Teachworks memungkinkan Anda mengirim email kepada pelanggan jika mereka memiliki faktur yang akan segera jatuh tempo. Pengingat jatuh tempo faktur ini dikirim pada hari faktur tersebut jatuh tempo.
CATATAN: Pengingat faktur yang jatuh tempo dikirim dalam 6 jam pertama setiap harinya.
Persyaratan
Agar pengingat faktur jatuh tempo dapat dikirim secara otomatis, persyaratan berikut harus dipenuhi:
Pelanggan tersebut memiliki alamat email yang tercantum di profil mereka.
Status faktur adalah "Disetujui/Menunggu Pembayaran".
Email pengingat faktur belum terkirim.
Tanggal faktur tidak sama dengan "Tanggal Jatuh Tempo".
Jumlah total tagihan lebih besar dari nol.
Mengaktifkan Pengingat Faktur yang Terlambat Dibayar
Klik "Akun" lalu klik "Pengaturan Akun".
Klik pada tab "Keuangan & Operasi".
Gulir ke bawah ke bagian "Otomasi Sistem & Email".
Aktifkan tombol "Pengingat Jatuh Tempo Faktur".
Kirim formulir untuk menyimpan perubahan Anda.
Pengaturan
Pengingat Faktur Jatuh Tempo dapat disesuaikan dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Akun" lalu klik "Templat Pemberitahuan".
Klik "Edit" di samping opsi "Pengingat Faktur" di bagian "Pemberitahuan Penagihan".
Sesuaikan templatnya.
Kirim formulir untuk menyimpan perubahan Anda.
Anda dapat menemukan panduan terperinci untuk menyesuaikan templat notifikasi di sini: Menyesuaikan Templat Notifikasi.
CATATAN: Pengingat Faktur yang Terlambat tidak akan dikirim jika Tanggal Faktur dan Tanggal Jatuh Tempo diatur ke tanggal yang sama.
Mengirim Pengingat Faktur Jatuh Tempo Secara Manual
Anda dapat mengirim pengingat faktur yang jatuh tempo secara manual jika ingin mengirimkannya kembali kepada pelanggan Anda. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengirim ulang pengingat ini secara manual:
Klik "Penagihan" lalu klik "Faktur".
Gunakan kotak centang di sisi kiri untuk memilih faktur yang ingin Anda kirimkan pengingat faktur lanjutan.
Pada menu yang muncul di bagian atas tabel "Faktur", pilih opsi "Kirim Pengingat Faktur".
Klik "Kirim" untuk mengirim pengingat faktur yang jatuh tempo.