Questo componente aggiuntivo consente di allocare automaticamente i pagamenti e le note di credito non ancora assegnati di un cliente a una fattura al momento dell'approvazione della stessa.
Attivazione del componente aggiuntivo
Fai clic su "Account" e poi su "Integrazioni e componenti aggiuntivi".
Utilizza il campo "Cerca" in alto e inserisci "Allocazione automatica".
Attiva l'interruttore per abilitare il componente aggiuntivo.
Verrai reindirizzato alla pagina delle impostazioni dove potrai confermare o modificare la "Data di inizio".
NOTA: La "Data di inizio" è impostata di default sulla data di attivazione del componente aggiuntivo. È necessario impostare la data di inizio poiché questa determina quali pagamenti e note di credito verranno assegnati automaticamente.
Impostazioni
Data di inizio - Utilizzare questo campo per impostare la data di inizio nel campo "Data di inizio". Impostando la "Data di inizio", solo i pagamenti e le note di credito con date pari o successive alla data di inizio verranno automaticamente assegnati alle fatture dei clienti. È possibile lasciare vuoto il campo "Data di inizio" per assegnare pagamenti e note di credito con qualsiasi data.
Metodo di attivazione - È possibile impostare il tipo di metodo che si desidera utilizzare per l'allocazione automatica. Sono disponibili le seguenti opzioni:
Automatico - Questo metodo assegna automaticamente crediti e pagamenti non assegnati quando viene creata una fattura con stato "approvato" (o quando lo stato viene aggiornato ad "approvato").
Manuale - Questo metodo assegna crediti e pagamenti non ancora assegnati quando si avvia manualmente il processo. È utile se è necessario assegnare pagamenti o crediti a fatture già approvate.
Entrambe - Quando selezionata, utilizza il metodo automatico e supporta anche il metodo manuale.
NOTA: È possibile modificare il campo "Data di inizio" in qualsiasi momento seguendo i passaggi seguenti:
Fai clic su "Account" e poi su "Integrazioni e componenti aggiuntivi".
Utilizza il campo "Cerca" in alto e inserisci "Allocazione automatica".
Fai clic su "Impostazioni" sotto il componente aggiuntivo Allocazione automatica.
Utilizzo
Quando si crea una fattura e si utilizza il metodo di attivazione "Automatico", l'assegnazione automatica avviene quando lo stato della fattura viene impostato su "Approvato". Ciò include i seguenti metodi di creazione delle fatture:
Una fattura creata e impostata con lo stato "Salvata" non avrà pagamenti o note di credito assegnati automaticamente finché lo stato non viene modificato in "Approvata". Se si crea una fattura nello stato "Salvata", è possibile utilizzare uno dei seguenti metodi per impostarla su "Approvata":
Modifica la fattura e imposta lo stato su "Approvato": Modifica fatture .
Approva fatture in blocco: approva e invia via email più fatture contemporaneamente .
Tutti i pagamenti e/o le note di credito non ancora assegnati vengono automaticamente assegnati non appena li approvi utilizzando uno dei due metodi sopra indicati.
NOTA: L'allocazione automatica viene eseguita prima dell'invio dell'e-mail di fattura al cliente. Il saldo della fattura che il cliente riceverà sarà pari all'importo totale della fattura al netto di eventuali pagamenti o accrediti.
Attivazione manuale dell'assegnazione automatica
Quando si utilizzano i metodi di attivazione "Manuale" o "Entrambi", nella barra laterale a destra delle tabelle delle fatture e dei pagamenti viene visualizzata l'opzione "Allocazione automatica".
Facendo clic su questo pulsante, verrai reindirizzato al modulo che ti permetterà di impostare la "Data di inizio". Verranno considerati solo i pagamenti e le note di credito con data pari o successiva alla data di inizio. Puoi anche lasciare il campo vuoto per impostare una data di inizio qualsiasi.
È possibile avviare un'assegnazione automatica manuale seguendo i passaggi seguenti:
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Fatture" o "Pagamenti".
Fai clic sul pulsante "Altro" sul lato destro.
Fare clic su "Assegnazione automatica".
Seleziona una data nel campo "Data di inizio" oppure lascialo vuoto per scegliere una data a partire da qualsiasi altra data.
Fai clic su "Assegna" per avviare le assegnazioni.
NOTA: Con l'assegnazione manuale, le fatture verranno assegnate nell'ordine in cui sono state create.