Pengembalian Dana Seluruh atau Sebagian dari Pembayaran yang Dialokasikan
Untuk menjaga jejak audit akuntansi yang tepat, jangan mengubah atau menghapus faktur atau pembayaran asli saat menerbitkan pengembalian dana untuk pembayaran yang dialokasikan. Simpan catatan asli tanpa perubahan dan gunakan alur kerja dua langkah berikut:
Terbitkan Nota Kredit: Buat nota kredit senilai jumlah tertentu yang ingin Anda kembalikan.
Mengembalikan Nota Kredit: Catat pengembalian dana terhadap nota kredit tersebut untuk menyeimbangkan akun klien.
Langkah 1 - Membuat Nota Kredit
Proses pembuatan nota kredit sama untuk pengembalian dana penuh maupun sebagian.
Klik "Penagihan" lalu klik "Terbitkan Nota Kredit".
Pilih klien di kolom "Pelanggan".
Pilih jenis item baris Anda berdasarkan alasan pengembalian dana:
Untuk Pelajaran atau Kredit Umum: Gunakan opsi "Tambah Biaya", masukkan jumlah kredit, dan masukkan alasan pengembalian dana di kolom deskripsi.
Untuk Paket: Gunakan opsi "Tambah Biaya" untuk mengurangi jumlah uang yang harus dibayar tanpa mengubah jam paket prabayar klien. Gunakan opsi "Tambah Paket" jika Anda secara eksplisit ingin mengurangi jumlah jam yang tersisa dalam saldo paket klien bersamaan dengan pengembalian dana.
Langkah 2 - Pengembalian Dana Nota Kredit
Setelah nota kredit dibuat, Anda perlu mengembalikan dana dari nota kredit tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Penagihan" lalu klik "Faktur".
Masukkan nomor nota kredit di kolom "Cari" dan tekan Enter.
Klik tombol "Lihat" untuk melihat Nota Kredit.
Gulir ke bawah hingga menemukan formulir "Ajukan Pengembalian Dana" di bagian bawah Nota Kredit.
Masukkan detail pengembalian dana dan klik tombol "Catat Pengembalian Dana".
Membatalkan Alokasi & Mengembalikan Pembayaran
Dalam skenario di mana faktur dibuat secara keliru atau Anda mengembalikan pembayaran yang telah dialokasikan tetapi faktur tersebut masih perlu dibayar di masa mendatang, Anda perlu membatalkan alokasi pembayaran, mencatat pengembalian dana (dan jika faktur tersebut tidak akan dibayar di masa mendatang, batalkan faktur tersebut).
Langkah 1 - Membatalkan Alokasi Pembayaran
Klik "Penagihan" lalu klik "Faktur".
Lihat faktur yang akan Anda kembalikan dan batalkan dengan mengklik ikon "Lihat".
Batalkan alokasi faktur dengan mengklik ikon "X" di samping pembayaran pada faktur.
Langkah 2 - Mengembalikan Pembayaran
Klik "Penagihan" lalu klik "Pembayaran".
Lihat pembayaran yang perlu Anda kembalikan dengan mengklik ikon "Lihat".
Klik "Lainnya" di pojok kanan atas dan pilih opsi "Pengembalian Dana".
CATATAN: Opsi "Pengembalian Dana" hanya akan tersedia setelah pembayaran dibatalkan alokasinya dari faktur.
Langkah 3 - Membatalkan Faktur
Jika faktur tersebut tidak perlu dibayar di masa mendatang, Anda dapat membatalkan faktur tersebut dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
Klik "Penagihan" lalu klik "Faktur".
Lihat faktur yang perlu Anda kembalikan dananya dengan mengklik ikon "Lihat".
Klik "Opsi Faktur" dan pilih "Batal".