パッケージ方式では、レッスンがスケジュールされる前に、特定の時間数またはレッスン数に対してクライアントに請求することができます。クライアントとのレッスンのスケジュールが組まれると、パッケージの残高が減っていきます。パッケージ方式を使用する場合、請求書はレッスンごとではなく、パッケージごとに作成する必要があります。
個別レッスンの請求機能を使用すると、レッスンのスケジュールを設定してクライアントに請求することができます。レッスンごとに請求する場合、請求書には選択した期間内に生徒に予定されているすべてのレッスンの一覧が表示されます。
パッケージ料金制にするか個別レッスン料金制にするかを決定する際には、請求に関するご希望を理解しておくことが重要です。生徒のプロフィールにパッケージ残高を表示し、パッケージ残高表を長期にわたって使用するには、以下の2つのパッケージ設定から選択できます。
パッケージの請求書が発行され承認された後に、パッケージ残高を作成します。
請求書の支払いが完了した後に、パッケージ残高を作成します。
学生がパッケージ残高を利用できる期間が定められていない場合は、パッケージ料金を選択する方が簡単かもしれません。なぜなら、パッケージ料金は購入後、期間を定めずに利用できるからです。
月末に請求を希望される場合は、レッスンごとの請求の方が適しているかもしれません。月末に発行される請求書には、その期間のすべてのレッスンのリストが含まれるからです。
両方の方法を使用する
パッケージが作成され、そのパッケージと同じサービスを利用する個別のレッスンが存在する場合、それらのレッスンは自動的にパッケージ残高に含まれます。これにより、パッケージクレジットが意図せず使用され、レッスン料金の追跡が正しく行われなくなる可能性があります。
パッケージ残高から特定のレッスンを除外するには、以下の手順に従ってください。
パッケージをアーカイブする：不要なレッスンが含まれているパッケージを特定します。
適切なアーカイブ日を設定してください： パッケージをアーカイブする際は、アーカイブ日をパッケージの請求書発行日の前日、または含めたくないレッスンの日付の前日に設定してください。これにより、この日付以降に行われたレッスンがパッケージ残高から除外されます。
顧客にパッケージ料金を請求している場合でも、パッケージに含まれない個別のレッスンを希望する顧客がいる場合は、 料金上書き機能を使用して、レッスンのスケジュール設定時に顧客の請求方法を上書きできます。
意図しない情報の混入を防ぐためのベストプラクティス
今後このような問題を回避するため、パッケージサービスと個別レッスンを別々に作成することを検討してください。そうすることで、各カテゴリーのレッスンを明確に区別でき、パッケージ残高に計上されるのは意図したサービスのみであることを保証できます。