Quando si fattura ai clienti in anticipo, ulteriori modifiche al calendario, come la modifica della durata o del costo di una lezione, o la sua completa eliminazione, creano una discrepanza tra il proprio programma e quanto già fatturato. Per segnalare questa discrepanza, Teachworks visualizza automaticamente un'icona a forma di bandierina rossa accanto al numero di fattura nella tabella Fatture.
Visualizzazione delle modifiche
Quando visualizzi una fattura contrassegnata, vedrai delle etichette che indicano le lezioni modificate o eliminate. Vedrai anche un'etichetta sopra il campo "Totale" della fattura che indica la modifica al totale della fattura e come contabilizzarla.
Rendicontazione delle modifiche
A seconda dello stato della fattura, è possibile apportare due diversi tipi di modifiche:
Fattura non ancora pagata : se la fattura non è ancora stata pagata ed è "Approvata", ti verrà richiesto di aggiornarla con i dettagli e i costi attuali delle lezioni. Puoi cliccare sul link presente nel tag, che aprirà il modulo "Modifica fattura" e aggiornerà le lezioni.
Fattura già pagata : se lo stato della fattura è "Pagata" e l'importo totale è diminuito , verrà richiesto di emettere una nota di credito. Cliccando sul link presente sull'etichetta si aprirà il modulo per la creazione della nota di credito, che aggiungerà automaticamente una voce alla nota di credito per l'importo corretto.
Se l'importo totale della fattura è aumentato , ti verrà richiesto di creare una nuova fattura per il costo aggiuntivo. Il link presente nel tag aprirà il modulo "Crea fattura" con una voce specifica per la rettifica necessaria.
NOTA: È preferibile elaborare le fatture contrassegnate una sola volta alla fine del periodo di fatturazione, in modo che tutte le modifiche possano essere gestite contemporaneamente prima che la fattura venga impostata per nascondere i contrassegni. Se si modifica una fattura contrassegnata e si nascondono i contrassegni prima della fine del periodo di fatturazione, e successivamente vengono modificate altre lezioni sulla fattura nel calendario, la fattura non verrà contrassegnata per queste modifiche perché i contrassegni per quella fattura sono già stati nascosti.
Nascondere le bandiere
Le bandiere possono essere nascoste seguendo le istruzioni per le fatture "Pagate" oppure nascondendole manualmente. I due metodi per nascondere le bandiere sono:
Se una fattura contrassegnata come "Pagata" è stata contrassegnata e si fa clic sul collegamento nella finestra di dialogo per "Emettere nota di credito e nascondere i contrassegni" o "Creare fattura e nascondere i contrassegni" (vedere l'immagine sottostante), i contrassegni verranno nascosti dalla fattura in futuro.
Se una fattura è stata contrassegnata, utilizzare il menu "Opzioni fattura" sulla fattura per applicare manualmente l'opzione "Nascondi contrassegno" (vedere l'immagine sottostante); in questo modo, i contrassegni verranno nascosti dalla fattura in futuro.
Visualizzazione delle bandiere nascoste
Quando si visualizza la tabella delle fatture, le fatture che presentano indicatori di stato nascosti vengono visualizzate con un'icona a forma di bandierina grigia accanto al numero di fattura:
Se desideri visualizzare le bandiere che sono state "nascoste", puoi seguire i passaggi seguenti:
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Fatture".
Fai clic sull'icona "Visualizza" accanto alla fattura sulla quale desideri mostrare le bandiere.
Fai clic sul menu "Opzioni fattura" e poi su "Mostra flag".
