I Teachworks består faktura- og kreditnotanumre av to forskjellige deler:
Et prefiks
Et fakturanummer
Del 1 - Prefikset
Et fakturaprefiks er en kort sekvens med bokstaver eller tall som legges til i begynnelsen av fakturanumrene dine.
Hvis du for eksempel bruker standardprefikset «INV-», får du fakturanumre som INV-1001. Standardprefikset for kreditnotaer er på samme måte «CN-». Følg trinnene nedenfor for å tilpasse disse prefiksene:
Klikk på «Konto» og deretter på «Kontoinnstillinger».
Bytt til fanen «Finans og drift».
Bla ned til delen «Fakturanummerering og -identifikasjon».
Angi prefikset du vil bruke i feltene «Fakturaprefiks» og «Kreditnotaprefiks».
Send inn skjemaet for å lagre endringene.
Hvis du ikke ønsker å ha et fakturaprefiks, er det mulig å bare bruke tall ved å la feltet «Fakturaprefiks» stå tomt. Vi anbefaler imidlertid generelt å bruke et prefiks for kreditnotaene dine som et minimum, da dette vil gjøre det enklere å skille mellom fakturaene og kreditnotaene i tabellen «Fakturaer».
Prefikset gjengis når du ser på en faktura, det lagres ikke sammen med fakturaposten. Dette betyr at hvis du genererer noen fakturaer og prefikset er satt til "FAKTURA-", og du senere endrer prefikset til "FAKTURA", vil det gjeldende prefikset "FAKTURA" legges til i begynnelsen av nummeret neste gang du ser på fakturaene, inkludert de som ble opprettet før endringen.
MERK: Selskaper som har lange faktura- eller kreditnotaprefikser (dvs. 8 tegn eller mer) vil ha prefikset skjult som standard på fakturaskjemaene, slik at fakturanummeret vil være synlig. Du kan holde musepekeren over prefiksdelen for å se prefikset.
Del 2 – Fakturanummer
Fakturanumre er en unik numerisk verdi som tilordnes hver faktura eller kreditnota du oppretter.
Når du oppretter fakturaer eller kreditnotaer, vil fakturanumrene øke automatisk. Du kan imidlertid også angi en høyere verdi for fakturanumrene under opprettelsen av en faktura ved å bruke feltet «Nummer» i skjemaet «Opprett faktura».
Fakturanumre er høyrejustert til 4 sifre, så en faktura med tallet «1» vil vises som «0001». En faktura med tallet «25» vil vises som «0025». Hvis fakturanummeret er likt eller større enn 4 sifre, vil ingen innledende nuller bli lagt til.