請求書自動作成アドオンを使用すると、請求書を自動的に作成するスケジュールを設定できます。
請求書自動処理アドオンを有効にする
「アカウント」をクリックし、次に「統合とアドオン」をクリックしてください。
上部の「検索」フィールドに「Invoice Autopilot」と入力してください。
アドオンを有効にするには、トグルスイッチを「オン」に切り替えてください。
請求書作成の自動スケジュール
請求書自動送信スケジュールを作成するには、以下の手順に従ってください。
「請求」をクリックし、次に「請求書スケジュールを追加」をクリックしてください。
以下の詳細情報を参考に、「スケジュール設定」と「請求書設定」の手順を完了してください。
変更内容を保存するには、フォームを送信してください。
上記のステップ2で述べたように、新しい設定を行うには2つのステップがあります。
請求書自動処理スケジュール：
ステップ1：スケジュール設定
この手順では、請求書が生成されるタイミングと頻度をカスタマイズできます。以下の設定をカスタマイズできます。
タイトル- 変更が必要になった場合にスケジュールを識別するのに役立つタイトルを入力してください
開始日／終了日- 請求書が生成される期間の開始日と終了日を入力してください。開始日は最初の請求期間の開始日となり、終了日にはスケジュールに基づいて生成する最後の請求書の請求期間の終了日を含める必要があります。
頻度- スケジュールに基づいて請求書を生成する頻度を選択します。毎日、毎週、毎月、およびそれぞれの期間について複数のバリエーションを設定できます。
タイミング- 事前に顧客に請求書を発行する場合は、各請求期間の開始時に請求書を作成するか、レッスン後に顧客に請求書を発行する場合は、各期間の終了時に請求書を作成するかを選択できます。
オフセット- 請求書発行日の前後数日間を指定して請求書を発行できます。
請求書日付を設定する- このオプションは、「オフセット」がゼロに設定されていない場合に表示されます。請求書日付を設定するには、次の2つの方法があります。
作成日- 請求書の日付を、請求書が生成および作成された日付に設定したい場合は、これを使用してください。
期間日付- 請求書が期間の開始時に作成された場合は請求書日付が期間の開始日となり、期間の終了時に作成された場合は期間の終了日となります。
ステップ2：請求書の設定
この手順は実際の請求書を作成する手順と非常によく似ていますが、請求書を作成するのではなく、設定を選択するだけであり、これらの設定は今後自動的に請求書を生成するために使用されるという点に留意することが重要です。いくつか注意すべき点があります。
支払期日オフセット- 請求書発行日を基準とした支払期日を設定できます。
請求書番号- 請求書番号は自動的に設定され、前回の請求書番号を引き継ぎます。
レッスンを含める- 請求期間中に予定されているレッスンを追加するには、「レッスンを含める」チェックボックスをオンにしてください。
前期間の未請求レッスンを含める- 請求書が発行された後にカレンダーにレッスンを追加した場合は、この設定を有効にして、次の請求書に前期間の新しいレッスンが反映されるようにしてください。
請求書指示- アカウント設定ページの「デフォルトの請求書指示」フィールドを更新しても、指示フィールドは更新されません。このフィールドは請求書自動作成機能固有のものであり、変更する場合は手動で更新する必要があります。
合計がゼロの場合はスキップ 請求書にレッスン料金のみを記載する場合は、クライアントが請求期間のいずれにもレッスンを受けていない場合に備えて、空白の請求書をスキップするチェックボックスをオンにすることをお勧めします。
ステータス- 請求書を顧客に公開する前に内容を確認したい場合は、ステータスを「保存済み」に設定できます。確認後、ステータスを「承認済み」に変更できます。
請求書メールを送信する- ステータスを「承認済み」に設定すると、このチェックボックスをオンにすることで請求書をすぐに送信できます。
スケジュール実行後に予定されたレッスンは自動的に記録されないことに注意してください。例えば、日次スケジュールで、前日のレッスンを後から追加した場合、それらは手動で請求書を作成する必要があります。
注：請求書設定フォームに「前期間の未請求レッスンを含める」設定が表示されるためには、以下の条件を満たす必要があります。
「請求書の繰り返し」設定は、「毎週」または「毎月」のいずれかに設定する必要があります。
「タイミング」は請求期間の「開始」に設定されています。
請求書設定のステップで、「レッスンを含める」ボックスにチェックを入れる必要があります。
ステップ3：請求書の日付を確認する
スケジュールと請求書の設定が完了したら、請求書が作成される日付を確認してください。これにより、請求書が会社が想定している日付に確実に生成されるようになります。
