„Invoice Autopilot“ priedas leidžia nustatyti tvarkaraštį, pagal kurį sąskaitos faktūros bus generuojamos automatiškai.
Sąskaitų faktūrų automatinio valdymo papildinio įjungimas
Spustelėkite „Paskyra“, tada spustelėkite „Integracijos ir priedai“.
Viršuje esančiame lauke „Paieška“ įveskite „Invoice Autopilot“.
Norėdami įjungti priedą, perjunkite jungiklį į „Įjungta“.
Sąskaitos faktūros automatinio valdymo grafiko kūrimas
Norėdami sukurti sąskaitos faktūros automatinio valdymo tvarkaraštį, galite atlikti toliau nurodytus veiksmus:
Spustelėkite „Sąskaitų faktūrų išrašymas“, tada spustelėkite „Pridėti sąskaitų faktūrų tvarkaraštį“.
Atlikite veiksmus „Tvarkaraščio nustatymai“ ir „Sąskaitos faktūros nustatymai“, naudodami toliau pateiktą informaciją.
Pateikite formą, kad išsaugotumėte pakeitimus.
Kaip minėta 2 veiksme, nustatant naują sistemą reikia atlikti du veiksmus.
Sąskaitos faktūros automatinio valdymo grafikas:
1 veiksmas: planavimo nustatymai
Šis žingsnis leidžia jums tinkinti, kada ir kaip dažnai sąskaitos faktūros generuojamos. Galite tinkinti šiuos nustatymus:
Pavadinimas – įveskite pavadinimą, kuris padės jums atpažinti tvarkaraštį, jei prireiktų atlikti pakeitimų.
Pradžia / Pabaiga – įveskite sąskaitų faktūrų generavimo laikotarpio pradžios ir pabaigos datas. Pradžios data bus pirmojo sąskaitos faktūros laikotarpio pradžia, o pabaigos data turėtų apimti pačių paskutinių sąskaitų faktūrų, kurias norite sugeneruoti pagal tvarkaraštį, sąskaitos faktūros laikotarpio pabaigą.
Dažnis – pasirinkite, kaip dažnai pagal tvarkaraštį bus generuojamos sąskaitos faktūros. Galite kartoti kasdien, kas savaitę, kas mėnesį ir kiekvienam iš šių laikotarpių galite naudoti kelis variantus.
Laikas – galite pasirinkti generuoti sąskaitas faktūras kiekvieno sąskaitos faktūros laikotarpio pradžioje, jei klientams išrašote sąskaitas iš anksto, arba kiekvieno laikotarpio pabaigoje, jei klientams išrašote sąskaitas po jų pamokų.
Užskaita – galite pasirinkti generuoti sąskaitas faktūras kelias dienas prieš arba po sąskaitos faktūros datos:
Nustatyti sąskaitos faktūros datą – ši parinktis bus rodoma, jei „Offsett“ nenustatyta į nulį. Yra du sąskaitos faktūros datos nustatymo variantai:
Sukūrimo data – naudokite šią parinktį, jei norite nustatyti sąskaitos faktūros datą pagal sąskaitos faktūros sugeneravimo ir sukūrimo datą.
Laikotarpio data – sąskaitos faktūros data bus nustatyta kaip laikotarpio pradžios data, jei sąskaita faktūra sugeneruojama laikotarpio pradžioje, ir kaip laikotarpio pabaigos data, jei ji sukuriama laikotarpio pabaigoje.
2 veiksmas: sąskaitos faktūros nustatymai
Šis žingsnis labai panašus į tikros sąskaitos faktūros kūrimą, tačiau svarbu nepamiršti, kad jūs nekuriate sąskaitos faktūros, o pasirenkate nustatymus, ir šie nustatymai ateityje bus naudojami automatiškai generuojant sąskaitas faktūras. Reikia nepamiršti kelių dalykų:
Mokėjimo datos poslinkis – galite nustatyti mokėjimo datą, palyginti su sąskaitos faktūros data.
Sąskaitos faktūros numeris – sąskaitų faktūrų numeriai bus nustatyti automatiškai, tęsiant ankstesnį sąskaitos faktūros numerį.
Įtraukti pamokas – norėdami pridėti pamokas, kurios suplanuotos sąskaitos faktūros laikotarpiu, pažymėkite langelį „Įtraukti pamokas“.
Įtraukti neapskaitytas pamokas iš ankstesnio laikotarpio – jei į kalendorių įtraukiate pamokas po to, kai sąskaita faktūra sugeneruojama, įjunkite šį nustatymą, kad kitoje sąskaitoje faktūroje būtų įtrauktos naujos pamokos iš ankstesnio sąskaitos faktūros laikotarpio.
Sąskaitos faktūros instrukcijos – instrukcijų laukas nebus atnaujintas, jei paskyros nustatymų puslapyje atnaujinsite lauką „Numatytosios sąskaitos faktūros instrukcijos“. Šis laukas yra unikalus sąskaitų faktūrų automatiniam naudojimui ir, jei norite jas pakeisti, turėsite atnaujinti rankiniu būdu.
