Rimborso totale o parziale di un pagamento assegnato
Per mantenere una corretta tracciabilità contabile, non modificare o eliminare la fattura o il pagamento originali quando si emette un rimborso per un pagamento già contabilizzato. Conservare i documenti originali inalterati e seguire la seguente procedura in due fasi:
Emettere una nota di credito: creare una nota di credito pari all'importo specifico che si intende rimborsare.
Rimborso della nota di credito: Registrare il rimborso a fronte della nota di credito per bilanciare il conto del cliente.
Passaggio 1 - Creazione della nota di credito
La procedura per la creazione di una nota di credito è identica sia per i rimborsi totali che per quelli parziali.
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Emetti nota di credito".
Seleziona il cliente nel campo "Cliente".
Seleziona la tipologia di voce in base al motivo del rimborso:
Per lezioni o credito generico: utilizzare l'opzione "Aggiungi addebito", inserire l'importo del credito e specificare il motivo del rimborso nel campo descrizione.
Per i pacchetti: utilizzare l'opzione "Aggiungi addebito" per ridurre l'importo dovuto senza modificare le ore del pacchetto prepagato del cliente. Utilizzare l'opzione "Aggiungi pacchetto" se si desidera ridurre esplicitamente il numero effettivo di ore rimanenti nel saldo del pacchetto del cliente, oltre al rimborso.
Fase 2 - Rimborso della nota di credito
Una volta creata la nota di credito, sarà necessario rimborsarla. È possibile farlo seguendo i passaggi indicati di seguito:
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Fatture".
Inserisci il numero della nota di credito nel campo "Cerca" e premi Invio.
Fai clic sul pulsante "Visualizza" per visualizzare la nota di credito.
Scorri verso il basso fino al modulo "Richiedi rimborso" in fondo alla nota di credito.
Inserisci i dettagli del rimborso e fai clic sul pulsante "Registra rimborso".
Annullamento e rimborso di un pagamento
Nel caso in cui una fattura sia stata creata per errore o si stia rimborsando un pagamento già assegnato, ma la fattura dovrà comunque essere pagata in futuro, sarà necessario annullare l'assegnazione del pagamento, registrare un rimborso (e, se la fattura non verrà pagata in futuro, annullare la fattura).
Passaggio 1 - Annullamento dell'assegnazione del pagamento
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Fatture".
Visualizza la fattura che desideri rimborsare e annullare cliccando sull'icona "Visualizza".
Annulla l'assegnazione della fattura facendo clic sull'icona "X" accanto al/ai pagamento/i presente/i sulla fattura.
Passaggio 2 - Rimborso del pagamento
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Pagamenti".
Visualizza i pagamenti da rimborsare cliccando sull'icona "Visualizza".
Fai clic su "Altro" in alto a destra e seleziona l'opzione "Rimborso".
NOTA: L'opzione "Rimborso" sarà disponibile solo dopo che il pagamento sarà stato annullato dalla fattura.
Passaggio 3 - Annullamento della fattura
Se la fattura non dovrà essere pagata in futuro, è possibile annullarla seguendo questi passaggi:
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Fatture".
Visualizza la fattura da rimborsare cliccando sull'icona "Visualizza".
Fai clic su "Opzioni fattura" e seleziona "Annulla".