Il componente aggiuntivo Invoice Autopilot consente di impostare una pianificazione per la generazione automatica delle fatture.
Attivazione del componente aggiuntivo Invoice Autopilot
Fai clic su "Account" e poi su "Integrazioni e componenti aggiuntivi".
Utilizzando il campo "Cerca" in alto, inserisci "Invoice Autopilot".
Attiva l'interruttore per abilitare il componente aggiuntivo.
Creazione di una pianificazione automatica delle fatture
È possibile seguire i passaggi seguenti per creare una pianificazione automatica delle fatture:
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Aggiungi pianificazione fatturazione".
Completa le sezioni "Impostazioni pianificazione" e "Impostazioni fatturazione" utilizzando i dettagli riportati di seguito.
Invia il modulo per salvare le modifiche.
Come accennato nel passaggio 2 sopra, ci sono due passaggi coinvolti nella configurazione di un nuovo
Programmazione automatica della fattura:
Passaggio 1: Impostazioni di pianificazione
Questo passaggio consente di personalizzare quando e con quale frequenza vengono generate le fatture. È possibile personalizzare le seguenti impostazioni:
Titolo - Inserisci un titolo che ti aiuti a identificare il programma nel caso in cui tu debba apportare modifiche
Inizio/Fine - Inserire le date di inizio e fine del periodo di tempo in cui verranno generate le fatture. La data di inizio corrisponderà all'inizio del primo periodo di fatturazione, mentre la data di fine dovrà includere la fine del periodo di fatturazione delle ultime fatture che si desidera generare con questa pianificazione.
Frequenza - Scegli con quale frequenza la pianificazione genererà le fatture. Puoi ripetere la generazione giornalmente, settimanalmente, mensilmente, oltre a diverse varianti per ciascuno di questi periodi.
Tempistiche - Puoi scegliere di generare le fatture all'inizio di ogni periodo di fatturazione se fatturi i clienti in anticipo, oppure alla fine di ogni periodo se fatturi i clienti dopo le loro lezioni.
Offset - È possibile scegliere di generare le fatture con un certo numero di giorni di anticipo o di ritardo rispetto alla data di emissione:
Imposta la data della fattura su - Questa opzione verrà visualizzata se l'opzione "Offset" non è impostata su zero. Hai due possibilità per impostare la data della fattura:
Data di creazione - Utilizzare questo campo se si desidera impostare la data della fattura sulla data in cui la fattura viene generata e creata.
Data del periodo - Questa opzione imposta la data della fattura come data di inizio del periodo se la fattura viene generata all'inizio del periodo e come data di fine del periodo se viene creata alla fine del periodo.
Passaggio 2: Impostazioni di fatturazione
Questo passaggio è molto simile alla creazione di una fattura vera e propria, ma è importante tenere presente che non si tratta di creare una fattura, bensì di selezionare delle impostazioni che verranno utilizzate per generare automaticamente le fatture in futuro. Ecco alcuni aspetti da considerare:
Offset della data di scadenza : è possibile impostare la data di scadenza in relazione alla data della fattura.
Numero di fattura - I numeri di fattura verranno impostati automaticamente, proseguendo dal numero della fattura precedente.
Inclusione delle lezioni - Per aggiungere le lezioni programmate durante il periodo di fatturazione, selezionare la casella "Includi lezioni".
Includi lezioni non fatturate dal periodo precedente - Se aggiungi lezioni al tuo calendario dopo che è stata generata una fattura, abilita questa impostazione in modo che la fattura successiva includa le nuove lezioni dal periodo di fatturazione precedente.
Istruzioni di fatturazione - Il campo "Istruzioni" non verrà aggiornato automaticamente se si modifica il campo "Istruzioni di fatturazione predefinite" nella pagina "Impostazioni account". Questo campo è specifico del sistema di fatturazione automatica e dovrà essere modificato manualmente qualora si desideri apportare delle modifiche.
Saltare se il totale è zero - Se nella fattura sono incluse solo le lezioni, è consigliabile selezionare la casella per saltare le fatture vuote, nel caso in cui un cliente non abbia lezioni per nessuno dei periodi di fatturazione.
Stato - Se desideri rivedere le fatture prima che siano disponibili ai clienti, puoi impostare lo stato su "Salvata". Dopo la revisione, puoi modificare lo stato in "Approvata".
Invio fatture via email - Se imposti lo stato su "Approvato", puoi inviare le fatture immediatamente selezionando questa casella.
È importante notare che le lezioni programmate dopo l'esecuzione dell'orario previsto non verranno registrate automaticamente. Ad esempio, in un orario giornaliero, se le lezioni dei giorni precedenti vengono aggiunte in un secondo momento, dovranno essere fatturate manualmente.
NOTA: Affinché l'impostazione "Includi lezioni non fatturate del periodo precedente" venga visualizzata nel modulo Impostazioni di fatturazione, è necessario soddisfare le seguenti condizioni:
L'impostazione "Fatture ricorrenti" deve essere impostata su "Settimanale" o "Mensile".
La "Tempistica" è impostata sull'"Inizio" del periodo di fatturazione
Nella fase di impostazione della fattura, è necessario selezionare la casella "Includi lezioni".
Fase 3: Verifica delle date di fatturazione
Dopo aver configurato le impostazioni di pianificazione e fatturazione, è necessario verificare le date in cui verranno create le fatture. In questo modo, ci si assicurerà che le fatture vengano generate nelle date previste dall'azienda.
