Il metodo a pacchetto consente di fatturare a un cliente un numero specifico di ore o lezioni prima che queste vengano programmate. Man mano che le lezioni vengono programmate con il cliente, il saldo del pacchetto viene ridotto. Quando si utilizza il metodo a pacchetto, la fatturazione deve essere generata per pacchetto e non per singola lezione.
La fatturazione per singole lezioni consente di programmare e fatturare al cliente il costo di ciascuna lezione. Quando si sceglie la fatturazione per lezione, la fattura genererà un elenco di tutte le lezioni programmate per lo studente nel periodo di tempo selezionato.
Quando si decide se fatturare per pacchetto o per singole lezioni, è importante comprendere le proprie preferenze di fatturazione. Per generare il saldo del pacchetto sul profilo dello studente e la tabella dei saldi dei pacchetti da utilizzare nel tempo, è possibile scegliere tra due impostazioni di pacchetto:
Il saldo del pacchetto viene generato dopo che la fattura relativa al pacchetto è stata emessa e approvata.
Genera i saldi del pacchetto dopo che la fattura è stata pagata.
Se il periodo in cui lo studente può utilizzare il saldo del pacchetto non è definito, potrebbe essere più semplice scegliere la fatturazione a pacchetto, poiché i pacchetti possono essere acquistati e utilizzati per un periodo di tempo illimitato.
Se preferisci fatturare a fine mese, la fatturazione per lezione potrebbe essere più adatta, in quanto l'elenco di tutte le lezioni del periodo in questione sarà incluso nella fattura generata a fine mese.
Utilizzo di entrambi i metodi
Se viene creato un pacchetto e sono presenti lezioni individuali che utilizzano lo stesso servizio del pacchetto, tali lezioni verranno automaticamente incluse nel saldo del pacchetto. Ciò potrebbe comportare un utilizzo non intenzionale dei crediti del pacchetto e compromettere il corretto monitoraggio dei costi delle lezioni.
Per escludere lezioni specifiche dal saldo di un pacchetto dopo che questo è stato saldato, segui questi passaggi:
Archivia il pacchetto: identifica il pacchetto che include lezioni indesiderate nel suo saldo.
Imposta una data di archiviazione pertinente: quando archivi il pacchetto , imposta la data di archiviazione a un giorno precedente la data della fattura del pacchetto o prima della data di eventuali lezioni che non desideri includere. In questo modo, le lezioni che si svolgono a partire da tale data saranno escluse dal saldo del pacchetto.
Se fatturate ai vostri clienti pacchetti di lezioni, ma a volte questi prenotano lezioni singole al di fuori di un pacchetto, potete utilizzare la funzione "Sovrascrivi costo" per modificare il metodo di fatturazione del cliente al momento della prenotazione della lezione.
Migliori pratiche per prevenire inclusioni indesiderate
Per evitare questi problemi in futuro, valuta la possibilità di creare servizi separati per i pacchetti e le lezioni individuali. In questo modo, potrai distinguere chiaramente le lezioni di ciascuna categoria, assicurandoti che solo i servizi previsti vengano conteggiati nel saldo del pacchetto.