Effettui addebiti su carte di credito per conto dei tuoi clienti ? Ora puoi semplificare questo processo utilizzando la funzione Pagamenti multipli delle fatture.
Abilitazione del componente aggiuntivo
È possibile abilitare la funzione Pagamenti multipli delle fatture all'interno dell'integrazione con Stripe.
Fai clic su "Account" e poi su "Integrazioni e componenti aggiuntivi".
Utilizza il campo "Cerca" in alto e inserisci "Stripe".
Fai clic sul link "Impostazioni" sotto l'integrazione con Stripe.
Assicurati che l'opzione "Gestisci e addebita le carte per conto dei clienti" sia attivata.
Attiva l'interruttore "Pagamenti multipli delle fatture".
Invia il modulo per salvare le modifiche.
NOTA: L'impostazione Pagamenti multipli delle fatture è disponibile solo se il componente aggiuntivo Pagamento automatico delle fatture è disabilitato.
Utilizzo
Una volta attivata questa funzione, potrai iniziare a elaborare i pagamenti delle fatture dei tuoi clienti in blocco. Puoi selezionare le fatture per le quali desideri elaborare i pagamenti seguendo i passaggi seguenti:
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Fatture".
Fai clic sul pulsante "Altro" in alto a destra.
Fai clic su “Pagamenti multipli delle fatture”.
La tabella Pagamento fatture cumulative visualizzerà le fatture che soddisfano le seguenti condizioni:
Lo stato della fattura è "Approvata".
Il cliente a cui appartiene la fattura ha un ID Stripe associato al proprio profilo.
L'importo totale della fattura è superiore a $0,50.
NOTA: La funzione di pagamento in blocco delle fatture è disponibile per tutti i metodi di pagamento di Teachworks.
Filtri
È possibile impostare un intervallo di date utilizzando i campi filtro "Data" nella parte superiore della tabella. Quando si apre la tabella Pagamenti fatture in blocco, questi filtri saranno impostati di default sull'inizio e la fine del mese corrente.
Il campo "Cerca" nella barra laterale a destra consente di cercare un cliente o una fattura all'interno dell'intervallo di date selezionato.
Selezione delle fatture da pagare
È possibile selezionare le fatture per le quali si desidera elaborare i pagamenti seguendo i passaggi seguenti:
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Fatture".
Fai clic sul pulsante "Altro" in alto a destra.
Fai clic su “Pagamenti multipli delle fatture”.
Utilizzando le caselle di controllo sul lato sinistro della tabella, selezionare le fatture da elaborare per il pagamento.
Il pulsante "Freccia" in alto a sinistra della tabella apre un menu a tendina che consente di selezionare una delle seguenti opzioni:
Seleziona Visibili - In questo modo verranno selezionate tutte le fatture presenti nella pagina corrente.
Seleziona tutto - In questo modo verranno selezionate tutte le fatture presenti in tutte le pagine che corrispondono alla data e al filtro di ricerca inseriti.
Cancella selezione - Questa opzione rimuoverà la selezione da tutte le fatture attualmente selezionate.
Invio delle fatture per il pagamento
Dopo aver effettuato la selezione, sopra la colonna delle caselle di controllo comparirà un pulsante verde con la scritta "Paga le fatture selezionate". Clicca sul pulsante per inviare le fatture per il pagamento.
Elaborazione dei pagamenti delle fatture
Le fatture vengono elaborate in ordine crescente di numero, quindi se un cliente ha più di una fattura, quella con il numero più basso verrà elaborata e pagata prima di quella con il numero più alto.
Immediatamente prima di elaborare un pagamento, Teachworks verificherà che lo stato della fattura sia approvato e che il saldo sia superiore a $0,50.
Teachworks si connette quindi a Stripe utilizzando l'ID Stripe del cliente e recupera la/le sua/e carta/e di credito. L'addebito verrà effettuato sulla carta predefinita del cliente. Se questa carta viene rifiutata e il cliente ha salvato altre carte di credito, si tenterà di addebitare l'importo su queste ultime fino a quando il pagamento non andrà a buon fine o il cliente non avrà più carte di credito salvate.
Quando un pagamento va a buon fine, si verificano automaticamente le seguenti operazioni:
Il pagamento viene registrato nel tuo account Teachworks per il cliente,
Il pagamento viene imputato alla fattura che è stata pagata
La fattura è contrassegnata come "Pagata".
Visualizzazione dei risultati dei tentativi di pagamento
Nella tabella Tentativi di pagamento è possibile visualizzare tutti i tentativi di pagamento, inclusi quelli andati a buon fine e quelli non riusciti, con la relativa motivazione. Per accedere a questa tabella, segui i passaggi indicati di seguito:
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Fatture".
Fai clic sul pulsante "Altro" in alto a destra.
Fai clic su “Pagamenti multipli delle fatture”.
Fai clic sul pulsante "Tentativi" sul lato destro.
NOTA: I risultati dei tentativi di pagamento vengono salvati per gli ultimi 12 mesi, ma è possibile visualizzare i tentativi di pagamento precedenti nel proprio account Stripe.
Notifiche di pagamenti non andati a buon fine
Non vengono inviate notifiche al cliente in caso di mancato pagamento. Lo stesso vale per gli addebiti su una singola carta per conto di un cliente. Se un cliente effettua un pagamento tramite fattura e questo viene rifiutato, tale rifiuto verrà visualizzato sulla fattura stessa.