Med tillegget Faktura Autopilot kan du sette opp en tidsplan som genererer fakturaer automatisk.
Aktivering av tillegget Faktura Autopilot
Klikk på «Konto» og deretter på «Integrasjoner og tillegg».
Bruk «Søk»-feltet øverst til å skrive inn «Fakturaautopilot».
Sett bryteren til «På» for å aktivere tillegget.
Opprette en faktura-autopilotplan
Du kan følge trinnene nedenfor for å opprette en faktura-autopilotplan:
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Legg til fakturaplan».
Fullfør trinnene «Tidsplaninnstillinger» og «Fakturainnstillinger» ved å bruke detaljene nedenfor.
Send inn skjemaet for å lagre endringene.
Som nevnt i trinn 2 ovenfor, er det to trinn involvert når du setter opp en ny
Faktura Autopilot-plan:
Trinn 1: Planleggingsinnstillinger
Dette trinnet lar deg tilpasse når og hvor ofte fakturaer genereres. Du kan tilpasse følgende innstillinger:
Tittel – Skriv inn en tittel som hjelper deg med å identifisere timeplanen i tilfelle du trenger å gjøre endringer.
Start/Slutt – Angi start- og sluttdatoer for tidsperioden fakturaene skal genereres. Startdatoen vil være begynnelsen av den første fakturaperioden, og sluttdatoen skal inkludere slutten av fakturaperioden for de aller siste fakturaene du vil generere med tidsplanen.
Frekvens – Velg hvor ofte planen skal generere fakturaer. Du kan gjenta daglig, ukentlig, månedlig pluss flere varianter for hver av disse periodene.
Tidspunkt – Du kan velge å generere fakturaene i begynnelsen av hver fakturaperiode hvis du fakturerer klienter på forhånd, eller på slutten av hver periode hvis du fakturerer klienter etter at de har fått timene sine.
Motregning – Du kan velge å generere fakturaer et antall dager før eller etter fakturadatoen:
Angi fakturadato til – Dette alternativet vises hvis «Offset» ikke er satt til null. Du har to valg for å angi fakturadatoen:
Opprettelsesdato – Bruk denne hvis du vil angi fakturadatoen til datoen da fakturaen genereres og opprettes.
Periodedato – Dette angir fakturadatoen som periodens startdato hvis fakturaen genereres i begynnelsen av perioden, og periodens slutt hvis den opprettes på slutten av perioden.
Trinn 2: Fakturainnstillinger
Dette trinnet er veldig likt det å opprette en faktisk faktura, men det er viktig å huske på at du ikke oppretter en faktura, du velger innstillinger, og disse innstillingene vil bli brukt til å generere fakturaer automatisk i fremtiden. Det er et par ting du bør huske på:
Forskyvning av forfallsdato – Du kan angi forfallsdatoen i forhold til fakturadatoen.
Fakturanummer – Fakturanumre angis automatisk, basert på forrige fakturanummer.
Inkludert leksjoner – For å legge til leksjoner som er planlagt i fakturaperioden, merk av i boksen «Inkluder leksjoner».
Inkluder ufakturerte leksjoner fra forrige periode – Hvis du legger til leksjoner i kalenderen din etter at en faktura er generert, aktiverer du denne innstillingen slik at neste faktura henter de nye leksjonene fra forrige fakturaperiode.
Fakturainstruksjoner – Instruksjonsfeltet oppdateres ikke hvis du oppdaterer feltet «Standard fakturainstruksjoner» på siden Kontoinnstillinger. Dette feltet er unikt for fakturautopiloten og må oppdateres manuelt hvis du vil endre dem.
Hopp over hvis totalt null – Hvis du bare inkluderer undervisning på fakturaen, er det lurt å merke av i boksen for å hoppe over blanke fakturaer i tilfelle en klient ikke har noen undervisning for noen av fakturaperiodene.
Status – Hvis du vil gjennomgå fakturaer før de er tilgjengelige for kunder, kan du sette statusen til «Lagret». Etter gjennomgang kan du endre statusen til «Godkjent».
Send faktura-e-post – Hvis du setter statusen til «Godkjent», kan du få fakturaene sendt umiddelbart ved å merke av i denne boksen.
Det er viktig å merke seg at leksjoner som er planlagt etter en timeplankjøring ikke registreres automatisk. Hvis for eksempel leksjoner fra tidligere dager legges til senere i en daglig timeplan, må disse faktureres manuelt.
MERK: For at innstillingen «Inkluder ufakturerte leksjoner fra forrige periode» skal vises i skjemaet Fakturainnstillinger, kreves følgende betingelser:
Innstillingen «Fakturaer gjentas» må settes til enten «Ukentlig» eller «Månedlig»
«Tidspunktet» er satt til «Begynnelsen» av fakturaperioden.
I fakturainnstillingene må du merke av i boksen «Inkluder leksjoner».
Trinn 3: Bekreftelse av fakturadatoer
Etter at du har konfigurert innstillingene for tidsplan og faktura, bør du bekrefte datoene fakturaene skal opprettes på. Dette vil sikre at fakturaene genereres på datoene bedriften din forventer.
Du kan se fakturadatoene ved å se på fakturaautopilotens tidsplan og bla ned til delen «Kommende fakturadatoer».
