송장 자동 생성 추가 기능을 사용하면 송장을 자동으로 생성하는 일정을 설정할 수 있습니다.
송장 자동 관리 추가 기능 활성화
"계정"을 클릭한 다음 "통합 및 추가 기능"을 클릭하세요.
상단의 "검색" 필드에 "Invoice Autopilot"을 입력하세요.
토글 스위치를 "켜짐"으로 전환하여 추가 기능을 활성화하세요.
송장 자동 처리 일정 생성
다음 단계를 따라 송장 자동 발행 일정을 생성할 수 있습니다.
"청구"를 클릭한 다음 "청구서 일정 추가"를 클릭하세요.
아래 정보를 사용하여 "일정 설정" 및 "송장 설정" 단계를 완료하십시오.
변경 사항을 저장하려면 양식을 제출하세요.
위의 2단계에서 언급했듯이 새 설정을 하는 데에는 두 단계가 있습니다.
송장 자동 처리 일정:
1단계: 일정 설정
이 단계에서는 송장 생성 시점과 빈도를 사용자 지정할 수 있습니다. 다음 설정을 사용자 지정할 수 있습니다.
제목 - 일정을 변경해야 할 경우 쉽게 찾을 수 있도록 제목을 입력하세요.
시작/종료 - 송장이 발행될 기간의 시작일과 종료일을 입력하십시오. 시작일은 첫 번째 송장 발행 기간의 시작일이며, 종료일에는 일정에 따라 발행하려는 마지막 송장 발행 기간의 종료일이 포함되어야 합니다.
빈도 - 청구서 생성 빈도를 선택하세요. 매일, 매주, 매월 반복 설정할 수 있으며, 각 기간에 대해 여러 가지 변형을 선택할 수 있습니다.
시기 - 고객에게 수업료를 선불하는 경우 각 청구 기간의 시작 시점에, 수업 후 청구하는 경우 각 기간의 종료 시점에 청구서를 생성하도록 선택할 수 있습니다.
상쇄 - 송장 발행일을 며칠 앞이나 뒤로 설정하여 송장을 생성할 수 있습니다.
송장 날짜 설정 - "오프셋"이 0으로 설정되어 있지 않은 경우 이 옵션이 표시됩니다. 송장 날짜를 설정하는 방법은 두 가지가 있습니다.
생성일 - 송장 날짜를 송장이 생성된 날짜로 설정하려면 이 옵션을 사용하십시오.
기간 날짜 - 이 옵션을 선택하면 송장이 해당 기간의 시작일에 생성될 경우 송장 날짜가 해당 기간의 시작일로 설정되고, 해당 기간의 종료일에 생성될 경우 송장 날짜가 해당 기간의 종료일로 설정됩니다.
2단계: 송장 설정
이 단계는 실제 송장을 생성하는 것과 매우 유사하지만, 송장을 생성하는 것이 아니라 설정을 선택하는 것이며, 이러한 설정은 향후 송장을 자동으로 생성하는 데 사용된다는 점을 명심해야 합니다. 몇 가지 유의 사항이 있습니다.
납기일 오프셋 - 송장 날짜를 기준으로 납기일을 설정할 수 있습니다.
송장 번호 - 송장 번호는 이전 송장 번호에 이어 자동으로 설정됩니다.
수업 포함 - 청구 기간 동안 예정된 수업을 추가하려면 "수업 포함" 확인란을 선택하십시오.
이전 기간의 미청구 수업 포함 - 청구서 발행 후 캘린더에 수업을 추가하는 경우, 다음 청구서에 이전 기간의 새 수업이 포함되도록 이 설정을 활성화하세요.
송장 지침 - 계정 설정 페이지에서 "기본 송장 지침" 필드를 업데이트하더라도 이 지침 필드는 자동으로 업데이트되지 않습니다. 이 필드는 송장 자동 생성 기능에만 해당되므로 변경하려면 수동으로 업데이트해야 합니다.
합계가 0이면 건너뛰세요 - 수업만 청구서에 포함시키는 경우, 고객이 청구 기간 동안 수업을 전혀 받지 않은 경우를 대비하여 빈 청구서를 발행하지 않도록 해당 옵션을 선택하는 것이 좋습니다.
상태 - 고객에게 송장을 제공하기 전에 검토하려면 상태를 "저장됨"으로 설정할 수 있습니다. 검토 후에는 상태를 "승인됨"으로 변경할 수 있습니다.
송장 이메일 발송 - 상태를 "승인됨"으로 설정하면 이 확인란을 선택하여 송장을 즉시 발송할 수 있습니다.
스케줄 실행 후 추가되는 수업은 자동으로 반영되지 않는다는 점에 유의하시기 바랍니다. 예를 들어, 일일 스케줄에서 이전 날짜의 수업이 나중에 추가되는 경우, 해당 수업에 대한 비용은 수동으로 청구해야 합니다.
참고: "이전 기간의 미청구 수업 포함" 설정이 청구서 설정 양식에 표시되려면 다음 조건이 충족되어야 합니다.
"청구서 반복 발행" 설정을 "매주" 또는 "매월"로 설정해야 합니다.
"시기"는 청구 기간의 "시작일"로 설정됩니다.
청구서 설정 단계에서 "수업 포함" 확인란을 선택해야 합니다.
3단계: 송장 날짜 확인
일정 및 송장 설정을 완료한 후에는 송장이 생성될 날짜를 확인해야 합니다. 이렇게 하면 회사에서 예상하는 날짜에 송장이 생성되는지 확인할 수 있습니다.
