Dopo aver effettuato il collegamento a QuickBooks, dovrai effettuare alcune selezioni che determineranno quali conti verranno utilizzati per registrare i diversi tipi di transazioni. Puoi seguire i passaggi seguenti per effettuare questa selezione:
Fai clic su "Account" e poi su "Integrazioni e componenti aggiuntivi".
Fai clic su "Impostazioni" sotto Integrazione con QuickBooks.
Nel campo "Conto vendite", seleziona il conto vendite su cui desideri registrare le vendite fatturate. Una selezione tipica potrebbe essere "Vendite" o "Servizi".
Attiva l'opzione "Salta l'aggiornamento del conto vendite per i servizi" se hai specificato un conto vendite diverso per i tuoi servizi in QuickBooks. In questo modo, i record relativi a tali servizi rimarranno invariati durante l'aggiornamento in Teachworks.
Nel campo "Conto sconti", seleziona il conto su cui desideri registrare gli sconti. Se non esiste già, puoi creare un conto denominato "Sconti" nel tuo account QuickBooks. Se non effettui alcuna selezione, gli sconti verranno registrati sul conto selezionato nel campo "Conto vendite".
Seleziona il "Codice fiscale" che verrà utilizzato per l'imposta sulle vendite su tutte le tue fatture. Dovrai configurare almeno un conto IVA prima di effettuare questa selezione.
Nella sezione "Conto di deposito" selezionare il conto su cui devono essere accreditati i pagamenti. Se questo campo viene lasciato vuoto, i depositi verranno registrati nel conto "Fondi non depositati" di QuickBooks.
Il campo "Data di inizio" consente di sincronizzare solo fatture, note di credito e pagamenti a partire dalla data inserita. Questa funzione è utile se le fatture presenti nel tuo account Teachworks sono già state inserite manualmente in QuickBooks. Impostando una data di inizio, il software sincronizzerà i clienti inattivi con QuickBooks solo se tali clienti hanno fatture o pagamenti successivi a tale data.
Per impostazione predefinita, i clienti con fatture o pagamenti verranno sincronizzati con QuickBooks. Tuttavia, è possibile attivare l'opzione "Sincronizza tutti i clienti attivi" se si desidera sincronizzare i clienti attivi anche se non hanno fatture o pagamenti in Teachworks.
Opzioni di pagamento delle fatture: Seleziona questa opzione se invii le fatture ai tuoi clienti direttamente da QuickBooks e riscuoti i pagamenti online utilizzando la funzionalità di pagamento online di QuickBooks. Puoi trovare maggiori informazioni sui pagamenti online di QuickBooks qui: Pagamenti QuickBooks
Se non desideri sincronizzare i pagamenti, disattiva l'opzione "Escludi pagamenti".
Se desideri sincronizzare anche la descrizione inclusa nelle tue fatture Teachworks, attiva l'interruttore "Istruzioni fattura".
Se desideri sincronizzare le fatture per ultime, seleziona la casella "Abilita" nella sezione "Sincronizza fatture per ultime". Questa impostazione è utile se hai attivato l'opzione "Applica automaticamente i crediti" in QuickBooks, poiché richiede che le fatture vengano sincronizzate dopo i pagamenti e le note di credito.
NOTA: Teachworks cercherà anche un elemento "Sconto" nel tuo account e lo utilizzerà per gli sconti sulle fatture; in caso contrario, creerà un elemento con questo nome e lo assocerà all'"Account Sconto" menzionato in precedenza. Se disponi di un account di categoria con il nome "Sconto", verrà creato un elemento con il nome "Sconto*" per evitare conflitti con la categoria. Puoi rinominarlo, se necessario, dopo la sincronizzazione.
NOTA: Se non si seleziona un conto fiscale al passaggio 6, le fatture con imposta sulle vendite verranno sincronizzate senza l'imposta sulle vendite.
Utenti globali : se utilizzate la versione globale di QuickBooks (ovvero tutti gli utenti al di fuori degli Stati Uniti), dovete aggiungere un'aliquota IVA in QuickBooks e poi selezionarla nel campo "Codice IVA" in Teachworks per sincronizzare le fatture con l'IVA.
NOTA: Quando si utilizza l'impostazione "Sincronizza fatture per ultime", è necessario sincronizzare con QuickBooks Online solo dopo che i pagamenti sono stati elaborati. Se si creassero le fatture, si sincronizzassero i dati e poi si sincronizzassero i pagamenti in un secondo momento, le fatture esisterebbero già e quindi l'allocazione automatica non verrebbe applicata.
Una volta completati i passaggi sopra descritti, sarai pronto a sincronizzare il tuo account Teachworks con QuickBooks.