Refusjon av hele eller deler av en tildelt betaling
For å opprettholde et skikkelig regnskapsrevisjonsspor, må du ikke endre eller slette den opprinnelige fakturaen eller betalingen når du utsteder en refusjon for en tildelt betaling. Behold de opprinnelige registreringene uendret og bruk følgende totrinns arbeidsflyt:
Utsted en kreditnota: Opprett en kreditnota tilsvarende det spesifikke beløpet du har tenkt å refundere.
Refusjon av kreditnota: Registrer refusjonen mot kreditnotaen for å balansere klientens konto.
Trinn 1 – Opprette kreditnotaen
Prosessen for å opprette en kreditnota er identisk for både full og delvis refusjon.
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Utsted kreditnota».
Velg klienten i feltet «Kunde».
Velg linjeelementtype basert på refusjonsårsaken:
For leksjoner eller generell kreditt: Bruk alternativet «Legg til kostnad», skriv inn kredittbeløpet og skriv inn refusjonsårsaken i beskrivelsesfeltet.
For pakker: Bruk alternativet «Legg til gebyr» for å redusere det utestående beløpet uten å endre klientens forhåndsbetalte pakketimer. Bruk alternativet «Legg til pakke» hvis du eksplisitt ønsker å redusere det faktiske antallet timer som er igjen i klientens pakkesaldo i tillegg til den økonomiske refusjonen.
Trinn 2 – Refusjon av kreditnotaen
Når kreditnotaen er opprettet, må du refundere kreditnotaen. Dette kan gjøres ved å følge trinnene nedenfor:
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Fakturaer».
Skriv inn kreditnotanummeret i «Søk»-feltet og trykk Enter.
Klikk på «Vis»-knappen for å se kreditnotaen.
Bla ned til skjemaet «Utsted refusjon» nederst på kreditnotaen.
Skriv inn refusjonsdetaljene og klikk på knappen «Registrer refusjon».
Fjerne allokering og refusjon av en betaling
I tilfeller der en faktura ble opprettet ved en feiltakelse, eller du refunderer en allokert betaling, men fakturaen fortsatt må betales i fremtiden, bør du oppheve allokeringen av betalingen, registrere en refusjon (og annullere fakturaen hvis fakturaen ikke skal betales i fremtiden).
Trinn 1 – Oppheve allokering av betalingen
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Fakturaer».
Se fakturaen du skal refundere og annullere ved å klikke på «Vis»-ikonet.
Fjern allokeringen av fakturaen ved å klikke på «X»-ikonet ved siden av betalingen(e) på fakturaen.
Trinn 2 – Refusjon av betalingen
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Betalinger».
Se betalingen(e) du må refundere ved å klikke på «Vis»-ikonet.
Klikk på «Mer» øverst til høyre og velg alternativet «Refusjon».
MERK: Alternativet «Refusjon» vil kun være tilgjengelig etter at betalingen er fjernet fra fakturaen.
Trinn 3 – Annullering av fakturaen
Hvis fakturaen ikke trenger å betales i fremtiden, kan du annullere fakturaen ved å følge disse trinnene:
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Fakturaer».
Se fakturaen du må refundere ved å klikke på «Vis»-ikonet.
Klikk på «Fakturaalternativer» og velg «Annullér».