Teachworks supporta diversi metodi di fatturazione . Questo articolo illustrerà in dettaglio il nostro metodo di fatturazione a pacchetto.
Quando utilizzare la fatturazione a pacchetto
Questo metodo di fatturazione viene generalmente utilizzato quando si desidera fatturare in anticipo ai clienti un pacchetto di lezioni o ore che potranno utilizzare in un periodo di tempo indefinito.
Come funziona la fatturazione a pacchetto
Con il metodo di fatturazione a pacchetto, i clienti pagano in anticipo un numero specifico di lezioni o ore per un servizio designato. Man mano che le lezioni vengono programmate e completate, il sistema tiene traccia automaticamente del saldo prepagato e lo riduce.
Il ciclo di vita di un pacchetto Balance
Acquisto: al cliente viene fatturata una tariffa per un pacchetto specifico (ad esempio, 10 ore di ripetizioni di matematica ). Una volta emessa la fattura, queste ore vengono aggiunte alla tabella Saldi dei pacchetti.
Programmazione: Le lezioni vengono programmate sul calendario nella sezione relativa al servizio corrispondente.
Detrazione: Il saldo del pacchetto di un cliente corrisponde al numero totale di lezioni o ore acquistate di una determinata tipologia di servizio, meno le lezioni "Programmate" o "Frequentate" relative alla stessa tipologia di servizio del pacchetto. Quando lo stato di una lezione viene aggiornato a "Frequentata", il saldo del pacchetto del cliente viene automaticamente ridotto.
Perché i pacchetti di lezioni vengono visualizzati come $0,00 sul calendario?
Un punto che spesso genera confusione è il motivo per cui i pacchetti di lezioni mostrano un costo di $0,00 sul calendario.
Previene la doppia fatturazione: poiché il cliente ha già pagato le ore in anticipo al momento dell'acquisto del pacchetto, Teachworks azzera il costo della singola lezione. Se la lezione avesse ancora un prezzo, dovresti addebitare al cliente una seconda volta.
NOTA: I pacchetti si basano esclusivamente sulla corrispondenza dei servizi. Ad esempio, se un cliente ha un saldo disponibile per un pacchetto di ripetizioni di matematica, ma si programma una lezione di ripetizioni di scienze, il sistema non effettuerà alcun addebito sul suo saldo.
Come vengono addebitati i costi ai clienti
Ai tuoi clienti viene addebitato il costo di un pacchetto quando generi una fattura per un pacchetto utilizzando l'opzione "Aggiungi pacchetto". In questo modo, il pacchetto verrà aggiunto alla fattura.
È importante prestare particolare attenzione al servizio selezionato in fattura, poiché tale servizio deve corrispondere a quello scelto al momento della prenotazione delle lezioni per lo studente.
NOTA: Se hai bisogno di maggiori informazioni sulla generazione delle fatture dei pacchetti, puoi consultare il seguente tutorial: Creazione di pacchetti .
Quando si utilizza il metodo di fatturazione a pacchetto, si consiglia generalmente di impostare il "Metodo di fatturazione" nei profili degli studenti che aderiscono al pacchetto su "Pacchetto".
In questo modo, il costo delle lezioni verrà automaticamente azzerato (dato che hai già fatturato il pacchetto di lezioni/ore). Impostando il costo a zero, si evita che il cliente venga addebitato due volte per errore.
Impostazioni pacchetto
In Teachworks sono disponibili diverse impostazioni personalizzabili per i pacchetti. È possibile regolare le seguenti impostazioni:
Unità di pacchetto - Monitora i pacchetti per lezione o per ora.
Considera le lezioni “perse” come utilizzate - Scegli di considerare le lezioni contrassegnate come “perse” come lezioni utilizzate del pacchetto.
Tracciamento dei pacchi : i pacchi possono essere tracciati per studente o per famiglia.
Pacchetti disponibili al momento dell'approvazione della fattura - È possibile scegliere di rendere disponibili i pacchetti quando una fattura contenente un pacchetto viene approvata o pagata.
È possibile personalizzare le impostazioni sopra riportate seguendo i passaggi seguenti:
Fai clic su "Account" e poi su "Impostazioni account".
Fai clic sulla scheda "Finanza e operazioni".
Scorri verso il basso fino alla sezione "Impostazioni pacchetto".
Creazione di servizi per i pacchetti
Se nel tuo elenco di servizi sono presenti servizi utilizzati sia per pacchetti che per lezioni individuali, in genere è consigliabile creare un servizio separato da utilizzare specificamente per i pacchetti.
