Add-On Invoice Autopilot memungkinkan Anda untuk mengatur jadwal yang akan menghasilkan faktur secara otomatis.
Mengaktifkan Add-On Autopilot Faktur
Klik "Akun" lalu klik "Integrasi & Add-ons".
Gunakan kolom "Cari" di bagian atas, lalu masukkan "Invoice Autopilot".
Alihkan tombol ke "Aktif" untuk mengaktifkan add-on.
Membuat Jadwal Autopilot Faktur
Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat jadwal autopilot faktur:
Klik "Penagihan" lalu klik "Tambahkan Jadwal Faktur".
Selesaikan langkah "Pengaturan Jadwal" dan "Pengaturan Faktur" menggunakan detail di bawah ini.
Kirim formulir untuk menyimpan perubahan Anda.
Seperti yang disebutkan pada Langkah 2 di atas, ada dua langkah yang terlibat saat menyiapkan yang baru.
Jadwal Autopilot Faktur:
Langkah 1: Pengaturan Jadwal
Langkah ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan kapan dan seberapa sering faktur dibuat. Anda dapat menyesuaikan pengaturan berikut:
Judul - Masukkan judul yang akan membantu Anda mengidentifikasi jadwal jika Anda perlu melakukan perubahan.
Mulai/Selesai - Masukkan tanggal mulai dan tanggal akhir untuk periode waktu pembuatan faktur. Tanggal mulai adalah awal periode faktur pertama dan tanggal akhir harus mencakup akhir periode faktur untuk faktur terakhir yang ingin Anda buat sesuai jadwal.
Frekuensi - Pilih seberapa sering jadwal akan menghasilkan faktur. Anda dapat mengulanginya setiap hari, mingguan, bulanan, ditambah beberapa variasi untuk setiap periode tersebut.
Pengaturan Waktu - Anda dapat memilih untuk membuat faktur di awal setiap periode faktur jika Anda menagih klien di muka, atau di akhir setiap periode jika Anda menagih klien setelah pelajaran mereka.
Offset - Anda dapat memilih untuk membuat faktur beberapa hari sebelum atau setelah tanggal faktur:
Atur Tanggal Faktur ke - Opsi ini akan ditampilkan jika "Offset" tidak diatur ke Nol. Anda memiliki dua pilihan untuk mengatur tanggal Faktur:
Tanggal Dibuat - Gunakan ini jika Anda ingin mengatur Tanggal Faktur ke tanggal saat Faktur dibuat dan dihasilkan.
Tanggal Periode - Ini akan menetapkan Tanggal Faktur sebagai tanggal mulai periode jika faktur dibuat di awal periode dan tanggal akhir periode jika dibuat di akhir periode.
Langkah 2: Pengaturan Faktur
Langkah ini sangat mirip dengan membuat faktur sebenarnya, tetapi penting untuk diingat bahwa Anda tidak membuat faktur, melainkan memilih pengaturan, dan pengaturan ini akan digunakan untuk menghasilkan faktur secara otomatis di masa mendatang. Ada beberapa hal yang perlu diingat:
Selisih Tanggal Jatuh Tempo - Anda dapat mengatur tanggal jatuh tempo relatif terhadap tanggal faktur.
Nomor Faktur - Nomor faktur akan diatur secara otomatis, melanjutkan dari nomor faktur sebelumnya.
Menambahkan Pelajaran - Untuk menambahkan pelajaran apa pun yang dijadwalkan selama periode faktur, centang kotak centang "Tambahkan Pelajaran".
Sertakan Pelajaran yang Belum Ditagih dari Periode Sebelumnya - Jika Anda menambahkan pelajaran ke kalender Anda setelah faktur dibuat, aktifkan pengaturan ini agar faktur berikutnya akan mengambil pelajaran baru dari periode faktur sebelumnya.
Instruksi Faktur - Kolom instruksi tidak akan diperbarui jika Anda memperbarui kolom "Instruksi Faktur Default" di halaman Pengaturan Akun. Kolom ini unik untuk autopilot faktur dan perlu diperbarui secara manual jika Anda ingin mengubahnya.