Praleisti, jei suma nulinė – Jei į sąskaitą faktūrą įtraukiate tik pamokas, patartina pažymėti langelį, kad būtų praleistos tuščios sąskaitos faktūros tuo atveju, jei klientas neturi pamokų nė vienu sąskaitos faktūros laikotarpiu.
Būsena – jei norite peržiūrėti sąskaitas faktūras prieš jas pateikiant klientams, galite nustatyti būseną į „Išsaugota“. Peržiūrėję galite pakeisti būseną į „Patvirtinta“.
Siųsti sąskaitas faktūras el. paštu – jei nustatysite būseną į „Patvirtinta“, pažymėdami šį langelį, galite nedelsiant išsiųsti sąskaitas faktūras.
Svarbu atkreipti dėmesį, kad pamokos, suplanuotos po tvarkaraščio vykdymo, nebus automatiškai fiksuojamos. Pavyzdžiui, dienos tvarkaraštyje, jei vėliau bus pridėtos ankstesnių dienų pamokos, jas reikės išrašyti sąskaitą faktūrą rankiniu būdu.
PASTABA: Kad sąskaitos faktūros nustatymų formoje būtų rodomas nustatymas „Įtraukti neapskaitytas pamokas iš ankstesnio laikotarpio“, būtinos šios sąlygos:
Nustatymas „Sąskaitos faktūros kartojasi“ turi būti nustatytas į „Kas savaitę“ arba „Kas mėnesį“.
„Laikas“ nustatomas į sąskaitos faktūros laikotarpio „Pradžia“.
Sąskaitos faktūros nustatymų etape reikia pažymėti langelį „Įtraukti pamokas“.
3 veiksmas: Sąskaitų faktūrų datų tikrinimas
Nustatę tvarkaraščio ir sąskaitų faktūrų nustatymus, turėtumėte patikrinti datas, kada bus kuriamos sąskaitos faktūros. Tai užtikrins, kad sąskaitos faktūros bus generuojamos jūsų įmonės numatytomis datomis.
Sąskaitų faktūrų datas galite peržiūrėti peržiūrėdami sąskaitų faktūrų automatinio išrašymo tvarkaraštį ir slinkdami žemyn iki skyriaus „Būsimos sąskaitų faktūrų datos“.
Sąskaitų faktūrų generavimas
Sąskaitų faktūrų automatinio išrašymo tvarkaraščių apdorojimo kodas paleidžiamas kas 6 valandas. Paprastai sąskaitos faktūros generuojamos per pirmąsias šešias dienos valandas, priklausomai nuo jūsų laiko juostos.
Jei norite sugeneruoti sąskaitas faktūras po dienos pabaigos, „Tvarkaraščio nustatymuose“ turėtumėte nustatyti „Poslinkį“ į 1 dieną po sąskaitos faktūros datos. Tai leis, kad ankstesnės dienos sąskaita faktūra būtų sugeneruota per pirmąsias 6 kitos dienos valandas.
Suplanuotų sąskaitų peržiūra
Jei norite peržiūrėti datas, kuriomis planuojama sukurti sąskaitas faktūras, galite spustelėti piktogramą „Peržiūrėti“ šalia sukurto tvarkaraščio lentelėje „Sąskaitų faktūrų tvarkaraščiai“ ir peržiūrėti skyrių „Būsimos sąskaitų faktūrų datos“. Šiame skyriuje galite patvirtinti, kad suplanuotos sąskaitų faktūrų datos atitinka numatytas datas.
Taip pat galite peržiūrėti jau „Invoice Autopilot“ sugeneruotas sąskaitas faktūras „Invoice“ lentelėje, peržiūrėdami jas. Joje bus rodomas ją sukūrusio „Invoice Autopilot“ tvarkaraščio pavadinimas.
Klientų įtraukimas į tvarkaraštį
Galite pridėti papildomų klientų prie tvarkaraščio atlikdami toliau nurodytus veiksmus:
Spustelėkite „Sąskaitų faktūrų išrašymas“, tada spustelėkite „Sąskaitų faktūrų automatinio valdymo tvarkaraščiai“.
Spustelėkite mygtuką „Sąskaitos faktūros nustatymai“ tvarkaraštyje, prie kurio norite pridėti klientus.
Lauke „Klientai“ pridėkite klientus
Pateikite formą, kad išsaugotumėte pakeitimus.
Taip pat galite pridėti klientus prie sąskaitų faktūrų tvarkaraščio tiesiai iš jų „Teachworks“ profilio. Norėdami tai padaryti, atlikite toliau nurodytus veiksmus:
Spustelėkite „Mokiniai“, tada spustelėkite „Šeimos“ arba „Mokiniai“ (savarankiškai besimokantiems mokiniams).
