Setelah terhubung ke QuickBooks, Anda perlu membuat beberapa pilihan yang akan menentukan akun mana yang digunakan untuk mencatat berbagai jenis transaksi. Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk memilihnya:
Klik "Akun" lalu klik "Integrasi & Add-ons".
Klik "Pengaturan" di bawah Integrasi QuickBooks.
Pada kolom "Akun Penjualan", pilih akun penjualan yang ingin Anda gunakan untuk mencatat penjualan faktur. Pilihan umum biasanya adalah "Penjualan" atau "Jasa".
Aktifkan opsi "Lewati Pembaruan Akun Penjualan untuk Layanan" jika Anda telah menentukan Akun Penjualan yang berbeda untuk Layanan Anda di QuickBooks. Ini akan menjaga agar catatan tersebut tetap tidak berubah saat memperbarui layanan di Teachworks.
Pada kolom "Akun Diskon", pilih akun yang ingin Anda gunakan untuk mencatat diskon. Anda mungkin ingin membuat akun bernama "Diskon" di akun QuickBooks Anda jika belum ada. Jika Anda tidak memilih, diskon akan dicatat ke pilihan Anda dari kolom "Akun Penjualan".
Pilih "Kode Pajak" yang akan digunakan untuk pajak penjualan pada setiap faktur Anda. Anda perlu menyiapkan setidaknya satu akun pajak penjualan sebelum melakukan pemilihan ini.
Pada bagian "Rekening Setoran", pilih rekening tempat pembayaran akan disetorkan. Jika kolom ini dibiarkan kosong, setoran akan dicatat ke akun "Dana Belum Disetorkan" QuickBooks.
Kolom "Tanggal Mulai" memungkinkan Anda untuk hanya menyinkronkan faktur, nota kredit, dan pembayaran yang dimulai dari tanggal yang dimasukkan. Ini berguna jika faktur yang ada di akun Teachworks Anda telah dimasukkan secara manual di QuickBooks. Saat mengatur Tanggal Mulai, perangkat lunak hanya akan menyinkronkan Pelanggan Tidak Aktif ke QuickBooks jika pelanggan tersebut memiliki faktur atau pembayaran setelah tanggal mulai.
Secara default, pelanggan dengan faktur atau pembayaran akan disinkronkan ke QuickBooks. Namun, Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan tombol "Sinkronkan Semua Pelanggan Aktif" jika Anda ingin menyinkronkan pelanggan aktif meskipun mereka tidak memiliki faktur atau pembayaran di Teachworks:
Opsi Pembayaran Faktur: Pilih opsi ini jika Anda mengirim faktur ke pelanggan Anda langsung dari Quickbooks dan mengumpulkan pembayaran online menggunakan Fitur Pembayaran Online Quickbooks. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang pembayaran online Quickbooks di sini: Pembayaran Quickbooks
Jika Anda tidak ingin menyinkronkan pembayaran, alihkan tombol "Kecualikan Pembayaran" ke "Aktif".
Jika Anda juga ingin menyinkronkan deskripsi yang disertakan dalam faktur Teachworks Anda, alihkan tombol "Instruksi Faktur" ke "Aktif".
Jika Anda ingin menyinkronkan faktur Anda terakhir, centang kotak "Aktifkan" di bawah bagian "Sinkronkan Faktur Terakhir". Pengaturan ini berguna jika Anda telah mengaktifkan pengaturan "Terapkan kredit secara otomatis" di QuickBooks, karena pengaturan ini mengharuskan faktur disinkronkan setelah pembayaran dan nota kredit.
CATATAN: Teachworks juga akan mencari Item "Diskon" di akun Anda dan akan menggunakannya untuk diskon pada faktur, jika tidak, Teachworks akan membuat Item dengan nama ini dan akan mengaitkannya dengan "Akun Diskon" yang disebutkan di atas. Jika Anda memiliki akun kategori dengan nama "Diskon", maka Item akan dibuat dengan nama "Diskon*" untuk menghindari konflik dengan kategori tersebut. Anda dapat mengubah namanya jika perlu setelah disinkronkan.
CATATAN: Jika Anda tidak memilih akun pajak pada Langkah 6, faktur dengan pajak penjualan akan disinkronkan tanpa pajak penjualan.
Pengguna Global : Jika Anda menggunakan versi global QuickBooks (yaitu, semua pengguna di luar AS), Anda harus menambahkan tarif pajak penjualan di QuickBooks dan kemudian memilihnya di kolom "Kode Pajak" di Teachworks agar dapat menyinkronkan faktur dengan pajak penjualan.
CATATAN: Saat menggunakan pengaturan "Sinkronkan Faktur Terakhir", Anda harus menyinkronkan ke QuickBooks Online hanya setelah pembayaran diproses. Jika Anda membuat faktur, menyinkronkan catatan Anda, lalu menyinkronkan pembayaran Anda di kemudian hari, faktur tersebut sudah ada dan oleh karena itu alokasi otomatis tidak akan berlaku.
Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah di atas, Anda siap untuk menyinkronkan akun Teachworks Anda ke QuickBooks.