Ad esempio, se offri un servizio chiamato "Lezioni private di inglese" che viene utilizzato sia per pacchetti che per lezioni individuali, dovresti creare un servizio separato chiamato "Lezioni private di inglese - Pacchetto" da utilizzare specificamente per i pacchetti.
Flusso di lavoro del metodo di fatturazione del pacchetto
Se desideri utilizzare il metodo di fatturazione a pacchetto, puoi seguire la procedura descritta di seguito per configurarlo:
Inizia personalizzando la sezione "Impostazioni pacchetto" nella pagina "Impostazioni account" in base alle tue esigenze.
Successivamente, imposta il campo "Metodo di fatturazione" nel profilo dello studente su "Pacchetto".
Crea una fattura per il cliente e utilizza l'opzione "Aggiungi pacchetto" nella sezione delle voci della fattura, quindi fai clic sul pulsante "Vai".
Seleziona i dettagli del pacchetto, inclusi il servizio, la quantità e il prezzo unitario.
Approva la fattura. A seconda delle impostazioni, potrebbe essere necessario saldare la fattura prima che il pacchetto sia disponibile per il cliente.
Programma le lezioni per lo studente. Quando selezioni il nome dello studente nel campo "Studente" nel modulo "Aggiungi lezione", l'elenco dei servizi verrà aggiornato per mostrare le ore del pacchetto disponibili per lo studente. Seleziona il servizio corrispondente al pacchetto e programma la lezione.
NOTA: Se utilizzavi la fatturazione a pacchetto con un software diverso, puoi impostare i saldi iniziali dei pacchetti per i tuoi clienti seguendo questi passaggi: Impostazione dei saldi iniziali dei pacchetti.
Visualizzazione del saldo dei pacchetti
Puoi visualizzare i saldi dei pacchetti dei tuoi clienti seguendo i passaggi seguenti:
Fai clic su "Fatturazione".
Fai clic su "Saldo del pacchetto".
Fatturazione ai clienti per pacchetti e lezioni individuali
Se hai studenti che vengono fatturati principalmente con il metodo di fatturazione a pacchetto, ma che potrebbero anche avere lezioni non incluse in un pacchetto, dovresti comunque impostare il metodo di fatturazione dello studente su "Pacchetto".
Quando si programmano lezioni individuali non incluse in un pacchetto per lo studente, è possibile utilizzare la funzione "Sovrascrivi costo ". Questa funzione consente di assegnare un costo alla/e lezione/i ogni volta che è necessario fatturare al cliente una singola lezione.
Per monitorare con precisione i saldi dei pacchetti e garantire che le lezioni fatturate singolarmente non vengano detratte dai pacchetti dei clienti, è necessario utilizzare servizi separati, come descritto in precedenza.
Ad esempio, è possibile creare servizi denominati "Lezioni private di inglese" e "Lezioni private di inglese - Pacchetto". Quando si programma una lezione da fatturare singolarmente, è sufficiente selezionare il servizio "Lezioni private di inglese", fare clic sull'opzione "Sovrascrivi metodo di fatturazione" e quindi selezionare il metodo di fatturazione appropriato.
Pacchetti di archiviazione
L'archiviazione stabilisce una data limite per il calcolo del pacchetto di un cliente. In questo modo, isola l'utilizzo attivo del pacchetto dalla cronologia delle lezioni precedenti relative allo stesso tipo di servizio.
Perché utilizzare l'archiviazione?
Controllo del calcolo: esclude le lezioni programmate a partire dalla data di archiviazione selezionata dal calcolo del saldo del pacchetto corrente. Questo è fondamentale quando si effettua il passaggio di un cliente dalla fatturazione oraria alla fatturazione a pacchetto, per garantire che le lezioni passate non vengano addebitate retroattivamente sul nuovo saldo prepagato.
Pulizia del pannello di controllo: rimuove le attività precedenti al pacchetto attivo
NOTE
L'archiviazione non elimina le lezioni
Non elimina i dati storici
Influisce solo su ciò che è incluso nel calcolo del saldo del pacchetto.
Può essere utilizzato per migliorare la chiarezza, ma la sua funzione principale è quella di controllare i limiti di calcolo.
Per istruzioni dettagliate su come impostare una data limite per il profilo di un cliente, consultare la nostra guida: Pacchetti di archiviazione .
Per approfondire
Di seguito trovi altri articoli contenenti informazioni relative al pacchetto che potrebbero esserti utili:
Hai bisogno di ulteriore aiuto? Guarda questo video per scoprire come creare pacchetti personalizzati per i tuoi clienti.
Non sai ancora quale metodo di fatturazione scegliere per la tua attività di insegnamento? Consulta la nostra guida rapida: Metodi di fatturazione e guida rapida di Teachworks