Ada beberapa metode berbeda yang dapat Anda gunakan untuk mengirimkan faktur melalui email kepada pelanggan Anda di Teachworks. Ada beberapa aturan yang berlaku untuk setiap metode ini:
Status faktur harus "Disetujui" atau "Dibayar" agar dapat dikirim. Faktur dengan status "Disimpan" tidak akan dikirim.
Pelanggan yang tercantum dalam faktur harus memiliki alamat email yang valid yang terdaftar di profil mereka.
Metode 1 - Mengirim Faktur saat Dibuat
Jika Anda ingin mengirim satu faktur sekaligus saat membuat faktur, Anda dapat mencentang kotak "Kirim Email Faktur" lalu klik tombol "Setujui".
Metode 2 - Mengirim Faktur yang "Tersimpan"
Jika Anda telah membuat faktur dengan status "Tersimpan" tanpa menyetujuinya, Anda dapat mengirimkan faktur tersebut kepada pelanggan melalui email dengan menggunakan salah satu opsi berikut:
Edit faktur dan centang kotak "Kirim Email Faktur", lalu klik tombol "Setujui".
Saring tabel Faktur untuk menampilkan faktur "Menunggu Persetujuan", lalu gunakan kotak centang di sisi kiri tabel Faktur untuk memilih faktur yang ingin Anda setujui dan kirim melalui email. Di menu yang muncul di bagian atas tabel, pilih opsi "Setujui & Kirim", lalu klik "Kirim".
Metode 3 - Mengirim Faktur yang "Disetujui"
Jika Anda sudah menyetujui faktur dan ingin mengirim atau mengirim ulang faktur tersebut kepada pelanggan Anda, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Penagihan" lalu klik "Faktur".
Klik ikon "Lihat" untuk melihat faktur yang ingin Anda kirim.
Klik tombol "Email" di bagian atas faktur.
Jendela akan terbuka tempat Anda dapat mengedit penerima, subjek, dan pesan.
Klik tombol "Kirim" untuk mengirim email.
Metode 4 - Mengirim Beberapa Faktur
Anda dapat mengirim satu atau lebih faktur sekaligus dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Penagihan" lalu klik "Faktur".
Gunakan kotak centang di sisi kiri untuk memilih faktur yang ingin Anda kirim.
Sebuah menu akan muncul di bagian atas tabel Faktur. Gunakan menu ini untuk memilih templat email yang ingin Anda gunakan.
Klik tombol "Kirim" untuk mengirim email faktur kepada pelanggan yang dipilih.