Lewati jika Total Nol - Jika Anda hanya mencantumkan pelajaran dalam faktur, sebaiknya centang kotak untuk melewati faktur kosong jika klien tidak memiliki pelajaran untuk periode faktur mana pun.
Status - Jika Anda ingin meninjau faktur sebelum tersedia untuk klien, Anda dapat mengatur status menjadi "Tersimpan". Setelah meninjau, Anda dapat mengubah status menjadi "Disetujui".
Kirim Email Faktur - Jika Anda mengatur status menjadi "Disetujui", Anda dapat mengirim faktur segera dengan mencentang kotak ini.
Penting untuk dicatat bahwa pelajaran yang dijadwalkan setelah jadwal berjalan tidak akan tercatat secara otomatis. Misalnya, dalam jadwal harian, jika pelajaran untuk hari-hari sebelumnya ditambahkan kemudian, pelajaran tersebut perlu ditagih secara manual.
CATATAN: Agar pengaturan "Sertakan Pelajaran yang Belum Ditagih dari Periode Sebelumnya" muncul pada formulir Pengaturan Faktur, kondisi berikut harus dipenuhi:
Pengaturan "Faktur Berulang" perlu diatur ke "Mingguan" atau "Bulanan".
Pengaturan "Waktu" ditetapkan pada "Awal" periode faktur.
Pada langkah pengaturan faktur, Anda perlu mencentang kotak "Sertakan Pelajaran".
Langkah 3: Memverifikasi Tanggal Faktur
Setelah Anda mengatur Jadwal dan Pengaturan Faktur, Anda harus memverifikasi tanggal pembuatan faktur. Ini akan memastikan bahwa faktur akan dibuat pada tanggal yang diharapkan perusahaan Anda.
Anda dapat melihat tanggal faktur dengan melihat Jadwal Autopilot Faktur dan menggulir ke bawah ke bagian "Tanggal Faktur Mendatang".
Pembuatan Faktur
Kode untuk memproses Jadwal Autopilot Faktur dijalankan setiap 6 jam. Umumnya faktur akan dibuat dalam enam jam pertama setiap hari, tergantung pada zona waktu Anda.
Jika Anda ingin membuat faktur setelah satu hari berlalu, Anda harus mengatur "Offset" menjadi 1 hari setelah tanggal faktur di "Pengaturan Jadwal". Ini akan menyebabkan faktur untuk hari sebelumnya dibuat dalam 6 jam pertama hari berikutnya.
Melihat Faktur Terjadwal
Jika Anda ingin melihat tanggal pembuatan faktur yang dijadwalkan, Anda dapat mengklik ikon "Lihat" di samping Jadwal yang Anda buat pada tabel "Jadwal Faktur" dan merujuk ke bagian "Tanggal Faktur Mendatang". Anda dapat menggunakan bagian ini untuk memastikan bahwa tanggal faktur yang dijadwalkan sesuai dengan tanggal yang Anda inginkan.
Anda juga dapat melihat faktur yang telah dibuat oleh Invoice Autopilot di tabel Faktur dengan melihat faktur tersebut. Faktur tersebut akan menampilkan nama Jadwal Invoice Autopilot yang membuatnya.
Menambahkan Pelanggan ke Jadwal
Anda dapat menambahkan pelanggan tambahan ke jadwal dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Klik "Penagihan" lalu klik "Jadwal Autopilot Faktur".
Klik tombol "Pengaturan Faktur" pada jadwal yang ingin Anda tambahkan pelanggan.
Pada kolom "Pelanggan", tambahkan pelanggan.
Kirim formulir untuk menyimpan perubahan Anda.
Anda juga dapat menambahkan pelanggan ke Jadwal Faktur langsung dari profil Teachworks mereka. Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melakukannya:
Klik "Siswa" lalu klik "Keluarga" atau "Siswa" (untuk siswa mandiri).
Klik tombol "Edit" untuk mengedit profil mereka.
