Di seguito viene fornita una panoramica delle tipologie di record sincronizzate da Teachworks a QuickBooks:
Clienti
Nuovi record - Se un record non è stato sincronizzato con QuickBooks, Teachworks cercherà nel tuo account QuickBooks un cliente esistente con lo stesso nome e cognome. Se viene trovato un record corrispondente, verrà aggiornato con i dettagli di contatto presenti nel tuo account Teachworks; in caso contrario, verrà creato un nuovo cliente.
Aggiornamento dei record - Se un record è già stato sincronizzato con QuickBooks, verrà aggiornato con tutte le modifiche apportate al profilo del cliente in Teachworks.
NOTA: La modifica dello stato di un cliente in Teachworks impostandolo su "Inattivo" non modificherà lo stato del cliente in QBO.
Eliminazione - Se un cliente sincronizzato con QuickBooks viene successivamente eliminato in Teachworks, il relativo record verrà impostato come inattivo in QuickBooks.
I nomi devono contenere almeno un carattere e non possono includere tabulazioni, interruzioni di riga o ":"
Teachworks sincronizza tutti i clienti con stato "Attivo" o i clienti con stato diverso da "Attivo" se tali clienti hanno fatture non sincronizzate.
NOTA: Se si collegano più account Teachworks a un singolo account QuickBooks online, la logica e le regole applicate alla sincronizzazione dei record sono diverse rispetto alla sincronizzazione con un singolo account Teachworks. Per ulteriori informazioni, consultare questo articolo: Sincronizzazione di più account Teachworks con un singolo account QuickBooks .
Fibre
I servizi vengono aggiunti al tuo account QuickBooks come voci di servizio.
Nuovi record - Se un record non è stato sincronizzato con QuickBooks, Teachworks verificherà innanzitutto se esiste un elemento con lo stesso nome in QuickBooks e, in caso affermativo, lo aggiornerà. Altrimenti, verrà creato un nuovo elemento di servizio in QuickBooks.
Aggiornamento dei record - Se un record è già stato sincronizzato con QuickBooks, qualsiasi modifica al nome in Teachworks verrà aggiornata anche in QuickBooks.
Eliminazione - I servizi eliminati in Teachworks non verranno eliminati automaticamente in QuickBooks. Se si desidera eliminarli in QuickBooks, è necessario farlo manualmente.
I titoli dei servizi devono essere lunghi al massimo 100 caratteri, devono contenere almeno un carattere e non possono includere tabulazioni, interruzioni di riga o ":".
Le lezioni incluse nelle fatture che sincronizzi con QuickBooks sono associate al servizio specificato per la lezione.
Il conto vendite per i servizi in QuickBooks è impostato sul conto vendite specificato nella pagina delle impostazioni di sincronizzazione in Teachworks.
Spese
Vengono sincronizzate solo le fatture con stato "Approvato" o "Pagato".
Nuovi record - Se un record non è stato sincronizzato con QuickBooks, Teachworks verificherà innanzitutto se esiste in QuickBooks una fattura con lo stesso numero creata successivamente alla fattura in Teachworks . Se viene trovata una fattura, aggiornerà il record con i dettagli della fattura presente in QuickBooks. Se non esiste alcuna fattura con lo stesso numero, ne verrà creata una nuova.
NOTA: Imposta i numeri delle fatture in Teachworks in modo che inizino con il numero successivo all'ultima fattura creata in QuickBooks.
Aggiornamento dei record - Se una fattura viene modificata in Teachworks, la fattura corrispondente in QuickBooks verrà aggiornata con le modifiche dopo la sincronizzazione.
Fatture eliminate e annullate - Le fatture eliminate o annullate in Teachworks devono essere annullate manualmente in QuickBooks.
Note importanti sull'imposta sulle vendite in fattura:
Note di credito
Le regole relative alle fatture sopra elencate si applicano anche alle note di credito.
Le note di credito vengono create in QuickBooks come note di credito.
Le note di credito assegnate alle fatture non vengono assegnate automaticamente durante la sincronizzazione con QuickBooks: l'assegnazione deve essere effettuata manualmente in QuickBooks.
Pagamenti
Un nuovo pagamento creato in Teachworks genererà un nuovo pagamento in QuickBooks con i dettagli corrispondenti
I pagamenti non vengono automaticamente associati alle fatture quando si sincronizza con QuickBooks; l'associazione deve essere effettuata in QuickBooks.
I pagamenti che vengono eliminati in Teachworks dopo essere stati sincronizzati con QuickBooks devono essere eliminati manualmente anche in QuickBooks.