Teachworksは様々な請求方法に対応しています。この記事では、パッケージ請求方法について詳しく説明します。
パッケージ課金を使用するタイミング
この請求方法は、クライアントが一定期間にわたって利用できるレッスンや時間数のパッケージ料金を前払いで請求したい場合に一般的に使用されます。
パッケージ料金の仕組み
パッケージ課金方式では、お客様は指定されたサービスについて、特定の回数または時間分の料金を前払いします。レッスンがスケジュールされ、完了すると、システムが自動的に前払い残高を追跡し、減額します。
パッケージ残高のライフサイクル
購入：クライアントには特定のパッケージ（例：数学の個別指導10時間）の料金が請求されます。請求が完了すると、これらの時間はパッケージ残高テーブルに追加されます。
スケジュール：レッスンは、該当するサービスのカレンダーに掲載されています。
控除：クライアントのパッケージ残高は、特定のサービスタイプで購入したレッスンまたは時間の合計から、同じサービスタイプで「予約済み」または「受講済み」のレッスン数を差し引いたものです。レッスンのステータスが「受講済み」に更新されると、クライアントのパッケージ残高は自動的に減額されます。
パッケージレッスンがカレンダー上で$0.00と表示される理由
よくある誤解の一つは、パッケージレッスンの料金がカレンダー上で0.00ドルと表示される理由です。
二重請求を防止：クライアントはパッケージ購入時に既に時間分の料金を前払いしているため、Teachworksでは個々のレッスンの料金がゼロになります。もしレッスンに料金が設定されていた場合、クライアントに二重請求することになります。
注：パッケージは、サービスのマッチングに完全に依存しています。たとえば、クライアントが数学の個別指導のパッケージ残高を保有している場合でも、理科の個別指導のレッスンを予約した場合、システムはクライアントの残高から料金を差し引きません。
顧客への料金請求方法
「パッケージを追加」オプションを使用してパッケージ請求書を作成すると、顧客にパッケージ料金が請求されます。これにより、請求書にパッケージが追加されます。
請求書で選択するサービスには特に注意を払うことが重要です。なぜなら、このサービスは、生徒のレッスンをスケジュールする際に選択するサービスと一致している必要があるからです。
注:パッケージ請求書の作成に関する詳細情報が必要な場合は、次のチュートリアルを参照してください: パッケージの作成。
パッケージ課金方式を使用する場合は、パッケージ受講生のプロフィールの「課金方式」を「パッケージ」に設定することをお勧めします。
これにより、レッスン料金が自動的にゼロに設定されます（レッスン／時間パッケージの料金を既に請求済みであるため）。料金をゼロに設定することで、クライアントに誤って二重請求されることを防ぎます。
パッケージ設定
Teachworksのパッケージには、カスタマイズできる設定が複数あります。以下の設定を調整できます。
パッケージ単位- レッスンごと、または時間ごとにパッケージを追跡します。
「欠席」したレッスンを、使用済みとしてカウントする- 「欠席」とマークされたレッスンを、使用済みのパッケージレッスンとしてカウントすることを選択します。
荷物の追跡- 荷物は生徒別または家族別に追跡できます。
パッケージが利用可能になるタイミング（請求書が承認または支払いされたとき） - パッケージを含む請求書が承認または支払いされたときに、パッケージを利用可能にするように選択できます。
上記の設定は、以下の手順に従ってカスタマイズできます。
「アカウント」をクリックし、次に「アカウント設定」をクリックしてください。
「財務・業務」タブをクリックしてください。
「パッケージ設定」セクションまでスクロールしてください。
パッケージ向けサービスの作成
サービス一覧に、パッケージと個別レッスン両方に使用されるサービスがある場合は、パッケージ専用のサービスを別途作成するのが一般的に最善です。
例えば、「英語個別指導」というサービスがあり、それがパッケージと個別レッスン両方に使われている場合、パッケージ専用の「英語個別指導 - パッケージ」という別のサービスを作成する必要があります。
パッケージ請求方法のワークフロー
パッケージ課金方式をご利用になりたい場合は、以下の手順に従って設定してください。
まず、「アカウント設定」ページの「パッケージ設定」セクションをカスタマイズして、ご自身の要件に合わせてください。
次に、生徒のプロフィールにある「請求方法」フィールドを「パッケージ」に設定します。
顧客向けに請求書を作成し、請求書の明細項目セクションにある「パッケージを追加」オプションを使用して、「実行」ボタンをクリックします。
パッケージの内容（サービス内容、数量、単価など）を選択してください。
請求書を承認してください。設定によっては、パッケージをクライアントに提供する前に請求書の支払いが必要となる場合があります。
生徒のレッスンを予約してください。「レッスンの追加」フォームの「生徒」欄で生徒の名前を選択すると、サービス一覧が更新され、生徒が利用できるパッケージ時間が表示されます。パッケージサービスに一致するサービスを選択し、レッスンを予約してください。
注:パッケージ請求を別のソフトウェアで使用していた場合は、次の手順に従ってクライアントの開始パッケージ残高を設定できます: 開始パッケージ残高の設定。
パッケージ残高の表示
以下の手順に従うことで、顧客のパッケージ残高を確認できます。
「請求」をクリックしてください。
「パッケージ残高」をクリックしてください。
パッケージ料金および個別レッスン料金の請求
主にパッケージ料金方式で請求される生徒がいる場合でも、パッケージに含まれないレッスンを受ける生徒がいる場合は、生徒の請求方法を「パッケージ」に設定する必要があります。
生徒向けのパッケージに含まれていない個別レッスンをスケジュールする場合、 料金上書き機能を使用できます。この機能を使用すると、個別レッスンに対してクライアントに請求する必要がある場合に、レッスン料金を割り当てることができます。
パッケージの残高を正確に追跡し、個別に請求されたレッスンが顧客のパッケージ料金から差し引かれないようにするためには、上記のように別々のサービスを利用する必要があります。
例えば、「英語個別指導」と「英語個別指導パッケージ」というサービスを作成できます。個別に請求するレッスンをスケジュールする際は、「英語個別指導」サービスを選択し、「請求方法の上書き」オプションをクリックして、適切な請求方法を選択するだけです。
パッケージのアーカイブ
アーカイブ機能により、クライアントのパッケージの利用期間の計算における締め切り日が設定されます。これにより、同じサービスタイプにおける過去のレッスン履歴から、現在利用中のパッケージの使用状況を分離することができます。
アーカイブを利用する理由とは？
計算制御：選択したアーカイブ日以前に予定されていたレッスンを、現在のパッケージ残高の計算から除外します。これは、クライアントの料金体系を時間制からパッケージ制に移行する際に不可欠であり、過去のレッスンによって新しいプリペイド残高が遡及的に減少することを防ぎます。
ダッシュボードのクリーンアップ:アクティブなダッシュボードから古いパッケージ前のアクティビティを削除します
注記
アーカイブしてもレッスンは削除されません
過去のデータは削除されません
これは、パッケージ残高計算に含まれる内容にのみ影響します。
明瞭性を向上させるために使用できるが、その主な機能は計算範囲を制御することである。
クライアントのプロファイルに締め切り日を適用する手順については、ガイド「アーカイブ パッケージ」を参照してください。
さらに詳しく知りたい方はこちらをご覧ください
以下に、パッケージ関連の情報が掲載されている、役立つ可能性のある記事をいくつかご紹介します。
さらに詳しい情報が必要ですか？クライアント向けパッケージの作成方法について解説したこちらの動画をご覧ください。
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