Etter at du har koblet deg til QuickBooks, må du gjøre noen valg som bestemmer hvilke kontoer som brukes til å registrere ulike typer transaksjoner. Du kan følge trinnene nedenfor for å velge dette:
Klikk på «Konto» og deretter på «Integrasjoner og tillegg».
Klikk på «Innstillinger» under QuickBooks-integrasjonen.
I feltet «Salgskonto» velger du salgskontoen du vil registrere fakturasalget til. Et typisk valg ville være «Salg» eller «Tjenester».
Sett veksleknappen «Hopp over oppdatering av salgskonto for tjenester» til «På» hvis du har angitt en annen salgskonto for tjenestene dine i QuickBooks. Dette vil holde disse postene uendret når du oppdaterer tjenester i Teachworks.
I feltet «Rabattkonto» velger du kontoen du vil at rabatter skal registreres på. Du kan opprette en konto kalt «Rabatter» i QuickBooks-kontoen din hvis den ikke allerede finnes. Hvis du ikke foretar et valg, registreres rabatter på valget ditt fra feltet «Salgskonto».
Velg «Mva-koden» som skal brukes for merverdiavgiften på alle fakturaene dine. Du må opprette minst én merverdiavgiftskonto før du foretar dette valget.
I «Innskuddskonto» velger du kontoen som betalingene skal settes inn på. Hvis dette feltet står tomt, registreres innskudd på QuickBooks-kontoen «Uinnsatte midler».
Feltet «Startdato» lar deg bare synkronisere fakturaer, kreditnotaer og betalinger fra og med den angitte datoen. Dette er nyttig hvis fakturaer som er i Teachworks-kontoen din allerede er lagt inn manuelt i QuickBooks. Når du angir en startdato, vil programvaren bare synkronisere inaktive kunder til QuickBooks hvis disse kundene har fakturaer eller betalinger etter startdatoen.
Som standard synkroniseres kunder med fakturaer eller betalinger med QuickBooks. Du kan imidlertid slå «Synkroniser alle aktive kunder» på «På» hvis du vil synkronisere aktive kunder selv om de ikke har noen fakturaer eller betalinger i Teachworks:
Fakturabetalingsalternativer: Velg dette alternativet hvis du sender fakturaer til kundene dine direkte fra Quickbooks og samler inn online betalinger ved hjelp av Quickbooks online betalingsfunksjon. Du finner mer informasjon om Quickbooks online betalinger her: Quickbooks-betalinger
Hvis du ikke vil synkronisere betalinger, setter du veksleknappen for «Ekskluder betalinger» til «På».
Hvis du også ønsker å synkronisere beskrivelsen som er inkludert i Teachworks-fakturaene dine, setter du veksleknappen for «Fakturainstruksjoner» til «På».
Hvis du vil synkronisere fakturaene dine sist, merker du av i boksen «Aktiver» under delen «Synkroniser fakturaer sist». Denne innstillingen er nyttig hvis du har aktivert innstillingen «Anvend kreditter automatisk» i QuickBooks, siden den krever at fakturaer synkroniseres etter betalinger og kreditnotaer.
MERK: Teachworks vil også se etter en «Rabatt»-vare i kontoen din og bruke denne til rabatter på fakturaer. Ellers opprettes en vare med dette navnet og knyttes til «Rabattkonto» som nevnt ovenfor. Hvis du har en kategorikonto med navnet «Rabatt», opprettes en vare med navnet «Rabatt*» for å unngå konflikt med kategorien. Du kan gi denne nytt navn om nødvendig etter at den er synkronisert.
MERK: Hvis du ikke velger en skattekonto i trinn 6, vil fakturaer med merverdiavgift bli synkronisert uten merverdiavgiften.
Globale brukere : Hvis du bruker den globale versjonen av QuickBooks (dvs. alle ikke-amerikanske brukere), må du legge til en merverdiavgiftssats i QuickBooks og deretter velge den i feltet «Mva-kode» i Teachworks for å synkronisere fakturaer med merverdiavgift.
MERK: Når du bruker innstillingen «Synkroniser fakturaer sist», er det nødvendig at du bare synkroniserer med QuickBooks Online etter at betalingene er behandlet. Hvis du skulle opprette fakturaer, synkronisere postene dine og deretter synkronisere betalingene dine på et senere tidspunkt, ville fakturaene allerede finnes, og derfor ville ikke automatisk allokering gjelde.
Når du har fullført trinnene ovenfor, er du klar til å synkronisere Teachworks-kontoen din med QuickBooks.