Det finnes noen forskjellige metoder du kan bruke for å sende en faktura til kundene dine via e-post i Teachworks. Det er noen regler som gjelder for hver av disse metodene:
Fakturastatusen må enten være «Godkjent» eller «Betalt» for at den skal kunne sendes. Fakturaer med status «Lagret» vil ikke bli sendt.
Kunden som er oppført på fakturaen må ha en gyldig e-postadresse oppført på profilen sin.
Metode 1 – Sende en faktura når den er opprettet
Hvis du vil sende én enkelt faktura mens du oppretter fakturaen, kan du klikke i boksen «Send faktura på e-post» og deretter klikke på «Godkjenn»-knappen.
Metode 2 – Sende en «lagret» faktura
Hvis du har opprettet en faktura med statusen «Lagret» uten å godkjenne den, kan du sende fakturaen til kunden på e-post ved å bruke ett av disse alternativene:
Rediger fakturaen og klikk på avmerkingsboksen «Send faktura på e-post», og klikk deretter på «Godkjenn»-knappen.
Filtrer Fakturatabellen for å vise fakturaer av typen «Venter på godkjenning», og bruk deretter avmerkingsboksene på venstre side av Fakturatabellen for å velge fakturaene du vil godkjenne og sende på e-post. I menyen som vises øverst i tabellen, velg alternativet «Godkjenn og send», og klikk deretter på «Send».
Metode 3 – Sende en «Godkjent» faktura
Hvis du allerede har godkjent en faktura og ønsker å sende eller sende den på nytt til kunden din, kan du følge trinnene nedenfor:
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Fakturaer».
Klikk på «Vis»-ikonet for å se fakturaen du ønsker å sende.
Klikk på «E-post»-knappen øverst på fakturaen.
Et vindu åpnes der du kan redigere mottaker, emne og melding.
Klikk på «Send»-knappen for å sende e-posten.
Metode 4 – Sende flere fakturaer
Du kan sende én eller flere fakturaer samtidig ved å følge trinnene nedenfor:
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Fakturaer».
Bruk avmerkingsboksene på venstre side for å velge fakturaene du vil sende.
En meny vises øverst i Fakturatabellen. Bruk denne til å velge e-postmalen du ønsker å bruke.
Klikk på «Send»-knappen for å sende faktura-e-post til de valgte kundene.