Rēķinu automātiskās ģenerēšanas papildprogramma ļauj iestatīt grafiku, kas automātiski ģenerēs rēķinus.
Rēķinu automātiskās izmantošanas pievienojumprogrammas iespējošana
Noklikšķiniet uz "Konts" un pēc tam noklikšķiniet uz "Integrācijas un papildinājumi".
Izmantojot augšpusē esošo meklēšanas lauku, ievadiet “Invoice Autopilot”.
Pārslēdziet slēdzi uz “Ieslēgts”, lai iespējotu pievienojumprogrammu.
Rēķinu automātiskās apstrādes grafika izveide
Lai izveidotu rēķinu automātiskās apstrādes grafiku, varat veikt tālāk norādītās darbības.
Noklikšķiniet uz “Norēķini” un pēc tam noklikšķiniet uz “Pievienot rēķinu grafiku”.
Izpildiet darbības “Grafika iestatījumi” un “Rēķina iestatījumi”, izmantojot tālāk norādīto informāciju.
Iesniedziet veidlapu, lai saglabātu izmaiņas.
Kā minēts iepriekš 2. darbībā, jaunas iestatīšanas laikā ir jāveic divas darbības.
Rēķinu automātiskās apstrādes grafiks:
1. darbība. Grafika iestatījumi
Šis solis ļauj pielāgot rēķinu ģenerēšanas laiku un biežumu. Varat pielāgot šādus iestatījumus:
Nosaukums — ievadiet nosaukumu, kas palīdzēs jums identificēt grafiku, ja nepieciešams veikt izmaiņas.
Sākums/Beigas — ievadiet sākuma un beigu datumus laika periodam, kurā rēķini tiks ģenerēti. Sākuma datums būs pirmā rēķina perioda sākums, un beigu datumam jāietver pēdējo rēķinu, kurus vēlaties ģenerēt ar grafiku, rēķina perioda beigas.
Biežums — izvēlieties, cik bieži grafiks ģenerēs rēķinus. Varat atkārtot katru dienu, nedēļu, mēnesi, kā arī veikt vairākas variācijas katram no šiem periodiem.
Laiks — varat izvēlēties ģenerēt rēķinus katra rēķinu perioda sākumā, ja klientiem izrakstāt rēķinus iepriekš, vai katra perioda beigās, ja klientiem izrakstāt rēķinus pēc viņu nodarbībām.
Kompensācija — varat izvēlēties ģenerēt rēķinus vairākas dienas pirms vai pēc rēķina datuma:
Iestatīt rēķina datumu uz — šī opcija tiks parādīta, ja "Nobīde" nav iestatīta uz Nulle. Jums ir divas iespējas, kā iestatīt rēķina datumu:
Izveides datums — izmantojiet šo opciju, ja vēlaties iestatīt rēķina datumu uz datumu, kurā rēķins tika ģenerēts un izveidots.
Perioda datums — tas iestatīs rēķina datumu kā perioda sākuma datumu, ja rēķins tiek ģenerēts perioda sākumā, un kā perioda beigu datumu, ja tas tiek izveidots perioda beigās.
2. darbība. Rēķina iestatījumi
Šis solis ir ļoti līdzīgs faktiskā rēķina izveidei, taču ir svarīgi paturēt prātā, ka jūs neveidojat rēķinu, bet gan atlasāt iestatījumus, un šie iestatījumi tiks izmantoti, lai nākotnē automātiski ģenerētu rēķinus. Ir dažas lietas, kas jāpatur prātā:
Apmaksas termiņa nobīde — varat iestatīt apmaksas termiņu attiecībā pret rēķina datumu.
Rēķina numurs — rēķinu numuri tiks iestatīti automātiski, turpinot no iepriekšējā rēķina numura.
Nodarbību iekļaušana — lai pievienotu visas nodarbības, kas ir ieplānotas rēķina periodā, atzīmējiet izvēles rūtiņu “Iekļaut nodarbības”.
Iekļaut rēķinā neiekļautās stundas no iepriekšējā perioda — ja kalendāram pievienojat stundas pēc rēķina ģenerēšanas, iespējojiet šo iestatījumu, lai nākamajā rēķinā tiktu iekļautas jaunās stundas no iepriekšējā rēķina perioda.
Rēķina instrukcijas — norādījumu lauks netiks atjaunināts, ja konta iestatījumu lapā atjaunināsiet lauku “Noklusējuma rēķina instrukcijas”. Šis lauks ir unikāls rēķinu automātiskajai apstrādei, un, ja vēlaties tos mainīt, tas būs jāatjaunina manuāli.
