Når du fakturerer kunder på forhånd, vil ytterligere kalenderendringer, som å endre en leksjons varighet, kostnad eller slette den helt, føre til et avvik mellom timeplanen din og det som allerede er fakturert. For å varsle deg om dette avviket viser Teachworks automatisk et rødt flagg-ikon ved siden av fakturanummeret i Fakturatabellen.
Vise endringene
Når du ser på en flagget faktura, vil du se tagger som indikerer leksjoner som er endret eller slettet. Du vil også se en tagg over fakturafeltet «Totalt» som indikerer endringen i fakturasummen og hvordan den skal regnskapsføres.
Regnskap for endringene
Det finnes to forskjellige typer endringer som kan gjøres avhengig av fakturaens status:
Faktura ikke betalt ennå : Hvis fakturaen ikke er betalt ennå og er «Godkjent», blir du bedt om å oppdatere fakturaen for å bruke gjeldende leksjonsdetaljer og kostnader. Du kan klikke på lenken i taggen, som åpner skjemaet «Rediger faktura» og oppdaterer leksjonene.
Faktura allerede betalt : Hvis fakturastatusen er «Betalt» og fakturasummen har sunket , blir du bedt om å utstede en kreditnota. Ved å klikke på lenken på taggen åpnes skjemaet for å opprette en kreditnota, og det legges automatisk til en linjepost i kreditnotaen for riktig beløp.
Hvis fakturabeløpet har økt , vil du bli bedt om å opprette en ny faktura for tilleggskostnaden. Lenken i taggen åpner skjemaet «Opprett faktura» med en linjepost for den nødvendige justeringen.
MERK: Det er best å behandle flaggede fakturaer én gang på slutten av en faktureringsperiode, slik at alle endringer kan håndteres samtidig før fakturaen settes til å skjule flagg. Hvis du justerer en flagget faktura og skjuler flaggene før slutten av faktureringsperioden, og andre leksjoner på fakturaen deretter endres i kalenderen, vil ikke fakturaen bli flagget for disse endringene fordi du allerede har skjult flagg for den fakturaen.
Skjule flagg
Flagg kan skjules enten ved å følge instruksjonene for «Betalte» fakturaer, eller ved å skjule flagg manuelt. De to metodene for å skjule flagg er:
Hvis en faktura som er «betalt» er markert og du klikker på lenken i meldingen «Utsted kreditt og skjul flagg» eller «Opprett faktura og skjul flagg» (se bildet nedenfor), vil flaggene bli skjult fra fakturaen fremover.
Hvis en faktura er flagget, bruk menyen «Fakturaalternativer» på fakturaen for å manuelt bruke alternativet «Skjul flagg» (se bildet nedenfor). Da vil flaggene være skjult fra fakturaen fra nå av.
Vise skjulte flagg
Når du ser på fakturatabellen, kan du se et grått flaggikon ved siden av fakturanummeret for fakturaer som har skjulte fakturaflagg:
Hvis du vil vise flagg som har blitt «skjult», kan du følge trinnene nedenfor:
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Fakturaer».
Klikk på «Vis»-ikonet ved siden av fakturaen du vil vise flaggene på.
Klikk på menyen «Fakturaalternativer» og klikk på «Vis flagg».