請求書の日付を確認するには、請求書自動処理スケジュールを表示し、「今後の請求書日付」セクションまでスクロールしてください。
請求書作成
請求書自動処理スケジュールのコードは6時間ごとに実行されます。通常、請求書はタイムゾーンに応じて、1日の最初の6時間以内に生成されます。
1日経過後に請求書を作成したい場合は、「スケジュール設定」で「オフセット」を請求書発行日から1日後に設定してください。これにより、前日の請求書が翌日の最初の6時間以内に作成されます。
予定されている請求書の表示
請求書の作成予定日を確認するには、「請求書スケジュール」テーブルで作成したスケジュールの横にある「表示」アイコンをクリックし、「今後の請求書日付」セクションを参照してください。このセクションを使用して、予定されている請求書日付が意図した日付と一致していることを確認できます。
請求書自動生成機能によって既に生成された請求書は、請求書テーブルで請求書を表示することで確認できます。請求書には、その請求書を作成した請求書自動生成スケジュール名が表示されます。
スケジュールに顧客を追加する
以下の手順に従って、スケジュールに顧客を追加できます。
「請求」をクリックし、次に「請求書自動処理スケジュール」をクリックしてください。
顧客を追加したいスケジュールの「請求書設定」ボタンをクリックしてください。
「顧客」フィールドに顧客を追加します
変更内容を保存するには、フォームを送信してください。
Teachworksのプロフィールから直接、顧客を請求書スケジュールに追加することもできます。以下の手順に従ってください。
「生徒」をクリックし、次に「家族」または「生徒」（独立した生徒の場合）をクリックしてください。
プロフィールを編集するには、「編集」ボタンをクリックしてください。
「請求」タブをクリックしてください。
「請求書」セクションまでスクロールしてください。
既存のスケジュールを選択するには、「請求書自動処理スケジュール」フィールドをクリックしてください。
変更内容を保存するには、フォームを送信してください。
注：顧客のプロファイルステータスを「非アクティブ」に変更してから、その顧客が追加されている請求書自動処理スケジュールの「請求書設定」を編集すると、その顧客は請求書自動処理スケジュールから自動的に削除され、その変更が顧客のプロファイルに反映されます。
請求書自動作成スケジュールの作成例
以下に、毎月月初に、今後の個別レッスンの請求書を自動的に生成する請求書自動生成スケジュールを作成する例を示します。
ステップ1：スケジュール設定
スケジュールタイトル：将来的に変更を加えたい場合に簡単に識別できるようなタイトルを使用してください。
スケジュール開始/終了：このスケジュールを実行する期間を選択してください。かなり先の日付に設定することもできますが、デフォルトでは1年になっています。
請求書の発行頻度：毎月、1ヶ月ごと、毎月1日。
タイミング：請求期間の開始時に請求書を作成する（これにより、今後のレッスンを追加して前払い請求を行うことができます）。
ステップ2：請求書設定を選択する
顧客：スケジュールに含めたい顧客をすべてここに追加してください。すべての顧客を選択する場合は、「すべて選択」オプションをクリックしてください。
期日オフセット：必要に応じて設定してください。
「レッスンを追加」オプションを選択してください。これにより、請求書に個々のレッスンを含めることができます。この自動スケジュールは将来のレッスンに関する請求書を生成するため、「すべて」のレッスンステータスを含めるオプションを選択してください（レッスンは実施後にのみ出席済みとしてマークされます）。
合計金額がゼロの場合はスキップ：このオプションを選択すると、請求書の合計金額がゼロのレッスンが作成されなくなります。
請求書のステータス：顧客に請求書を送信する前に内容を確認したい場合は、ステータスを「保存済み」に設定してください。確認する必要がない場合は、「承認済み」を選択してください。
請求書メールの送信：このオプションは、「承認済み」を選択した場合に表示されます。請求書が作成され次第、顧客にメールで送信する場合は、このチェックボックスをオンにしてください。
注： Teachworksに顧客を追加した場合は、必ずスケジュールにも追加してください。
ステップ3：スケジュールを確認する
請求書自動送信スケジュールを作成したら、請求書が生成および送信される日付を確認できます。以下の手順に従ってください。
「請求」をクリックし、次に「請求書自動処理スケジュール」をクリックしてください。
確認したいスケジュールの横にある「表示」アイコンをクリックしてください。
これにより、設定の概要と以下の情報が表示されるページが表示されます。
請求書日付：請求書に表示される日付。
作成日：請求書が作成される日付。
請求期間：カレンダーからレッスンを抽出して各請求書に反映させるために使用される日付範囲。
ステータス：請求書が作成されると、ステータスは「完了」に更新されます。