송장 발행일은 송장 자동 관리 일정을 확인하고 "예정된 송장 발행일" 섹션까지 아래로 스크롤하면 볼 수 있습니다.
송장 생성
송장 자동 생성 일정을 처리하는 코드는 6시간마다 실행됩니다. 일반적으로 송장은 사용자의 시간대에 따라 하루 중 처음 6시간 이내에 생성됩니다.
하루가 지난 후에 송장을 생성하려면 "일정 설정"에서 "오프셋"을 송장 발행일로부터 하루 후로 설정하십시오. 이렇게 하면 전날의 송장이 다음 날 첫 6시간 이내에 생성됩니다.
예정된 청구서 보기
송장 발행 예정일을 확인하려면 "송장 일정" 테이블에서 생성한 일정 옆에 있는 "보기" 아이콘을 클릭하고 "예정된 송장 날짜" 섹션을 참조하세요. 이 섹션을 통해 예정된 송장 날짜가 의도한 날짜와 일치하는지 확인할 수 있습니다.
송장 자동 생성 기능을 통해 이미 생성된 송장은 송장 테이블에서 해당 송장을 조회하여 확인할 수 있습니다. 송장에는 해당 송장을 생성한 송장 자동 생성 기능 스케줄의 이름이 표시됩니다.
고객을 일정에 추가하기
다음 단계를 따르면 스케줄에 고객을 추가할 수 있습니다.
"청구"를 클릭한 다음 "송장 자동 발행 일정"을 클릭하세요.
고객을 추가하려는 일정에서 "송장 설정" 버튼을 클릭하세요.
"고객" 필드에 고객을 추가하세요.
변경 사항을 저장하려면 양식을 제출하세요.
Teachworks 프로필에서 직접 고객을 청구서 일정에 추가할 수도 있습니다. 다음 단계를 따라 진행하세요.
"학생"을 클릭한 다음 "가족" 또는 "학생"(독립 학습 학생의 경우)을 클릭하세요.
프로필을 수정하려면 "수정" 버튼을 클릭하세요.
"청구" 탭을 클릭하세요.
"청구서 발행" 섹션까지 아래로 스크롤하십시오.
"송장 자동 처리 일정" 필드를 클릭하여 기존 일정을 선택하세요.
변경 사항을 저장하려면 양식을 제출하세요.
참고: 고객 프로필 상태를 "비활성"으로 변경한 후 해당 고객이 추가된 송장 자동 관리 일정의 "송장 설정"을 수정하면 고객이 송장 자동 관리 일정에서 자동으로 제거되고 고객 프로필에도 반영됩니다.
송장 자동 발행 일정 생성 예시
아래는 예정된 개별 수업에 대한 청구서를 매월 초에 자동으로 생성하는 청구서 자동 발행 일정 예시입니다.
1단계: 일정 설정
일정 제목 : 향후 변경 사항이 있을 경우 쉽게 찾을 수 있도록 제목을 지정하세요.
일정 시작/종료 : 이 일정을 실행할 날짜 범위를 선택하세요. 먼 미래까지 설정할 수 있지만 기본값은 1년입니다.
청구서 반복 발행 : 매월, 1개월마다, 매월 1일.
시기 : 청구 기간 시작 시점에 청구서를 생성합니다(이렇게 하면 예정된 수업을 추가하고 미리 청구할 수 있습니다).
2단계: 송장 설정 선택
고객 : 일정에 포함할 모든 고객을 여기에 추가하세요. 모든 고객을 선택하려면 "모두 선택" 옵션을 클릭하세요.
마감일 오프셋 : 필요에 따라 설정하십시오.
"수업 추가" 옵션을 선택하세요 . 이 옵션을 선택하면 개별 수업을 청구서에 포함할 수 있습니다. 이 자동 일정 관리 시스템은 향후 발생할 수업에 대한 청구서를 생성하므로, "모든" 수업 상태를 포함하는 옵션을 선택하세요(수업은 완료된 후에만 참석으로 표시됩니다).
총액이 0인 경우 건너뛰기 : 이 옵션을 선택하면 청구서 총액이 0인 수업이 생성되지 않습니다.
청구서 상태 : 고객에게 보내기 전에 청구서를 검토하려면 상태를 "저장됨"으로 설정하세요. 검토할 필요가 없으면 "승인됨" 옵션을 선택하세요.
청구서 이메일 발송 : "승인됨" 옵션을 선택하면 이 옵션이 나타납니다. 청구서가 생성되는 즉시 고객에게 이메일로 발송하려면 이 확인란을 선택하세요.
참고: Teachworks에 고객을 추가하는 경우, 반드시 다시 돌아가서 일정에 해당 고객을 추가해야 합니다.
3단계: 일정 검토
송장 자동 발행 일정을 생성하면 송장이 생성되고 발송될 날짜를 확인할 수 있습니다. 다음 단계를 따라 진행하세요.
"청구"를 클릭한 다음 "송장 자동 발행 일정"을 클릭하세요.
검토하고 싶은 일정 옆에 있는 "보기" 아이콘을 클릭하세요.
그러면 설정 요약과 함께 다음 내용이 표시되는 페이지가 나타납니다.
송장 발행일 : 송장에 표시될 날짜입니다.
생성일 : 송장이 생성될 날짜입니다.
청구 기간 : 캘린더에서 수업 일정을 가져와 각 청구서에 반영하는 데 사용될 날짜 범위입니다.
상태 : 송장이 생성되면 상태가 "완료됨"으로 업데이트됩니다.