Teachworks støtter en rekke forskjellige faktureringsmetoder . Denne artikkelen vil gå mer i detalj om vår pakkefaktureringsmetode.
Når du skal bruke pakkefakturering
Du bruker vanligvis denne faktureringsmetoden hvis du ønsker å fakturere kundene dine på forhånd for en pakke med leksjoner eller timer som de kan bruke over en ubestemt tidsperiode.
Slik fungerer pakkefakturering
Med pakkefaktureringsmetoden forhåndsbetaler klienter for et bestemt antall leksjoner eller timer for en angitt tjeneste. Etter hvert som leksjoner planlegges og fullføres, sporer og reduserer systemet automatisk denne forhåndsbetalte saldoen.
Livssyklusen til en pakkesaldo
Kjøp: Klienten faktureres for en spesifikk pakke (f.eks. 10 timer med matteundervisning ). Når disse timene er generert, legges de til i tabellen Pakkesaldoer.
Planlegging: Undervisningen er planlagt i kalenderen under den tilhørende tjenesten.
Fradrag: En klients pakkesaldo er det totale antallet leksjoner eller timer de har kjøpt av en bestemt tjenestetype minus leksjonene som har vært «Planlagt» eller «Deltatt» med samme tjenestetype som pakken. Når en leksjonsstatus oppdateres til Deltatt, reduseres klientens pakkesaldo automatisk.
Hvorfor pakkekurs vises som $0,00 i kalenderen
Et vanlig forvirringspunkt er hvorfor pakkekurs viser en kostnad på $0,00 i kalenderen.
Forhindrer dobbeltfakturering: Fordi klienten allerede har betalt for timene på forhånd under pakkekjøpet, nullstiller Teachworks den individuelle leksjonskostnaden. Hvis leksjonen fortsatt hadde en prislapp, ville du ha belastet klienten en gang til.
MERK: Pakker er helt avhengige av matchende tjenester. Hvis for eksempel en klient har en pakkesaldo for matteundervisning, men du planlegger en time under naturfagundervisning, vil ikke systemet trekke fra saldoen deres.
Hvordan klienter blir belastet
Kundene dine blir belastet for en pakke når du genererer en pakkefaktura ved å bruke alternativet «Legg til pakke». Dette vil legge til en pakke på fakturaen.
Det er viktig å være spesielt oppmerksom på tjenesten du velger på fakturaen, da denne tjenesten må være i samsvar med tjenesten du velger når du planlegger timer for studenten.
MERK: Hvis du trenger mer informasjon om generering av pakkefakturaer, kan du se følgende veiledning: Opprette pakker .
Når du bruker pakkefaktureringsmetoden, anbefales det vanligvis at du setter «Faktureringsmetode» på pakkestudentenes profiler til «Pakke».
Dette vil automatisk sette kostnaden for timene deres til null (siden du allerede har fakturert dem for pakken med timer/timer). Ved å sette kostnaden til null sikrer du at klienten ikke blir dobbeltfakturert ved et uhell.
Pakkeinnstillinger
Det finnes flere innstillinger du kan tilpasse for pakker i Teachworks. Du kan justere følgende innstillinger:
Pakkeenheter – Spor pakker etter leksjon eller time.
Tell «tapte» leksjoner som brukte – Velg å telle leksjoner merket som «tapte» som brukte pakkeleksjoner.
Spor pakker etter – Pakker kan spores etter elev eller familie.
Pakker tilgjengelig når faktura er – Du kan velge å gjøre pakker tilgjengelige når en faktura med en pakke enten er godkjent eller betalt.
Du kan tilpasse innstillingene ovenfor ved å følge trinnene nedenfor:
Klikk på «Konto» og deretter på «Kontoinnstillinger».
Klikk på fanen «Finans og drift».
Bla ned til delen «Pakkeinnstillinger».
Opprette tjenester for pakker
Hvis du har tjenester i tjenestelisten din som brukes for både pakker og individuelle leksjoner, er det vanligvis best å opprette en egen tjeneste som skal brukes spesifikt for pakker.
Hvis du for eksempel har en tjeneste som heter «Engelskundervisning» som brukes for både pakker og individuelle leksjoner, bør du opprette en egen tjeneste som heter «Engelskundervisning - Pakke» som skal brukes spesifikt for pakker.
