In Teachworks, i numeri di fattura e di nota di credito sono composti da due parti diverse:
Un prefisso
Numero di fattura
Parte 1 - Il prefisso
Il prefisso della fattura è una breve sequenza di lettere o numeri che viene aggiunta all'inizio del numero di fattura.
Ad esempio, utilizzando il prefisso predefinito "INV-" si otterranno numeri di fattura come INV-1001. Analogamente, il prefisso predefinito per le note di credito è "CN-". Per personalizzare questi prefissi, seguire i passaggi seguenti:
Fai clic su "Account" e poi su "Impostazioni account".
Passa alla scheda "Finanza e operazioni".
Scorri verso il basso fino alla sezione "Numerazione e identificazione delle fatture".
Imposta il prefisso che desideri utilizzare nei campi "Prefisso fattura" e "Prefisso nota di credito".
Invia il modulo per salvare le modifiche.
Se non si desidera utilizzare un prefisso per le fatture, è possibile inserire solo numeri lasciando vuoto il campo "Prefisso fattura". Tuttavia, in genere consigliamo di utilizzare almeno un prefisso per le note di credito, in quanto ciò faciliterà la distinzione tra fatture e note di credito nella tabella "Fatture".
Il prefisso viene visualizzato solo al momento della visualizzazione di una fattura e non viene salvato con i dati della fattura stessa. Ciò significa che se si generano delle fatture con il prefisso "INV-" e successivamente lo si modifica in "INVOICE", la prossima volta che si visualizzeranno le fatture, il prefisso corrente "INVOICE" verrà aggiunto all'inizio del numero di tutte le fatture, comprese quelle create prima della modifica.
NOTA: Le aziende che utilizzano prefissi lunghi per fatture o note di credito (ad esempio, 8 caratteri o più) vedranno il prefisso nascosto per impostazione predefinita nei moduli di fattura, in modo che sia visibile il numero di fattura. È possibile visualizzare il prefisso passando il mouse sopra la sezione dedicata al prefisso.
Parte 2 - Numero di fattura
I numeri di fattura sono valori numerici univoci assegnati a ciascuna fattura o nota di credito creata.
Quando si creano fatture o note di credito, i numeri di fattura vengono incrementati automaticamente. Tuttavia, è anche possibile impostare un numero di fattura più alto durante la creazione della fattura utilizzando il campo "Numero" nel modulo "Crea fattura".
I numeri di fattura vengono allineati a destra fino a 4 cifre, quindi una fattura con il numero "1" verrà visualizzata come "0001". Una fattura con il numero "25" verrà visualizzata come "0025". Se il numero di fattura è pari o superiore a 4 cifre, non verranno aggiunti zeri iniziali.