Teachworks ti permette di inviare promemoria automatici delle lezioni via email a dipendenti e clienti, per ricordare loro le lezioni imminenti. Puoi attivare questa funzione per i tuoi dipendenti e clienti seguendo i passaggi descritti in questo articolo: Email di promemoria delle lezioni .
Il seguente articolo ti guiderà nella comprensione del motivo per cui un utente non riceve le email di promemoria delle lezioni.
Passo 1
Il primo passo è assicurarsi che l'indirizzo email dell'utente sia corretto. È necessario contattare il cliente o il dipendente per confermare che l'indirizzo email registrato nel loro profilo sia corretto.
Passo 2
Il secondo passaggio consiste nell'assicurarsi che i promemoria delle lezioni siano stati attivati nel profilo dell'utente. I promemoria delle lezioni si attivano/disattivano separatamente per ogni profilo utente.
Per verificare che i promemoria delle lezioni siano abilitati per un utente, visualizza il suo profilo, fai clic sulla scheda "Comunicazioni" e poi vai alla sezione "Notifiche". Il campo "Promemoria lezioni" deve essere impostato su "Attivo".
Passo 3
Assicurati che lo stato del profilo dell'utente sia "Attivo" o "Potenziale". I promemoria delle lezioni vengono inviati solo ai profili utente il cui stato è attualmente impostato su "Attivo" o "Potenziale".
Puoi andare su Studenti -> Studenti/Famiglie e digitare il nome dell'utente nel campo di ricerca nella barra laterale per visualizzare il suo profilo e controllare la colonna "Stato" per verificarne lo stato.
Passo 4
Il passo successivo consiste nel controllare i registri delle notifiche. È possibile accedervi tramite la scheda "Account" per visualizzare le email inviate a clienti e dipendenti. È possibile digitare l'indirizzo email del destinatario nel campo di ricerca nella barra laterale per trovare facilmente i risultati.
Colonna “Risultato”
La colonna Risultato è molto importante quando si risolvono i problemi relativi alle notifiche e-mail, poiché indica lo stato di consegna delle notifiche. Passando il mouse sopra lo stato, è possibile visualizzare il messaggio di errore.
Significato degli stati:
Consegnato - Il server di posta elettronica del destinatario ha restituito una risposta di avvenuta consegna.
Inviato - Il messaggio non è stato inviato all'indirizzo email del destinatario, ma non è ancora pervenuta una risposta.
Errore di consegna - L'e-mail non è stata recapitata. Ciò potrebbe essere dovuto a diversi motivi, tra cui:
È stato rilevato un indirizzo email non valido
Il server ha restituito un errore permanente.
Il destinatario ha precedentemente contrassegnato una notifica come spam
La notifica non compare nei registri.
Se l'e-mail di promemoria della lezione non compare nei registri, significa che non è stata inviata al cliente/dipendente. Ciò potrebbe essere dovuto ai seguenti motivi:
Hai perso l'orario limite ! I promemoria delle lezioni vengono messi in coda e inviati all'inizio di ogni ora, quindi tutte le lezioni che iniziano nella stessa ora vengono inviate insieme all'inizio dell'ora.
Esempio: se il tempo di preavviso per i promemoria è impostato su 24 ore, le lezioni che iniziano alle 16:10, alle 16:30 e alle 16:50 verranno tutte messe in coda e programmate per le 16:00 del giorno precedente. Pertanto, affinché vengano inviati i promemoria per le lezioni che iniziano dopo le 16:00, queste devono essere aggiunte al calendario entro le 16:00 del giorno precedente.
Puoi trovare questa impostazione nelle Impostazioni dell'account, nella sezione "Impostazioni di notifica" all'interno della scheda "Notifiche e programmazione". Questa impostazione determina quante ore prima dell'inizio della lezione viene inviata una notifica.Non hai abilitato i promemoria delle lezioni per l'utente - Le email di promemoria delle lezioni non verranno inviate agli utenti che non hanno abilitato questa opzione nei loro profili (vedi passaggio 1).
Verifica il tuo indirizzo email per una maggiore probabilità di consegna - Se utilizzi il tuo indirizzo email per inviare notifiche tramite Teachworks, puoi massimizzare la probabilità di consegna verificando il tuo indirizzo email. Puoi seguire questi passaggi: Verifica degli indirizzi email per l'invio .
Passo 5
Per evitare futuri problemi di consegna delle email, incoraggiate i destinatari ad aggiungere gli indirizzi email di Teachworks alla loro lista di mittenti attendibili o alla rubrica. Verificate regolarmente che gli indirizzi email nel vostro account Teachworks siano validi e aggiornati ed evitate di inviare email a indirizzi che in passato hanno generato errori di consegna permanenti.
Se l'indirizzo email di un utente restituisce un errore permanente, quest'ultimo potrebbe essere aggiunto a una lista di esclusione. In tal caso, è possibile contattarci per richiederne la rimozione. Le liste di esclusione vengono utilizzate dai provider di posta elettronica per bloccare l'invio di email a determinati indirizzi a causa di problemi come la segnalazione di email come spam o i bounce permanenti. Se un indirizzo email è presente in una lista di esclusione, Teachworks interromperà l'invio di email a tale indirizzo per evitare ulteriori problemi di consegna.
Se un utente ha segnalato una delle tue email come spam, dovrai chiedergli di inviarti una conferma scritta in cui dichiara di voler ricevere nuovamente email da te e si impegna a non segnalare più come spam le email future. Questo consenso scritto deve indicare chiaramente che il destinatario desidera ricevere email dal tuo account Teachworks e si impegna a non segnalarle più come spam. Questo passaggio è fondamentale per la conformità e per garantire la corretta consegna delle email in futuro. Successivamente, rimuoveremo l'utente dalla lista di esclusione.
Inoltre, se il problema è dovuto a un errore di consegna permanente (hard bounce), contatta l'assistenza di Teachworks per richiedere la rimozione dell'indirizzo email dalla lista di esclusione. Una volta rimosso l'indirizzo, Teachworks riprenderà a inviare email a tale indirizzo.