Arbeidsflyten for pakkefaktureringsmetoden
Hvis du vil bruke pakkefaktureringsmetoden, kan du bruke arbeidsflyten nedenfor for å konfigurere den:
Start med å tilpasse delen «Pakkeinnstillinger» på siden «Kontoinnstillinger» slik at den oppfyller dine behov.
Deretter setter du feltet «Faktureringsmetode» på studentens profil til «Pakke».
Opprett en faktura for klienten og bruk alternativet «Legg til pakke» i linjepostdelen av fakturaen og klikk på «Gå»-knappen.
Velg detaljene for pakken, inkludert tjenesten, antall og enhetspris for pakken.
Godkjenn fakturaen. Avhengig av innstillingene dine, kan det også hende at fakturaen må betales før pakken er tilgjengelig for klienten.
Planlegg timer for eleven. Når du velger elevens navn i feltet «Elev» på skjemaet «Legg til time», oppdateres tjenestelisten for å vise eventuelle pakketimer som er tilgjengelige for eleven. Velg tjenesten som samsvarer med pakketjenesten, og planlegg timen.
MERK: Hvis du brukte pakkefakturering med annen programvare, kan du sette opp startsaldoer for pakker for kundene dine ved å følge disse trinnene: Sette opp startsaldoer for pakker.
Vise pakkesaldoer
Du kan se kundenes pakkesaldoer ved å følge trinnene nedenfor:
Klikk på «Fakturering».
Klikk på «Pakkesaldoer».
Fakturering av kunder for pakker og individuelle leksjoner
Hvis du har elever som primært faktureres ved hjelp av pakkefaktureringsmetoden, men som også kan ha undervisning som ikke er en del av en pakke, bør du fortsatt sette elevens faktureringsmetode til «Pakke».
Når du planlegger individuelle leksjoner som ikke er en del av en pakke for studenten, kan du bruke funksjonen Kostnadsoverstyring . Dette lar deg tilordne en kostnad til leksjonen(e) når du trenger å fakturere klienten for en individuell leksjon.
For å kunne spore pakkesaldoer nøyaktig og sikre at timene som faktureres individuelt ikke trekkes fra kundenes pakker, må du bruke separate tjenester, som beskrevet ovenfor.
For eksempel kan du opprette tjenester med navnene «Engelskundervisning» og «Engelskundervisning – pakke». Når du planlegger at en leksjon skal faktureres individuelt, velger du ganske enkelt tjenesten «Engelskundervisning» og klikker på alternativet «Overstyr faktureringsmetode», og deretter velger du riktig faktureringsmetode.
Arkivering av pakker
Arkivering etablerer en beregningsfrist for en klients pakke. Den isolerer aktiv pakkebruk fra tidligere leksjonshistorikk under samme tjenestetype.
Hvorfor bruke arkivering?
Beregningskontroll: Den ekskluderer leksjoner planlagt på og før den valgte arkivdatoen fra gjeldende pakkesaldoberegninger. Dette er viktig når en klient går over fra timefakturering til pakkefakturering, slik at tidligere leksjoner ikke tapper den nye forhåndsbetalte saldoen med tilbakevirkende kraft.
Opprydding av dashbord: Fjerner eldre aktivitet fra før pakker fra den aktive
MERKNADER
Arkivering sletter ikke leksjoner
Den fjerner ikke historiske data
Det påvirker bare hva som er inkludert i beregningene av pakkesaldoen
Den kan brukes til å forbedre klarheten, men dens primære funksjon er å kontrollere beregningsgrenser
For trinnvise instruksjoner om hvordan du bruker en frist på en klients profil, se veiledningen vår: Arkiver pakker .
Videre lesing
Nedenfor finner du flere artikler som inneholder pakkerelatert informasjon som kan være nyttig for deg:
Trenger du mer hjelp? Se denne videoen om hvordan du lager pakker for kundene dine.
Fortsatt usikker på hvilken faktureringsmetode du skal velge for din undervisningsvirksomhet? Se vår jukselapp: Faktureringsmetoder og jukselapp fra Teachworks