belum dialokasikan secara otomatis saat faktur dibuat dengan status disetujui (atau saat status diperbarui menjadi disetujui).
Manual - Metode ini mengalokasikan kredit dan pembayaran yang belum dialokasikan saat Anda memicu proses secara manual. Ini berguna jika Anda perlu mengalokasikan pembayaran atau kredit ke faktur yang telah disetujui.
Keduanya - Saat dipilih, metode yang digunakan adalah metode otomatis dan juga mendukung metode manual.
CATATAN: Anda dapat mengubah kolom "Tanggal Mulai" kapan saja dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Akun" lalu klik "Integrasi & Add-ons".
Gunakan kolom "Cari" di bagian atas dan masukkan "Alokasi Otomatis".
Klik "Pengaturan" di bawah Add-on Alokasi Otomatis.
Penggunaan
Saat membuat faktur dan menggunakan metode pemicu "Otomatis", alokasi otomatis terjadi ketika status faktur diatur ke "Disetujui". Ini termasuk metode pembuatan faktur berikut:
Faktur yang dibuat dan diatur dengan status "Tersimpan" tidak akan secara otomatis dialokasikan pembayaran atau nota kredit hingga statusnya diubah menjadi "Disetujui". Jika Anda membuat faktur dalam keadaan "Tersimpan", Anda dapat menggunakan salah satu metode berikut untuk mengubahnya menjadi "Disetujui":
Edit Faktur dan ubah status menjadi "Disetujui": Mengedit Faktur .
Setujui Faktur Secara Massal: Setujui & Kirim Beberapa Faktur Sekaligus Melalui Email .
Setiap pembayaran dan/atau nota kredit yang belum dialokasikan akan secara otomatis dialokasikan segera setelah Anda menyetujuinya menggunakan salah satu dari dua metode di atas.
CATATAN: Alokasi otomatis dilakukan sebelum mengirim email faktur kepada klien. Saldo faktur yang akan diterima klien adalah total faktur setelah dikurangi pembayaran atau alokasi kredit.
Mengaktifkan Alokasi Otomatis Secara Manual
Saat menggunakan metode pemicu "Manual" atau "Keduanya", opsi "Alokasi Otomatis" akan ditampilkan di bilah sisi kanan tabel faktur dan pembayaran.
Saat diklik, Anda akan diarahkan ke formulir yang memungkinkan Anda untuk mengatur "Tanggal Mulai". Hanya pembayaran dan nota kredit dengan tanggal pada atau setelah tanggal mulai yang akan dialokasikan. Anda juga dapat mengosongkan kolom untuk mengalokasikan dari tanggal berapa pun.
Anda dapat memulai alokasi otomatis manual dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Penagihan" lalu klik "Faktur" atau "Pembayaran".
Klik tombol "Selengkapnya" di sisi kanan.
Klik "Alokasi Otomatis".
Pilih tanggal di kolom "Tanggal Mulai" atau biarkan kosong untuk menetapkan tanggal dari tanggal berapa pun.
Klik "Alokasikan" untuk memulai alokasi.
CATATAN: Dengan Alokasi Manual, faktur akan dialokasikan sesuai urutan pembuatan faktur tersebut.