Klik pada tab "Penagihan".
Gulir ke bawah ke bagian "Penagihan".
Klik pada kolom "Jadwal Autopilot Faktur" untuk memilih jadwal yang sudah ada.
Kirim formulir untuk menyimpan perubahan Anda.
CATATAN: Jika Anda mengubah status profil pelanggan menjadi “Tidak Aktif” dan kemudian mengedit “Pengaturan Faktur” pada Jadwal Autopilot Faktur tempat pelanggan tersebut ditambahkan, pelanggan akan dihapus dari Jadwal Autopilot Faktur secara otomatis dan hal ini akan tercermin pada profil mereka.
Contoh Pembuatan Jadwal Otomatis Faktur
Di bawah ini Anda dapat menemukan contoh pembuatan Jadwal Autopilot Faktur yang akan menghasilkan faktur setiap bulan, di awal bulan, untuk pelajaran individual yang akan datang.
Langkah 1: Pengaturan Jadwal
Judul Jadwal : Gunakan judul yang memudahkan identifikasi jika Anda ingin melakukan penyesuaian di masa mendatang.
Jadwal Dimulai/Berakhir : Pilih rentang tanggal yang Anda inginkan agar jadwal ini berjalan. Ini dapat diatur jauh ke masa depan, tetapi secara default diatur ke satu tahun.
Faktur Berulang : Bulanan, setiap 1 bulan, setiap tanggal 1 setiap bulan.
Pengaturan Waktu : Buat Faktur di awal periode faktur (ini memungkinkan Anda untuk menambahkan pelajaran yang akan datang dan menagih di muka)
Langkah 2: Pilih Pengaturan Faktur
Pelanggan : Tambahkan semua pelanggan yang ingin Anda sertakan dalam jadwal di sini. Jika Anda ingin memilih semua pelanggan, klik opsi “Pilih Semua”.
Offset Tanggal Jatuh Tempo : Tetapkan sesuai kebutuhan.
Pilih opsi “Tambah Pelajaran” : Ini memungkinkan Anda untuk menyertakan pelajaran individual pada faktur. Karena jadwal otomatis ini akan menghasilkan faktur yang terjadi di masa mendatang, pilih opsi untuk menyertakan status pelajaran “Semua” (pelajaran hanya akan ditandai sebagai hadir setelah pelajaran tersebut berlangsung).
Lewati jika Total Nol : Pilih opsi ini untuk memastikan bahwa pelajaran dengan total faktur 0 tidak dibuat.
Status Faktur : Jika Anda ingin meninjau faktur sebelum mengirimkannya ke klien Anda, atur statusnya menjadi “Tersimpan”. Jika Anda tidak perlu meninjaunya, Anda dapat memilih opsi “Disetujui”.
Kirim Email Faktur : Opsi ini akan muncul jika Anda memilih opsi “Disetujui”. Centang kotak ini jika Anda ingin mengirim email faktur kepada klien Anda segera setelah faktur dibuat.
CATATAN: Jika Anda menambahkan lebih banyak pelanggan ke Teachworks, ingatlah untuk kembali dan menambahkannya ke jadwal.
Langkah 3: Tinjau Jadwal
Setelah Anda membuat Jadwal Autopilot Faktur, Anda dapat melihat tanggal pembuatan dan pengiriman faktur. Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melakukannya:
Klik "Penagihan" lalu klik "Jadwal Autopilot Faktur".
Klik ikon "Lihat" di samping jadwal yang ingin Anda tinjau.
Ini akan menampilkan halaman yang memuat ringkasan pengaturan Anda serta hal-hal berikut:
Tanggal Faktur : Tanggal yang akan ditampilkan pada faktur.
Tanggal Pembuatan : Tanggal pembuatan faktur.
Periode Faktur : Rentang tanggal yang akan digunakan untuk mengambil pelajaran dari kalender dan memasukkannya ke setiap faktur.
Status : Setelah faktur dibuat, status akan diperbarui menjadi “Selesai”.