Følgende er en oversikt over posttypene som synkroniseres fra Teachworks til QuickBooks:
Kunder
Nye poster – Hvis en post ikke er synkronisert med QuickBooks, vil Teachworks søke i QuickBooks-kontoen din etter en eksisterende kunde med samme fornavn og etternavn. Hvis en samsvarende post blir funnet, vil den bli oppdatert med kontaktinformasjonen i Teachworks-kontoen din. Ellers vil en ny kunde bli opprettet.
Oppdatering av poster – Hvis en post allerede er synkronisert med QuickBooks, vil den bli oppdatert med eventuelle endringer som gjøres i kundens profil i Teachworks.
MERK: Å endre statusen til en kunde i Teachworks til Inaktiv vil ikke endre statusen til kunden i QBO.
Sletting – Hvis en kunde som har blitt synkronisert med QuickBooks senere slettes i Teachworks, vil den oppføringen bli satt til inaktiv i QuickBooks.
Navn må inneholde minst ett tegn og kan ikke inneholde tabulatorer, linjeskift eller ':'
Teachworks synkroniserer alle kunder med statusen «Aktiv» eller kunder med en annen status enn «Aktiv» hvis kunden har usynkroniserte fakturaer.
MERK: Hvis du kobler flere Teachworks-kontoer til én QuickBooks Online-konto, er logikken og reglene som brukes for synkronisering av poster annerledes enn om du synkroniserte til én Teachwork. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se denne artikkelen: Synkronisere flere Teachworks-kontoer til én QuickBooks-konto .
Tjenester
Tjenester legges til QuickBooks-kontoen din som tjenestevarer.
Nye poster – Hvis en post ikke er synkronisert med QuickBooks, vil Teachworks først sjekke om det finnes et element i QuickBooks med samme navn, og oppdatere dette hvis det blir funnet et. Ellers opprettes et nytt tjenesteelement i QuickBooks.
Oppdatering av poster – Hvis en post allerede er synkronisert med QuickBooks, vil eventuelle endringer av navnet i Teachworks bli oppdatert i QuickBooks.
Sletting – Tjenester som slettes i Teachworks slettes ikke i QuickBooks. Hvis du vil slette dem i QuickBooks, må du gjøre dette manuelt.
Tjenestetitler må være på 100 tegn eller færre, må inneholde minst ett tegn og kan ikke inneholde tabulatorer, linjeskift eller ':'
Leksjoner som er inkludert på fakturaer du synkroniserer med QuickBooks, er knyttet til tjenesten som er angitt for leksjonen.
Salgskontoen for tjenestene i QuickBooks er satt til salgskontoen du angir på siden Synkroniseringsinnstillinger i Teachworks.
Fakturaer
Bare fakturaer med statusen «Godkjent» eller «Betalt» synkroniseres.
Nye poster – Hvis en post ikke er synkronisert med QuickBooks, vil Teachworks først sjekke om det finnes en faktura med samme nummer i QuickBooks som ble opprettet etter fakturaen i Teachworks . Hvis en faktura blir funnet, vil den oppdatere posten med fakturadetaljene i QuickBooks. Hvis ingen faktura har samme nummer, opprettes en ny faktura.
MERK: Angi fakturanumrene i Teachworks slik at de starter med nummeret etter den siste fakturaen du opprettet i QuickBooks.
Oppdatere poster – Hvis en faktura endres i Teachworks, vil den tilhørende fakturaen i QuickBooks bli oppdatert med endringene etter synkronisering.
Slettede og annullerte fakturaer – Fakturaer som er slettet eller annullert i Teachworks må annulleres manuelt i QuickBooks.
Viktige merknader om merverdiavgift på fakturaer:
Kreditnotater
Reglene for fakturaer som er oppført ovenfor gjelder også for kreditnotaer.
Kreditnotaer opprettes i QuickBooks som kreditnotaer.
Kreditnotaer som er tildelt fakturaer, tildeles ikke automatisk når de synkroniseres med QuickBooks – tildeling må gjøres i QuickBooks.
Betalinger
En ny betaling opprettet i Teachworks vil opprette en ny betaling i QuickBooks med samsvarende detaljer.
Betalinger blir ikke allokert til fakturaer når de synkroniseres med QuickBooks – allokering må gjøres i QuickBooks.
Betalinger som slettes i Teachworks etter å ha blitt synkronisert med QuickBooks, må slettes manuelt i QuickBooks.