Izlaist, ja kopsumma ir nulle - Ja rēķinā iekļaujat tikai nodarbības, ieteicams atzīmēt izvēles rūtiņu, lai izlaistu tukšus rēķinus, ja klientam nevienā no rēķina periodiem nav nodarbību.
Statuss — ja vēlaties pārskatīt rēķinus, pirms tie ir pieejami klientiem, varat iestatīt statusu uz “Saglabāts”. Pēc pārskatīšanas varat mainīt statusu uz “Apstiprināts”.
Sūtīt rēķinu e-pastus — ja iestatāt statusu uz “Apstiprināts”, atzīmējot šo lodziņu, rēķinus var nosūtīt nekavējoties.
Ir svarīgi ņemt vērā, ka pēc grafika izpildes ieplānotās nodarbības netiks automātiski reģistrētas. Piemēram, dienas grafikā, ja iepriekšējo dienu nodarbības tiek pievienotas vēlāk, tās būs jārēķinās manuāli.
PIEZĪME. Lai rēķina iestatījumu veidlapā tiktu parādīts iestatījums “Iekļaut rēķinā neiekļautās stundas no iepriekšējā perioda”, ir jāizpilda šādi nosacījumi:
Iestatījumam “Rēķini atkārtojas” jābūt iestatītam uz “Katru nedēļu” vai “Katru mēnesi”.
"Laiks" ir iestatīts uz rēķina perioda "sākumu".
Rēķina iestatījumu solī jāatzīmē izvēles rūtiņa “Iekļaut nodarbības”.
3. solis: rēķinu datumu pārbaude
Pēc grafika un rēķinu iestatījumu iestatīšanas jums jāpārbauda datumi, kuros tiks izveidoti rēķini. Tas nodrošinās, ka rēķini tiks ģenerēti jūsu uzņēmuma paredzētajos datumos.
Rēķinu datumus varat apskatīt, skatot rēķinu automātiskās apstrādes grafiku un ritinot uz leju līdz sadaļai “Gaidāmie rēķinu datumi”.
Rēķinu ģenerēšana
Rēķinu automātiskās plānošanas apstrādes kods tiek palaists ik pēc 6 stundām. Parasti rēķini tiks ģenerēti dienas pirmajās sešās stundās atkarībā no jūsu laika joslas.
Ja vēlaties ģenerēt rēķinus pēc dienas pabeigšanas, sadaļā "Grafika iestatījumi" jāiestata "Nobīde" uz 1 dienu pēc rēķina datuma. Tas nozīmēs, ka iepriekšējās dienas rēķins tiks ģenerēts nākamās dienas pirmajās 6 stundās.
Plānoto rēķinu skatīšana
Ja vēlaties skatīt datumus, kuros ir plānots izveidot rēķinus, varat noklikšķināt uz ikonas “Skatīt” blakus izveidotajam grafikam tabulā “Rēķinu grafiki” un skatīt sadaļu “Gaidāmie rēķinu datumi”. Šo sadaļu varat izmantot, lai apstiprinātu, ka plānotie rēķinu datumi atbilst paredzētajiem datumiem.
Rēķinus, kas jau ir ģenerēti ar rēķinu automātisko pārvaldīšanu, varat skatīt arī tabulā “Rēķini”, apskatot rēķinu. Tajā tiks parādīts tā rēķinu automātiskās pārvaldīšanas grafika nosaukums, kas to izveidoja.
Klientu pievienošana grafikam
Varat pievienot papildu klientus grafikam, veicot tālāk norādītās darbības.
Noklikšķiniet uz “Norēķini” un pēc tam noklikšķiniet uz “Rēķinu automātiskās izrakstīšanas grafiki”.
Noklikšķiniet uz pogas “Rēķinu iestatījumi” grafikā, kuram vēlaties pievienot klientus.
Laukā “Klienti” pievienojiet klientus.
Iesniedziet veidlapu, lai saglabātu izmaiņas.
Varat arī pievienot klientus rēķinu grafikam tieši no viņu Teachworks profila. Lai to izdarītu, veiciet tālāk norādītās darbības.
Noklikšķiniet uz "Studenti" un pēc tam noklikšķiniet uz "Ģimenes" vai "Studenti" (patstāvīgiem studentiem).
Lai rediģētu viņu profilu, noklikšķiniet uz pogas “Rediģēt”.
