Toliau pateikiama įrašų tipų, sinchronizuojamų iš „Teachworks“ į „QuickBooks“, apžvalga:
Klientai
Nauji įrašai – jei įrašas nebuvo sinchronizuotas su „QuickBooks“, „Teachworks“ jūsų „QuickBooks“ paskyroje ieškos esamo kliento su tuo pačiu vardu ir pavarde. Jei bus rastas sutampantis įrašas, jis bus atnaujintas naudojant jūsų „Teachworks“ paskyroje esančius kontaktinius duomenis, kitu atveju bus sukurtas naujas klientas.
Įrašų atnaujinimas – jei įrašas jau sinchronizuotas su „QuickBooks“, jis bus atnaujintas su visais kliento profilio pakeitimais „Teachworks“.
PASTABA: Pakeitus kliento būseną „Teachworks“ sistemoje į „Neaktyvus“, kliento būsena „QBO“ sistemoje nepasikeis.
Ištrynimas – jei klientas, kuris buvo sinchronizuotas su „QuickBooks“, vėliau ištrinamas iš „Teachworks“, tas įrašas „QuickBooks“ bus nustatytas kaip neaktyvus.
Pavadinimuose turi būti bent vienas simbolis ir negali būti tabuliacijos simbolių, naujų eilučių simbolių arba „:“.
„Teachworks“ sinchronizuoja bet kurį klientą, kurio būsena yra „Aktyvus“, arba klientus, kurių būsena nėra „Aktyvus“, jei tas klientas turi nesinchronizuotų sąskaitų faktūrų.
PASTABA: Jei prie vienos „QuickBooks Online“ paskyros jungiate kelias „Teachworks“ paskyras, įrašų sinchronizavimui taikoma logika ir taisyklės skiriasi nuo sinchronizavimo su viena „Teachworks“ paskyra. Daugiau informacijos rasite šiame straipsnyje: Kelių „Teachworks“ paskyrų sinchronizavimas su viena „QuickBooks“ paskyra .
Paslaugos
Paslaugos pridedamos prie jūsų „QuickBooks“ paskyros kaip paslaugų elementai.
Nauji įrašai – jei įrašas nebuvo sinchronizuotas su „QuickBooks“, „Teachworks“ pirmiausia patikrins, ar „QuickBooks“ yra elementas tuo pačiu pavadinimu, ir atnaujins šį įrašą, jei toks bus rastas. Priešingu atveju „QuickBooks“ bus sukurtas naujas paslaugos elementas.
Įrašų atnaujinimas – jei įrašas jau sinchronizuotas su „QuickBooks“, bet kokie pavadinimo pakeitimai „Teachworks“ bus atnaujinti „QuickBooks“.
Ištrynimas – „Teachworks“ ištrintos paslaugos nebus ištrintos „QuickBooks“. Jei norite jas ištrinti „QuickBooks“, turite tai padaryti rankiniu būdu.
Paslaugų pavadinimai turi būti ne ilgesni kaip 100 simbolių, juose turi būti bent vienas simbolis ir negali būti tabuliacijos simbolių, naujų eilučių simbolių ar „:“.
Pamokos, įtrauktos į sąskaitas faktūras, kurias sinchronizuojate su „QuickBooks“, yra susietos su pamokai nurodyta paslauga.
„QuickBooks“ paslaugų pardavimo sąskaita nustatoma pagal pardavimo sąskaitą, kurią nurodote „Teachworks“ sinchronizavimo nustatymų puslapyje.
Sąskaitos faktūros
Sinchronizuojamos tik tos sąskaitos faktūros, kurių būsena yra „Patvirtinta“ arba „Apmokėta“.
Nauji įrašai – jei įrašas nebuvo sinchronizuotas su „QuickBooks“, „Teachworks“ pirmiausia patikrins, ar „QuickBooks“ yra sąskaita faktūra su tuo pačiu numeriu , sukurta po sąskaitos faktūros „Teachworks“ . Jei sąskaita faktūra randama, tas įrašas bus atnaujintas su „QuickBooks“ esančios sąskaitos faktūros duomenimis. Jei nėra tokios pačios numerio sąskaitos faktūros, bus sukurta nauja sąskaita faktūra.
PASTABA: „Teachworks“ programoje nustatykite sąskaitų faktūrų numerius taip, kad jie prasidėtų numeriu po paskutinės „QuickBooks“ sukurtos sąskaitos faktūros.
Įrašų atnaujinimas – jei sąskaita faktūra pakeičiama „Teachworks“ programoje, atitinkama sąskaita faktūra „QuickBooks“ programoje bus atnaujinta su pakeitimais po sinchronizavimo.
Ištrintos ir anuliuotos sąskaitos faktūros – „Teachworks“ programoje ištrintos arba anuliuotos sąskaitos faktūros turi būti anuliuotos rankiniu būdu „QuickBooks“ programoje.
Svarbios pastabos apie pardavimo mokestį sąskaitose faktūrose:
Kreditinės pažymos
Aukščiau išvardytos sąskaitų faktūrų taisyklės taip pat taikomos kreditinėms avizoms.
Kredito pažymos „QuickBooks“ programoje kuriamos kaip kredito pažymos.
Sąskaitoms faktūroms priskirtos kreditinės pažymos sinchronizuojant su „QuickBooks“ nėra automatiškai priskiriamos – paskirstymas turi būti atliekamas „QuickBooks“.
Mokėjimai
Naujas mokėjimas, sukurtas „Teachworks“, sukurs naują mokėjimą „QuickBooks“ su atitinkama informacija.
Mokėjimai nėra priskiriami sąskaitoms faktūroms sinchronizuojant su „QuickBooks“ – paskirstymas turi būti atliekamas „QuickBooks“.
Mokėjimai, kurie ištrinami iš „Teachworks“ po sinchronizavimo su „QuickBooks“, turi būti ištrinti iš „QuickBooks“ rankiniu būdu.