Norėdami redaguoti jų profilį, spustelėkite mygtuką „Redaguoti“.
Spustelėkite skirtuką „Atsiskaitymas“.
Slinkite žemyn iki skilties „Sąskaitų faktūrų išrašymas“.
Norėdami pasirinkti iš anksto sudarytą tvarkaraštį, spustelėkite lauką „Sąskaitų faktūrų automatinio valdymo tvarkaraščiai“.
Pateikite formą, kad išsaugotumėte pakeitimus.
PASTABA: Jei pakeisite kliento profilio būseną į „Neaktyvus“ ir tada redaguosite sąskaitų faktūrų automatinio išrašymo tvarkaraščio „Sąskaitų faktūrų nustatymus“, prie kurių klientas buvo pridėtas, klientas bus automatiškai pašalintas iš sąskaitų faktūrų automatinio išrašymo tvarkaraščio ir tai bus matoma jo profilyje.
Sąskaitos faktūros automatinio valdymo grafiko kūrimo pavyzdys
Žemiau rasite pavyzdį, kaip sukurti sąskaitų faktūrų automatinio valdymo tvarkaraštį, kuris kas mėnesį, mėnesio pradžioje, generuotų sąskaitas faktūras už būsimas individualias pamokas.
1 veiksmas: planavimo nustatymai
Tvarkaraščio pavadinimas : naudokite pavadinimą, kuris leis lengvai atpažinti, jei ateityje norėsite atlikti kokių nors pakeitimų.
Tvarkaraščio pradžia / pabaiga : pasirinkite datų intervalą, kuriam norite vykdyti šį tvarkaraštį. Jį galima nustatyti tolimai ateičiai, tačiau numatytoji reikšmė yra metai.
Sąskaitos faktūros kartojasi : kas mėnesį, kas 1 mėnesį, kiekvieno mėnesio pirmąją dieną.
Laikas : Sąskaitos faktūros generuojamos sąskaitos faktūros laikotarpio pradžioje (tai leidžia pridėti būsimas pamokas ir išrašyti sąskaitą iš anksto)
2 veiksmas: pasirinkite sąskaitos faktūros nustatymus
Klientai : čia pridėkite visus klientus, kuriuos norite įtraukti į tvarkaraštį. Jei norite pasirinkti visus klientus, spustelėkite parinktį „Pasirinkti visus“.
Mokėjimo datos poslinkis : nustatykite pagal poreikį.
Pasirinkite parinktį „Pridėti pamokas“ : tai leidžia į sąskaitą faktūrą įtraukti atskiras pamokas. Kadangi šis automatinis tvarkaraštis generuos sąskaitas faktūras, kurios bus pateikiamos ateityje, pasirinkite parinktį įtraukti pamokų būsenas „Visos“ (pamokos bus pažymėtos kaip lankytos tik po to, kai jos įvyks).
Praleisti, jei suma nulis : Pasirinkite šią parinktį, kad pamokos, kurių bendra suma yra 0, nebūtų kuriamos.
Sąskaitos faktūros būsena : jei norite peržiūrėti sąskaitas faktūras prieš jas siunčiant klientams, nustatykite būseną į „Išsaugota“. Jei jų peržiūrėti nereikia, galite pasirinkti parinktį „Patvirtinta“.
Siųsti sąskaitas faktūras el. paštu : ši parinktis bus rodoma, jei pasirinksite parinktį „Patvirtinta“. Pažymėkite langelį, jei norite, kad sąskaitos faktūros klientams būtų siunčiamos el. paštu iš karto, kai jos bus sukurtos.
PASTABA: Jei į „Teachworks“ pridėsite daugiau klientų, nepamirškite grįžti ir pridėti jų prie tvarkaraščio.
3 veiksmas: peržiūros tvarkaraštis
Sukūrę sąskaitų faktūrų automatinio išrašymo tvarkaraštį, galite peržiūrėti datas, kada bus generuojamos ir siunčiamos sąskaitos faktūros. Norėdami tai padaryti, atlikite toliau nurodytus veiksmus:
Spustelėkite „Sąskaitų faktūrų išrašymas“, tada spustelėkite „Sąskaitų faktūrų automatinio valdymo tvarkaraščiai“.
Spustelėkite piktogramą „Peržiūrėti“ šalia tvarkaraščio, kurį norite peržiūrėti.
Bus atidarytas puslapis, kuriame bus pateikta jūsų nustatymų santrauka ir ši informacija:
Sąskaitos faktūros data : data, kuri bus rodoma sąskaitoje faktūroje.
Sukūrimo data : data, kada bus generuojamos sąskaitos faktūros.
Sąskaitos faktūros laikotarpis : datų intervalas, kuris bus naudojamas pamokoms iš kalendoriaus perkelti į kiekvieną sąskaitą faktūrą.
Būsena : Sukūrus sąskaitas faktūras, jų būsena bus atnaujinta į „Užbaigta“.