Pakkemetoden lar deg fakturere en klient for et bestemt antall timer eller leksjoner før timene er planlagt. Ettersom timene planlegges med klienten, reduseres pakkesaldoen deres. Når du bruker pakkemetoden, må fakturering genereres per pakke og ikke per leksjon.
Fakturering for individuelle leksjoner lar deg planlegge og fakturere klienten din for disse leksjonene. Når du fakturerer per leksjon, vil fakturaen generere en liste over alle leksjonene som er planlagt for studenten innenfor den valgte tidsperioden.
Når du bestemmer deg for å fakturere enten per pakke eller individuelle leksjoner, er det viktig å forstå dine faktureringspreferanser. For å generere en pakkesaldo på studentens profil og pakkesaldotabellen som skal brukes over tid, kan du velge mellom to pakkeinnstillinger:
Opprett pakkesaldoer etter at fakturaen for pakken er fakturert og godkjent.
Opprett pakkesaldoer etter at fakturaen er betalt.
Hvis perioden studenten kan bruke pakkesaldoen er udefinert, kan det være enklere å velge pakkefakturering, ettersom de kan kjøpes og brukes over en ubestemt tidsperiode.
Hvis du foretrekker å fakturere på slutten av måneden, kan fakturering per time fungere bedre, ettersom en liste over alle timene for den perioden vil bli inkludert på fakturaen som genereres på slutten av måneden.
Bruk av begge metodene
Hvis en pakke opprettes og det finnes individuelle leksjoner som bruker samme tjeneste som pakken, vil disse leksjonene automatisk bli inkludert i pakkesaldoen. Dette kan føre til utilsiktet bruk av pakkekreditter og forstyrre den tiltenkte sporingen av leksjonsavgifter.
For å ekskludere bestemte leksjoner fra en pakkesaldo etter at den har oppstått, følg disse trinnene:
Arkiver pakken: Identifiser pakken som inneholder uønskede leksjoner i saldoen.
Angi en relevant arkiveringsdato: Når du arkiverer pakken , sett arkiveringsdatoen til en dag før pakkens fakturadato eller før datoen for eventuelle leksjoner du ikke vil inkludere. Dette sikrer at leksjoner som finner sted på eller etter denne datoen, ekskluderes fra pakkesaldoen.
Hvis du fakturerer kundene dine for pakker, men noen ganger har individuelle leksjoner utenfor en pakke, kan du bruke funksjonen Kostnadsoverstyring for å overstyre kundens faktureringsmetode når du planlegger leksjonen.
Beste praksis for å forhindre utilsiktede inkluderinger
For å unngå disse problemene i fremtiden, bør du vurdere å opprette separate tjenester for pakker og individuelle leksjoner. Ved å gjøre dette kan du tydelig skille mellom leksjonene under hver kategori, og sikre at bare de tiltenkte tjenestene telles med i pakkesaldoene.