„Teachworks“ sistemoje sąskaitų faktūrų ir kreditinių pažymų numeriai susideda iš dviejų skirtingų dalių:
Priešdėlis
Sąskaitos faktūros numeris
1 dalis. Priešdėlis
Sąskaitos faktūros prefiksas yra trumpa raidžių arba skaičių seka, pridedama prie sąskaitos faktūros numerių pradžios.
Pavyzdžiui, naudojant numatytąjį prefiksą „INV-“, sąskaitų faktūrų numeriai bus tokie kaip INV-1001. Panašiai, numatytasis kreditinių pažymų prefiksas yra „CN-“. Norėdami tinkinti šiuos prefiksus, atlikite toliau nurodytus veiksmus:
Spustelėkite „Paskyra“, tada spustelėkite „Paskyros nustatymai“.
Perjunkite į skirtuką „Finansai ir operacijos“.
Slinkite žemyn iki skyriaus „Sąskaitų faktūrų numeravimas ir identifikavimas“.
Laukuose „Sąskaitos faktūros prefiksas“ ir „Kredito avizos prefiksas“ nustatykite norimą naudoti prefiksą.
Pateikite formą, kad išsaugotumėte pakeitimus.
Jei nenorite naudoti sąskaitos faktūros prefikso, galite naudoti tiesiog skaičius, palikdami lauką „Sąskaitos faktūros prefiksas“ tuščią. Tačiau paprastai rekomenduojame kreditinėms pažymoms naudoti bent prefiksą, nes tai leis lengviau atskirti sąskaitas faktūras ir kreditines pažymas lentelėje „Sąskaitos faktūros“.
Priešdėlis rodomas peržiūrint sąskaitą faktūrą, jis nėra išsaugomas kartu su sąskaitos faktūros įrašu. Tai reiškia, kad jei sugeneruojate sąskaitas faktūras ir priešdėlis nustatytas kaip „INV-“, o vėliau pakeičiate priešdėlį į „INVOICE“, kitą kartą peržiūrint sąskaitas faktūras, dabartinis priešdėlis „INVOICE“ bus pridėtas prie visų sąskaitų faktūrų numerio pradžios, įskaitant tas, kurios buvo sukurtos iki pakeitimo.
PASTABA: Įmonės, turinčios ilgus sąskaitų faktūrų arba kreditinių pažymų prefiksus (t. y. 8 ar daugiau simbolių), pagal numatytuosius nustatymus prefiksas sąskaitų faktūrų formose bus paslėptas, kad būtų matomas sąskaitos faktūros numeris. Norėdami pamatyti prefiksą, užveskite pelės žymeklį ant prefikso skilties.
2 dalis. Sąskaitos faktūros numeris
Sąskaitos faktūros numeriai yra unikali skaitinė reikšmė, priskiriama kiekvienai jūsų sukurtai sąskaitai faktūrai arba kreditinei sąskaitai faktūrai.
Kuriant sąskaitas faktūras arba kreditines sąskaitas faktūras, sąskaitų faktūrų numeriai automatiškai padidės. Tačiau sąskaitos faktūros kūrimo metu galite nustatyti ir didesnę sąskaitų faktūrų numerių reikšmę, naudodami formos „Sukurti sąskaitą faktūrą“ lauką „Numeris“.
Sąskaitų faktūrų numeriai yra išlyginti dešinėje iki 4 skaitmenų, todėl sąskaita faktūra su numeriu „1“ bus rodoma kaip „0001“. Sąskaita faktūra su numeriu „25“ bus rodoma kaip „0025“. Jei sąskaitos faktūros numeris yra lygus arba didesnis nei 4 skaitmenys, priekyje nuliai nebus pridedami.