Fakturagenerering
Koden for behandling av faktura-autopilotplaner kjøres hver 6. time. Vanligvis genereres fakturaer i løpet av de første seks timene av dagen, avhengig av tidssonen din.
Hvis du vil generere fakturaer etter at en dag er fullført, bør du sette «Offset» til 1 dag etter fakturadatoen i «Planinnstillinger». Dette vil føre til at fakturaen for forrige dag genereres i løpet av de første 6 timene av den påfølgende dagen.
Vise planlagte fakturaer
Hvis du vil se datoene fakturaene er planlagt opprettet på, kan du klikke på «Vis»-ikonet ved siden av planen du opprettet i tabellen «Fakturaplaner» og se delen «Kommende fakturadatoer». Du kan bruke denne delen til å bekrefte at de planlagte fakturadatoene samsvarer med datoene du hadde til hensikt.
Du kan også se fakturaer som allerede er generert av Faktura-autopiloten i Fakturatabellen ved å se på fakturaen. Den vil vise navnet på Faktura-autopilot-planen som opprettet den.
Legge til kunder i en tidsplan
Du kan legge til flere kunder i en timeplan ved å følge trinnene nedenfor:
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Faktura Autopilot-planer».
Klikk på knappen «Fakturainnstillinger» i timeplanen du vil legge til kunder i.
I feltet «Kunder» legger du til kundene
Send inn skjemaet for å lagre endringene.
Du kan også legge til kunder i en fakturaplan direkte fra Teachworks-profilen deres. Du kan følge trinnene nedenfor for å gjøre dette:
Klikk på «Studenter» og deretter på «Familier» eller «Studenter» (for uavhengige studenter).
Klikk på «Rediger»-knappen for å redigere profilen deres.
Klikk på fanen «Fakturering».
Bla ned til delen «Fakturering».
Klikk på feltet «Fakturaplaner for autopilot» for å velge en eksisterende plan.
Send inn skjemaet for å lagre endringene.
MERK: Hvis du endrer en kundes profilstatus til «Inaktiv» og deretter redigerer «Fakturainnstillinger» i en faktura-autopilotplan som kunden har blitt lagt til i, vil kunden automatisk bli fjernet fra faktura-autopilotplanen, og dette vil gjenspeiles i profilen deres.
Et eksempel på å opprette en faktura-autopilotplan
Nedenfor finner du et eksempel på hvordan du kan opprette en fakturaplan for autopiloten som genererer fakturaer månedlig, i begynnelsen av måneden, for kommende individuelle leksjoner.
Trinn 1: Planleggingsinnstillinger
Plantittel : Bruk en tittel som gjør det enkelt å se om du vil gjøre noen justeringer i fremtiden.
Planen begynner/slutter : Velg datoperioden du vil at denne planen skal kjøre for. Dette kan settes langt inn i fremtiden, men standardinnstillingen er et år.
Fakturaer gjentas : Månedlig, hver måned, hver første dag i måneden.
Tidspunkt : Generer fakturaer i begynnelsen av fakturaperioden (dette lar deg legge til kommende leksjoner og fakturere på forhånd)
Trinn 2: Velg fakturainnstillinger
Kunder : Legg til alle kundene du vil inkludere i timeplanen her. Hvis du vil velge alle kunder, klikker du på alternativet «Velg alle».
Forfallsdatoforskyvning : Angi etter behov.
Velg alternativet «Legg til leksjoner» : Dette lar deg inkludere individuelle leksjoner på fakturaen. Siden denne autopilotplanen vil generere fakturaer som oppstår i fremtiden, velg alternativet for å inkludere statuser for «Alle» leksjoner (leksjoner vil kun bli merket som deltatt etter at de har funnet sted).
Hopp over hvis total null : Velg dette alternativet for å sikre at leksjoner med en fakturatotal på 0 ikke opprettes.
Fakturastatus : Hvis du vil gjennomgå fakturaer før du sender dem til kundene dine, setter du statusen til «Lagret». Hvis du ikke trenger å gjennomgå dem, kan du velge alternativet «Godkjent».
Send faktura-e-post : Dette alternativet vises hvis du velger alternativet «Godkjent». Kryss av i boksen hvis du vil sende fakturaer til kundene dine på e-post så snart de er opprettet.
MERK: Hvis du legger til flere kunder i Teachworks, husk å gå tilbake og legge dem til i timeplanen.
Trinn 3: Gjennomgå planen
Når du har opprettet din fakturaplan for autopilot, kan du se datoene fakturaer genereres og sendes. Du kan følge trinnene nedenfor for å gjøre dette:
Klikk på «Fakturering» og deretter på «Faktura Autopilot-planer».
Klikk på «Vis»-ikonet ved siden av timeplanen du vil se gjennom.
Dette vil vise en side som viser et sammendrag av innstillingene dine samt følgende:
Fakturadato : Datoen som skal vises på fakturaen.
Opprettelsesdato : Datoen fakturaer genereres.
Fakturaperiode : Datoperioden som skal brukes til å hente leksjoner fra kalenderen til hver faktura.
Status : Når fakturaer er opprettet, oppdateres statusen til «Fullført».