Als u overstapt naar Teachworks vanuit een ander systeem, moet u mogelijk beginsaldi voor uw klanten instellen in Teachworks. U kunt beginsaldi voor uw klanten instellen met behulp van een van de volgende opties:
De klant is geld verschuldigd.
Als een klant uw bedrijf geld verschuldigd is, moet u een factuur aanmaken om het verschuldigde bedrag aan hun saldo in Teachworks toe te voegen. Instructies voor het aanmaken van een factuur vindt u hier: Een enkele factuur aanmaken.
Gebruik bij het genereren van de factuur de optie 'Kosten toevoegen' en voer het verschuldigde bedrag in. In het veld 'Omschrijving' kunt u een notitie toevoegen om aan te geven dat dit een beginsaldo is, of u kunt de specifieke lessen of factuur uit uw vorige facturatiesysteem vermelden waarop de kosten betrekking hebben.
Zodra de kosten aan de factuur zijn toegevoegd en u hebt gecontroleerd of alles klopt, klikt u op de knop 'Goedkeuren' om de factuur aan te maken en toe te voegen aan het saldo van de klant. Als u de klant op een later tijdstip nog wilt factureren voor aanvullende transacties, kunt u op de knop 'Opslaan' klikken om de factuur op te slaan totdat u de aanvullende kosten hebt toegevoegd.
De klant heeft een creditsaldo.
Als een klant een creditsaldo heeft, moet u een creditnota voor dat saldo aanmaken. De instructies voor het aanmaken van een creditnota vindt u in dit artikel: Een creditnota aanmaken .
Gebruik bij het aanmaken van de creditnota de optie 'Kosten toevoegen' en voer het bedrag in dat als tegoed wordt overgedragen. In het veld 'Omschrijving' kunt u een notitie toevoegen met details over de creditnota. Nadat de kosten aan de creditnota zijn toegevoegd en u hebt gecontroleerd of alles correct is, klikt u op de knop 'Goedkeuren' om de creditnota aan te maken.
Wanneer u een factuur voor de klant genereert, kunt u deze creditnota aan de factuur toewijzen. Het factuursaldo wordt dan verlaagd met het bedrag van de creditnota (zie Creditnota's of niet-toegewezen betalingen aan een factuur toewijzen ).