Saat Anda menagih klien di muka, modifikasi kalender tambahan, seperti mengubah durasi pelajaran, biaya, atau menghapusnya sepenuhnya, akan menyebabkan ketidaksesuaian antara jadwal Anda dan apa yang telah ditagihkan. Untuk memberi tahu Anda tentang perbedaan ini, Teachworks secara otomatis menampilkan ikon bendera merah di samping nomor faktur di tabel Faktur Anda.
Melihat Perubahan
Saat Anda melihat faktur yang ditandai, Anda akan melihat tag yang menunjukkan pelajaran yang telah diubah atau dihapus. Anda juga akan melihat tag di atas kolom "Total" faktur yang menunjukkan perubahan total faktur dan cara memperhitungkannya.
Memperhitungkan Perubahan
Ada dua jenis perubahan berbeda yang dapat dilakukan tergantung pada status faktur:
Faktur Belum Dibayar : Jika faktur belum dibayar dan berstatus "Disetujui", Anda akan diminta untuk memperbarui faktur agar menggunakan detail dan biaya pelajaran terkini. Anda dapat mengklik tautan yang disediakan dalam tag tersebut, yang akan membuka formulir "Edit Faktur" dan akan memperbarui detail pelajaran.
Faktur Sudah Dibayar : Jika status faktur adalah "Dibayar" dan total faktur telah berkurang , maka Anda akan diminta untuk menerbitkan nota kredit. Mengklik tautan yang disediakan pada label akan membuka formulir untuk membuat nota kredit dan secara otomatis akan menambahkan item baris ke nota kredit dengan jumlah yang benar.
Jika total tagihan meningkat , Anda akan diminta untuk membuat tagihan baru untuk biaya tambahan tersebut. Tautan yang diberikan dalam tag akan membuka formulir "Buat Tagihan" dengan item baris untuk penyesuaian yang diperlukan.
CATATAN: Sebaiknya proses faktur yang ditandai sekali saja di akhir periode penagihan agar semua perubahan dapat ditangani secara bersamaan sebelum faktur diatur untuk menyembunyikan tanda. Jika Anda menyesuaikan faktur yang ditandai dan menyembunyikan tanda sebelum akhir periode penagihan, dan kemudian pelajaran lain pada faktur tersebut diubah di kalender, faktur tersebut tidak akan ditandai untuk perubahan ini karena Anda telah menyembunyikan tanda untuk faktur tersebut.
Menyembunyikan Bendera
Bendera dapat disembunyikan dengan mengikuti petunjuk untuk faktur "Terbayar", atau dengan menyembunyikan bendera secara manual. Dua metode untuk menyembunyikan bendera adalah:
Jika faktur berstatus "Dibayar" telah ditandai dan Anda mengklik tautan pada prompt untuk "Terbitkan Kredit & Sembunyikan Tanda" atau "Buat Faktur & Sembunyikan Tanda" (lihat gambar di bawah), maka tanda tersebut akan disembunyikan dari faktur selanjutnya.
Jika faktur telah ditandai, gunakan menu "Opsi Faktur" pada faktur untuk menerapkan opsi "Sembunyikan Tanda" secara manual (lihat gambar di bawah), maka tanda akan disembunyikan dari faktur selanjutnya.
Melihat Bendera Tersembunyi
Saat melihat tabel faktur, faktur apa pun yang memiliki bendera faktur tersembunyi dapat dilihat dengan menampilkan ikon bendera abu-abu di sebelah nomor faktur:
Jika Anda ingin menampilkan bendera yang telah "Disembunyikan", Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Penagihan" lalu klik "Faktur".
Klik ikon "Lihat" di sebelah faktur yang ingin Anda tampilkan benderanya.
Klik menu "Opsi Faktur" dan klik "Tampilkan Bendera".