È possibile visualizzare le date di fatturazione consultando la Pianificazione fatturazione automatica e scorrendo fino alla sezione "Date di fatturazione imminenti".
Generazione della fattura
Il codice per l'elaborazione automatica delle fatture viene eseguito ogni 6 ore. Generalmente, le fatture vengono generate nelle prime sei ore della giornata, a seconda del fuso orario.
Se desideri generare le fatture dopo la fine della giornata lavorativa, devi impostare l'opzione "Offset" a 1 giorno dopo la data di emissione della fattura nelle "Impostazioni di pianificazione". In questo modo, la fattura relativa al giorno precedente verrà generata nelle prime 6 ore del giorno successivo.
Visualizzazione delle fatture programmate
Se desideri visualizzare le date in cui è prevista la creazione delle fatture, puoi fare clic sull'icona "Visualizza" accanto alla pianificazione creata nella tabella "Pianificazioni fatture" e consultare la sezione "Date fatture imminenti". Puoi utilizzare questa sezione per verificare che le date di fatturazione pianificate corrispondano alle date desiderate.
È inoltre possibile visualizzare le fatture già generate da Invoice Autopilot nella tabella Fatture, visualizzando la fattura stessa. Verrà visualizzato il nome della pianificazione di Invoice Autopilot che l'ha creata.
Aggiunta di clienti a un programma
È possibile aggiungere altri clienti a una pianificazione seguendo i passaggi seguenti:
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Programmazione fatturazione automatica".
Fai clic sul pulsante "Impostazioni fattura" nella pianificazione a cui desideri aggiungere i clienti.
Nel campo "Clienti", aggiungi i clienti
Invia il modulo per salvare le modifiche.
È possibile aggiungere clienti a un piano di fatturazione direttamente dal loro profilo Teachworks. Per farlo, segui i passaggi indicati di seguito:
Fai clic su "Studenti" e poi su "Famiglie" o "Studenti" (per gli studenti indipendenti).
Fai clic sul pulsante "Modifica" per modificare il loro profilo.
Fai clic sulla scheda "Fatturazione".
Scorri verso il basso fino alla sezione "Fatturazione".
Fai clic sul campo "Programmazione fatturazione automatica" per selezionare una programmazione preesistente.
Invia il modulo per salvare le modifiche.
NOTA: Se modifichi lo stato del profilo di un cliente in "Inattivo" e successivamente modifichi le "Impostazioni di fatturazione" di una pianificazione di fatturazione automatica a cui il cliente è stato aggiunto, quest'ultimo verrà rimosso automaticamente dalla pianificazione di fatturazione automatica e la modifica verrà visualizzata nel suo profilo.
Esempio di creazione di una pianificazione automatica delle fatture
Di seguito è riportato un esempio di creazione di una pianificazione automatica delle fatture che genererà le fatture mensilmente, all'inizio del mese, per le singole lezioni in programma.
Passaggio 1: Impostazioni di pianificazione
Titolo del programma : Utilizza un titolo che ne faciliti l'identificazione qualora volessi apportare modifiche in futuro.
Inizio/Fine della pianificazione : Seleziona l'intervallo di date in cui desideri che questa pianificazione sia attiva. È possibile impostare un intervallo di date molto lontano nel futuro, ma per impostazione predefinita è di un anno.
Fatture ricorrenti : mensilmente, ogni 1 mese, il primo giorno di ogni mese.
Tempistiche : Genera le fatture all'inizio del periodo di fatturazione (questo ti permette di aggiungere le lezioni future e fatturare in anticipo).
Passaggio 2: Selezionare le impostazioni di fatturazione
Clienti : Aggiungi qui tutti i clienti che desideri includere nella pianificazione. Se desideri selezionare tutti i clienti, fai clic sull'opzione "Seleziona tutto".
Offset data di scadenza : impostare secondo necessità.
Seleziona l'opzione "Aggiungi lezioni" : questa opzione ti permette di includere le singole lezioni nella fattura. Poiché questa pianificazione automatica genererà fatture relative a lezioni future, scegli l'opzione per includere "Tutte" le lezioni (le lezioni verranno contrassegnate come frequentate solo dopo essersi svolte).
Salta se il totale è zero : scegli questa opzione per assicurarti che non vengano create lezioni con un totale fattura pari a zero.
Stato della fattura : se desideri rivedere le fatture prima di inviarle ai tuoi clienti, imposta lo stato su "Salvata". Se non devi rivederle, puoi scegliere l'opzione "Approvata".
Invio fatture via email : questa opzione apparirà se si seleziona l'opzione "Approvato". Spuntare la casella se si desidera inviare le fatture ai clienti via email non appena vengono create.
NOTA: Se aggiungi altri clienti a Teachworks, ricordati di tornare indietro e aggiungerli al programma.
Fase 3: Rivedere il programma
Una volta creato il programma di fatturazione automatica, potrai visualizzare le date in cui le fatture verranno generate e inviate. Segui i passaggi seguenti per farlo:
Fai clic su "Fatturazione" e poi su "Programmazione fatturazione automatica".
Fai clic sull'icona "Visualizza" accanto al programma che desideri consultare.
Verrà visualizzata una pagina che mostra un riepilogo delle impostazioni, oltre alle seguenti informazioni:
Data fattura : la data che verrà visualizzata sulla fattura.
Data di creazione : la data in cui verranno generate le fatture.
Periodo di fatturazione : l'intervallo di date che verrà utilizzato per selezionare le lezioni dal calendario e inserirle in ciascuna fattura.
Stato : Una volta create le fatture, lo stato verrà aggiornato a "Completato".