Di Teachworks, nomor faktur dan nota kredit terdiri dari dua bagian yang berbeda:
Awalan
Nomor Faktur
Bagian 1 - Awalan
Awalan Faktur adalah rangkaian singkat huruf atau angka yang ditambahkan di awal nomor faktur Anda.
Sebagai contoh, menggunakan awalan default "INV-" akan menghasilkan nomor faktur seperti INV-1001. Demikian pula, awalan default untuk nota kredit adalah "CN-". Untuk menyesuaikan awalan ini, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Akun" lalu klik "Pengaturan Akun".
Beralihlah ke tab "Keuangan & Operasi".
Gulir ke bawah ke bagian "Penomoran & Identifikasi Faktur".
Atur awalan yang ingin Anda gunakan di kolom "Awalan Faktur" dan "Awalan Nota Kredit".
Kirim formulir untuk menyimpan perubahan Anda.
Jika Anda tidak ingin menggunakan Awalan Faktur, Anda dapat menggunakan angka saja dengan mengosongkan kolom "Awalan Faktur". Namun, kami umumnya merekomendasikan untuk menggunakan awalan untuk nota kredit Anda, karena ini akan memudahkan untuk membedakan antara faktur dan nota kredit pada tabel "Faktur".
Awalan (prefix) akan ditampilkan saat Anda melihat faktur, bukan disimpan bersama catatan faktur. Ini berarti bahwa jika Anda membuat beberapa faktur dan awalan diatur ke "INV-", lalu Anda mengubah awalan menjadi "INVOICE", maka saat Anda melihat faktur tersebut lagi, awalan "INVOICE" yang berlaku akan ditambahkan di awal nomor untuk semua faktur, termasuk yang dibuat sebelum perubahan tersebut.
CATATAN: Perusahaan yang memiliki awalan faktur atau nota kredit yang panjang (misalnya, 8 karakter atau lebih) akan menyembunyikan awalan tersebut secara default pada formulir Faktur agar Nomor Faktur tetap terlihat. Anda dapat mengarahkan kursor ke bagian awalan untuk melihat awalan tersebut.
Bagian 2 - Nomor Faktur
Nomor faktur adalah nilai numerik unik yang diberikan kepada setiap faktur atau nota kredit yang Anda buat.
Saat Anda membuat faktur atau nota kredit, nomor faktur akan bertambah secara otomatis. Namun, Anda juga dapat mengatur nomor faktur ke nilai yang lebih tinggi selama pembuatan faktur menggunakan kolom "Nomor" pada formulir "Buat Faktur".
Nomor faktur diratakan ke kanan hingga 4 digit, jadi faktur dengan nomor "1" akan ditampilkan sebagai "0001". Faktur dengan nomor "25" akan ditampilkan sebagai "0025". Jika nomor faktur sama dengan atau lebih dari 4 digit, tidak akan ditambahkan angka nol di depan.