Anda dapat mencatat pembayaran yang diterima di luar Teachworks (tunai, cek, Zelle) untuk menjaga saldo klien tetap akurat dan melunasi faktur yang belum dibayar.
Ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk mencatat pembayaran dan metode-metode tersebut dijelaskan secara rinci di bawah ini:
Metode 1 - Pencatatan Pembayaran Faktur
Untuk mencatat pembayaran langsung pada faktur, ikuti langkah-langkah berikut:
Klik "Penagihan" lalu klik "Faktur".
Klik pada faktur yang ingin Anda catat pembayarannya dengan mengklik ikon "Lihat".
Gulir ke bagian "Catat Pembayaran" di bagian bawah faktur.
Masukkan detail pembayaran. Jika pembayaran melebihi jumlah yang tertera pada faktur, maka akan dibuat kelebihan pembayaran untuk jumlah yang lebih besar tersebut, yang kemudian dapat digunakan untuk faktur lain.
Jika Anda ingin mengirim email untuk memberi tahu pelanggan bahwa pembayaran telah diterima, alihkan sakelar "Kirim Tanda Terima" ke "Aktif".
Kirimkan formulir.
CATATAN: Jika bagian ini tidak muncul, periksa status faktur - faktur harus berstatus "Disetujui" agar pembayaran dapat dicatat.
CATATAN: Jika Anda akan memproses pembayaran untuk beberapa faktur, Anda dapat mengklik ikon panah di sebelah kanan tombol "Simpan Pembayaran" dan mengklik opsi "Bayar & Lihat Faktur Belum Terbayar Berikutnya". Ini akan membawa Anda ke faktur belum terbayar berikutnya setelah pembayaran selesai.
Metode 2 - Pencatatan Pembayaran Sebelum Pembuatan Faktur
Jika Anda perlu mencatat pembayaran sebelum Anda mengirimkan faktur kepada klien, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
Klik "Penagihan" lalu klik "Pembayaran".
Klik tombol "Baru" di bagian atas tabel.
Masukkan detail pembayaran.
Jika Anda ingin mencatat pembayaran tambahan, klik tombol "Simpan & Tambah Baru". Jika tidak, klik tombol "Simpan".
Setelah pembayaran dibuat, lain kali Anda membuat faktur untuk klien, Anda dapat mengalokasikan pembayaran tersebut ke faktur .
Mengirim/Mengirim Ulang Tanda Terima Pembayaran
Saat Anda mencatat pembayaran di Teachworks, Anda akan memiliki opsi untuk mengirimkan tanda terima pembayaran kepada klien. Namun, jika Anda tidak memilih kotak centang "Kirim Tanda Terima" pada awalnya, atau jika Anda ingin mengirim ulang tanda terima, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Penagihan" lalu klik "Pembayaran".
Temukan pembayaran yang ingin Anda kirimkan tanda terimanya, lalu klik ikon "Lihat" untuk melihat pembayaran tersebut.
Klik tombol "Kirim Tanda Terima" di bagian atas tabel.
Integrasi Stripe
Jika Anda menggunakan Integrasi Stripe kami untuk memproses pembayaran kartu kredit, pembayaran akan dicatat secara otomatis. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang Integrasi Stripe kami di sini: Integrasi Stripe .
Butuh bantuan lebih lanjut? Tonton videonya.