Teachworks biedt verschillende opties voor het aanpassen van uw facturen en stelt u in staat standaardinstellingen te configureren om tijd te besparen bij het genereren van facturen. Deze instellingen kunt u aanpassen op de pagina Accountinstellingen onder het gedeelte 'Factuurinstellingen'. De volgende instellingen kunnen worden aangepast:
Startfactuurnummer - Stel het nummer in voor uw eerste factuur, zodat u verder kunt gaan met uw bestaande facturatiesysteem.
Factuurnummer verhogen - Hiermee bepaalt u hoe factuurnummers worden verhoogd. U kunt kiezen tussen 'Vanaf het hoogste nummer' of 'Vanaf de laatst aangemaakte factuur'.
Vervaldatum ten opzichte van factuurdatum - Hiermee wordt de standaard vervaldatum ten opzichte van de factuurdatum ingesteld met het geselecteerde aantal dagen. Deze instelling kan worden overschreven op het factuurformulier.
Referentie zichtbaar voor klanten - Door dit op 'Aan' te zetten, wordt het referentieveld zichtbaar voor klanten; anders is het alleen intern zichtbaar.
Factuurvoorvoegsel - De letters die aan het begin van uw factuurnummers worden toegevoegd om aan te geven dat het document een factuur is.
Creditnota-voorvoegsel - De letters die aan het begin van uw creditnota-nummer worden toegevoegd om aan te geven dat het document een creditnota is.
Factuurtitel - De inhoud van dit veld wordt bovenaan de factuur weergegeven. Indien leeggelaten, wordt er geen titel weergegeven.
Label voor omzetbelasting - Dit is het label dat voor de omzetbelastingregel wordt gebruikt. Indien dit veld leeg wordt „Omzetbelasting” gebruikt.
Factuurdatumbereik - Stel dit in op 'Weergeven' als een factuur lessen bevat en u de begin- en einddatum van het bereik bovenaan de factuur wilt weergeven. Stel dit in op 'Verbergen' als u het begin- en einddatumbereik niet wilt weergeven.
Servicekolom - Toon of verberg de servicekolom eenvoudig op facturen. Deze kolom toont de servicenaam voor lessen, pakketten en kosten.
Kolom met eenheidsprijs - Toon of verberg de kolom met de eenheidsprijs op facturen.
Kortingskolom - Stel deze optie in op "Weergeven" om de kortingskolom altijd weer te geven, zelfs als de korting nul is. Stel deze optie in op "Verbergen" als u de kortingskolom niet wilt weergeven wanneer er geen kortingen op de factuur staan.
Factuurleseenheden - U kunt de weergegeven meeteenheid voor factuurregels wijzigen tussen lesuren of uren.
Onbetaalde facturen weergeven - Als een klant onbetaalde facturen heeft, worden de drie oudste facturen onderaan weergegeven wanneer deze optie is ingeschakeld.
Schakel het vakje "Factuur per e-mail verzenden" standaard in - Schakel deze optie in om het vakje "Factuur per e-mail verzenden" standaard aan te vinken op het factuurformulier wanneer u facturen goedkeurt.
Factuurherinnering - Schakel deze optie in om een herinnering naar de klant te sturen wanneer een factuur vervalt. Zie voor meer informatie
E-mailbevestiging betaling - Schakel deze optie in om een e-mail naar de klant te sturen wanneer een factuur is betaald.
Standaard btw-tarief - Het standaard btw-percentage dat op uw facturen wordt toegepast. Dit kunt u wijzigen tijdens het aanmaken van facturen.
Standaard belastingberekening - Dit is de instelling voor hoe uw facturen standaard belasting berekenen. Opties zijn: inclusief belasting (belasting is inbegrepen in het factuurtotaal), exclusief belasting (belasting wordt toegevoegd aan het factuurtotaal) en vrijgesteld van belasting (geen belasting). Deze instelling kan worden gewijzigd tijdens het genereren van facturen.
Omzetbelasting per regelitem - Indien ingesteld op "Aan", wordt de status van een factuur automatisch ingesteld op "Betaald" wanneer deze is goedgekeurd en het factuurtotaal nul is. Indien ingesteld op "Uit", moet de factuurstatus handmatig worden ingesteld.
Stel de factuurstatus bij een totaalbedrag van nul in op 'Betaald ' - Als deze optie is ingeschakeld, wordt de status van een goedgekeurde factuur met een totaalbedrag van nul automatisch ingesteld op 'Betaald'. Als deze optie is uitgeschakeld, moet de factuurstatus handmatig worden ingesteld.
Factuurstatus in lesvenster - Gebruik deze optie om de factuurstatus van een les weer te geven in het lesvenster "Bekijken" in de kalender. U kunt kiezen uit "Niet zichtbaar", "Zichtbaar voor beheerder en personeel" of "Zichtbaar voor beheerder, personeel en docenten".
Factuurlesbeschrijving - Dit is de standaardbeschrijving voor lessen die aan facturen worden toegevoegd. Gebruik de samenvoegtags om de inhoud aan te passen. Deze vindt u in het gedeelte 'Samenvoegtags voor lesbeschrijvingen'.
Standaard factuurinstructies - Standaardinstructies of -voorwaarden die op de factuur moeten worden vermeld. Deze kunnen worden gewijzigd tijdens het genereren van facturen.
Alleen-lezen voor administratief personeel - Indien ingeschakeld, kunnen administratieve medewerkers geen wijzigingen aanbrengen in de factuurinstructies bij het aanmaken of bewerken van facturen.
Aangepast bedrijfsadres - U kunt dit veld gebruiken om aan te passen hoe uw bedrijfsadres op facturen wordt weergegeven. Als u dit veld leeg laat, wordt het adres ingesteld met uw bedrijfsnaam en adres uit het gedeelte 'Bedrijfsinformatie' op deze pagina.
LET OP: Als facturen worden gegenereerd voordat deze instelling is aangepast, beginnen de factuurnummers bij "1" en lopen ze vanaf daar verder op. Om dit op te lossen, kunt u de gegenereerde facturen bewerken en de nummering handmatig corrigeren (dit zorgt ervoor dat toekomstige facturen correct oplopen) of u kunt de facturen verwijderen en opnieuw beginnen.
LET OP: Er is ook een factuurinstelling voor 'Omzetbelasting per regelitem' beschikbaar als deze instelling voor uw account is ingeschakeld. Meer informatie over omzetbelasting per regelitem vindt u hier: Omzetbelasting per regelitem op facturen .
Volg deze stappen om deze instellingen aan te passen:
Klik op 'Account en instellingen' en vervolgens op 'Accountinstellingen'.
Scrol omlaag naar het gedeelte 'Factuurinstellingen'.
Selecteer de optie voor de instelling die u wilt wijzigen.
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.