Teachworks mendukung sejumlah metode penagihan yang berbeda. Artikel ini akan membahas lebih detail tentang Metode Penagihan Paket kami.
Kapan menggunakan Penagihan Paket?
Anda umumnya akan menggunakan metode penagihan ini jika Anda ingin menagih klien Anda di muka untuk paket pelajaran atau jam yang dapat mereka gunakan selama periode waktu yang tidak ditentukan.
Cara Kerja Penagihan Paket
Dengan Metode Penagihan Paket, klien membayar di muka untuk sejumlah pelajaran atau jam tertentu untuk layanan yang ditentukan. Saat pelajaran dijadwalkan dan diselesaikan, sistem secara otomatis melacak dan mengurangi saldo prabayar ini.
Siklus Hidup Neraca Paket
Pembelian: Klien ditagih untuk paket tertentu (misalnya, 10 Jam Bimbingan Belajar Matematika ). Setelah dibuat, jam-jam ini ditambahkan ke tabel Saldo Paket.
Penjadwalan: Pelajaran dijadwalkan pada kalender di bawah layanan yang bersangkutan.
Pengurangan: Saldo paket klien adalah jumlah total pelajaran atau jam yang telah mereka beli untuk jenis layanan tertentu dikurangi pelajaran yang telah "Dijadwalkan" atau "Dihadiri" dengan jenis layanan yang sama dengan paket tersebut. Ketika status pelajaran diperbarui menjadi Dihadiri, saldo paket klien akan berkurang secara otomatis.
Mengapa Paket Pelajaran Tertera $0,00 di Kalender?
Salah satu hal yang sering membingungkan adalah mengapa paket les menampilkan biaya $0,00 pada kalender.
Mencegah Penagihan Ganda: Karena klien telah membayar jam pelajaran di muka saat pembelian paket, Teachworks meniadakan biaya pelajaran individual. Jika pelajaran tersebut masih memiliki label harga, Anda akan menagih klien untuk kedua kalinya.
CATATAN: Paket sepenuhnya bergantung pada layanan yang sesuai. Misalnya, jika klien memiliki saldo paket untuk Bimbingan Belajar Matematika tetapi Anda menjadwalkan pelajaran di bawah Bimbingan Belajar Sains, sistem tidak akan mengurangi saldo mereka.
Bagaimana Klien Dikenakan Biaya
Klien Anda akan dikenakan biaya untuk paket saat Anda membuat faktur paket menggunakan opsi "Tambah Paket". Ini akan menambahkan paket ke faktur.
Penting untuk memperhatikan layanan yang Anda pilih pada faktur, karena layanan ini harus konsisten dengan layanan yang Anda pilih saat menjadwalkan pelajaran untuk siswa.
CATATAN: Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut tentang pembuatan faktur paket, Anda dapat melihat tutorial berikut: Membuat Paket .
Saat menggunakan Metode Penagihan Paket, umumnya disarankan untuk mengatur "Metode Penagihan" pada profil siswa paket Anda menjadi "Paket".
Ini akan secara otomatis mengatur biaya pelajaran mereka menjadi nol (karena Anda telah menagih mereka untuk paket pelajaran/jam tersebut). Dengan mengatur biaya menjadi nol, ini memastikan bahwa klien tidak ditagih dua kali secara tidak sengaja.
Pengaturan Paket
Terdapat beberapa pengaturan yang dapat Anda sesuaikan untuk Paket di Teachworks. Anda dapat menyesuaikan pengaturan berikut:
Unit Paket - Lacak paket berdasarkan pelajaran atau per jam.
Hitung pelajaran yang "Terlewatkan" sebagai pelajaran yang telah digunakan - Pilih untuk menghitung pelajaran yang ditandai sebagai "Terlewatkan" sebagai pelajaran yang telah digunakan dalam paket.
Lacak Paket berdasarkan - Paket dapat dilacak berdasarkan siswa atau keluarga.
Paket Tersedia saat Faktur - Anda dapat memilih untuk menyediakan paket saat faktur yang berisi paket tersebut disetujui atau dibayar.
Anda dapat menyesuaikan pengaturan di atas dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Akun" lalu klik "Pengaturan Akun".
Klik pada tab "Keuangan & Operasi".
Gulir ke bawah ke bagian "Pengaturan Paket".
Membuat Layanan untuk Paket
Jika Anda memiliki layanan dalam daftar Layanan Anda yang digunakan untuk paket dan pelajaran individual, umumnya yang terbaik adalah membuat layanan terpisah yang khusus digunakan untuk paket.
Sebagai contoh, jika Anda memiliki layanan bernama “Bimbingan Belajar Bahasa Inggris” yang digunakan untuk paket dan pelajaran individual, Anda harus membuat layanan terpisah bernama “Bimbingan Belajar Bahasa Inggris - Paket” untuk digunakan khusus untuk paket.