Noklikšķiniet uz cilnes “Norēķini”.
Ritiniet uz leju līdz sadaļai “Rēķinu izrakstīšana”.
Noklikšķiniet uz lauka “Rēķinu automātiskās apstrādes grafiki”, lai atlasītu jau esošu grafiku.
Iesniedziet veidlapu, lai saglabātu izmaiņas.
PIEZĪME. Ja maināt klienta profila statusu uz “Neaktīvs” un pēc tam rediģējat rēķinu automātiskās izrakstīšanas grafika “Rēķinu iestatījumus”, kuriem klients ir pievienots, klients tiks automātiski noņemts no rēķinu automātiskās izrakstīšanas grafika, un tas tiks atspoguļots viņa profilā.
Rēķinu automātiskās apstrādes grafika izveides piemērs
Zemāk varat atrast piemēru rēķinu automātiskās pārvaldības grafika izveidei, kas ģenerētu rēķinus katru mēnesi, mēneša sākumā, par gaidāmajām individuālajām nodarbībām.
1. darbība. Grafika iestatījumi
Grafika nosaukums : Izmantojiet tādu nosaukumu, kas atvieglos identificēšanu, ja nākotnē vēlēsities veikt kādas korekcijas.
Grafiks sākas/beidzas : atlasiet datumu diapazonu, kurā vēlaties, lai šis grafiks darbotos. To var iestatīt tālā nākotnē, bet pēc noklusējuma tas ir viens gads.
Rēķini atkārtojas : Katru mēnesi, ik pēc 1 mēneša, katra mēneša 1. dienā.
Laiks : Ģenerēt rēķinus rēķina perioda sākumā (tas ļauj pievienot gaidāmās nodarbības un izrakstīt rēķinu iepriekš)
2. darbība. Izvēlieties rēķina iestatījumus
Klienti : šeit pievienojiet visus klientus, kurus vēlaties iekļaut grafikā. Ja vēlaties atlasīt visus klientus, noklikšķiniet uz opcijas “Atlasīt visu”.
Izpildes datuma nobīde: Iestatiet pēc nepieciešamības.
Izvēlieties opciju “Pievienot nodarbības” : tas ļauj rēķinā iekļaut atsevišķas nodarbības. Tā kā šis automātiskās vadības grafiks ģenerēs rēķinus, kas parādīsies nākotnē, izvēlieties opciju iekļaut nodarbību statusus “Visas” (nodarbības tiks atzīmētas kā apmeklētas tikai pēc to norises).
Izlaist, ja kopsumma ir nulle : Izvēlieties šo opciju, lai nodrošinātu, ka netiek izveidotas nodarbības ar rēķina kopsummu 0.
Rēķina statuss : ja vēlaties pārskatīt rēķinus pirms to nosūtīšanas klientiem, iestatiet statusu uz “Saglabāts”. Ja jums tie nav jāpārskata, varat izvēlēties opciju “Apstiprināts”.
Sūtīt rēķinus pa e-pastu : šī opcija parādīsies, ja atlasīsiet opciju “Apstiprināts”. Atzīmējiet izvēles rūtiņu, ja vēlaties nosūtīt rēķinus klientiem pa e-pastu, tiklīdz tie ir izveidoti.
PIEZĪME. Ja Teachworks pievienojat vēl klientus, atcerieties atgriezties un pievienot tos grafikam.
3. solis: Pārskatiet grafiku
Kad esat izveidojis rēķinu automātiskās izrakstīšanas grafiku, varat skatīt datumus, kuros tiks ģenerēti un nosūtīti rēķini. Lai to izdarītu, veiciet tālāk norādītās darbības.
Noklikšķiniet uz “Norēķini” un pēc tam noklikšķiniet uz “Rēķinu automātiskās izrakstīšanas grafiki”.
Noklikšķiniet uz ikonas “Skatīt” blakus grafikam, kuru vēlaties pārskatīt.
Tiks parādīta lapa, kurā redzams jūsu iestatījumu kopsavilkums, kā arī šāda informācija:
Rēķina datums : datums, kas tiks rādīts rēķinā.
Izveides datums : datums, kurā tiks ģenerēti rēķini.
Rēķina periods : datumu diapazons, kas tiks izmantots, lai nodarbības no kalendāra iekļautu katrā rēķinā.
Statuss : Kad rēķini ir izveidoti, statuss tiks atjaunināts uz “Pabeigts”.