Alur Kerja Metode Penagihan Paket
Jika Anda ingin menggunakan Metode Penagihan Paket, Anda dapat menggunakan alur kerja di bawah ini untuk mengaturnya:
Mulailah dengan menyesuaikan bagian "Pengaturan Paket" di halaman "Pengaturan Akun" agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Selanjutnya, atur kolom "Metode Penagihan" pada profil siswa menjadi "Paket".
Buat faktur untuk klien dan gunakan opsi "Tambahkan Paket" di bagian item baris faktur, lalu klik tombol "Lanjutkan".
Pilih detail paket termasuk layanan, kuantitas, dan harga satuan untuk paket tersebut.
Setujui faktur. Tergantung pada pengaturan Anda, faktur mungkin juga perlu dibayar sebelum paket tersedia untuk klien.
Jadwalkan pelajaran untuk siswa. Saat Anda memilih nama siswa di kolom "Siswa" pada formulir "Tambah Pelajaran", daftar layanan akan diperbarui untuk menampilkan jam paket yang tersedia untuk siswa. Pilih layanan yang sesuai dengan paket layanan dan jadwalkan pelajaran.
CATATAN: Jika Anda menggunakan Penagihan Paket dengan perangkat lunak yang berbeda, Anda dapat mengatur saldo paket awal untuk klien Anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut: Mengatur Saldo Paket Awal.
Melihat Saldo Paket
Anda dapat melihat saldo paket klien Anda dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Penagihan".
Klik "Saldo Paket".
Penagihan kepada Klien untuk Paket dan Pelajaran Individual
Jika Anda memiliki siswa yang ditagih terutama menggunakan Metode Penagihan Paket, tetapi juga mungkin memiliki pelajaran yang tidak termasuk dalam paket, Anda tetap harus mengatur metode penagihan siswa ke "Paket".
Saat menjadwalkan pelajaran individual yang bukan bagian dari paket untuk siswa, Anda dapat menggunakan fitur Penggantian Biaya . Ini memungkinkan Anda untuk menetapkan biaya pelajaran setiap kali Anda perlu menagih klien untuk pelajaran individual.
Untuk melacak saldo paket secara akurat dan memastikan bahwa pelajaran yang ditagih secara individual tidak dipotong dari paket klien, Anda perlu menggunakan layanan terpisah, seperti yang dijelaskan di atas.
Sebagai contoh, Anda dapat membuat layanan bernama “Bimbingan Belajar Bahasa Inggris” dan “Paket Bimbingan Belajar Bahasa Inggris”. Saat menjadwalkan pelajaran yang akan ditagih secara individual, cukup pilih layanan “Bimbingan Belajar Bahasa Inggris” dan klik opsi “Ganti Metode Penagihan” lalu pilih metode penagihan yang sesuai.
Mengarsipkan Paket
Pengarsipan menetapkan tanggal batas perhitungan untuk paket klien. Ini memisahkan penggunaan paket aktif dari riwayat pelajaran sebelumnya di bawah jenis layanan yang sama.
Mengapa Menggunakan Pengarsipan?
Kontrol Perhitungan: Fitur ini mengecualikan pelajaran yang dijadwalkan pada dan sebelum Tanggal Arsip yang dipilih dari perhitungan saldo paket saat ini. Hal ini penting saat melakukan transisi klien dari penagihan per jam ke penagihan paket, untuk memastikan pelajaran sebelumnya tidak secara retroaktif mengurangi saldo prabayar baru mereka.
Pembersihan Dasbor: Menghapus aktivitas lama yang sudah ada sebelumnya dari dasbor aktif.
CATATAN
Pengarsipan tidak menghapus pelajaran.
Ini tidak menghapus data historis.
Hal ini hanya memengaruhi apa yang termasuk dalam perhitungan saldo paket.
Ini dapat digunakan untuk meningkatkan kejelasan, tetapi fungsi utamanya adalah mengontrol batas perhitungan.
Untuk petunjuk langkah demi langkah tentang cara menerapkan tanggal batas waktu pada profil klien, lihat panduan kami: Paket Arsip .
Bacaan Lebih Lanjut
Di bawah ini Anda dapat menemukan artikel tambahan yang berisi informasi terkait paket yang mungkin bermanfaat bagi Anda:
Butuh bantuan lebih lanjut? Tonton video ini tentang cara membuat paket untuk klien Anda.
Masih bingung memilih Metode Penagihan yang tepat untuk bisnis pengajaran Anda? Lihat panduan singkat kami: Metode Penagihan Teachworks dan Panduan Singkat