Met de pakketmethode kunt u een klant factureren voor een specifiek aantal uren of lessen voordat de lessen zijn ingepland. Naarmate er lessen met de klant worden ingepland, wordt het pakketsaldo verlaagd. Bij gebruik van de pakketmethode moet de factuur per pakket worden gegenereerd en niet per les.
Met de factuurfunctie voor individuele lessen kunt u de lessen voor uw klant inplannen en factureren. Bij facturering per les genereert de factuur een lijst met alle lessen die voor de student zijn ingepland binnen de geselecteerde periode.
Bij de keuze tussen facturering per pakket of per individuele les is het belangrijk om uw factureringsvoorkeuren te begrijpen. Om een pakketsaldo op het profiel van de student te genereren en een overzichtstabel van pakketsaldi bij te houden, kunt u kiezen uit twee pakketinstellingen:
Maak pakketsaldi aan nadat de factuur voor het pakket is opgesteld en goedgekeurd.
Maak pakketbalansen aan nadat de factuur is betaald.
Als de periode waarin de student het pakkettegoed kan gebruiken niet is vastgelegd, is het wellicht eenvoudiger om voor pakketfacturering te kiezen, aangezien deze pakketten over een onbepaalde periode kunnen worden aangeschaft en gebruikt.
Als u liever aan het einde van de maand factureert, kan facturering per les beter werken, omdat een lijst met alle lessen van die periode dan op de factuur aan het einde van de maand wordt vermeld.
Beide methoden gebruiken
Als er een pakket wordt aangemaakt en er zijn individuele lessen die gebruikmaken van dezelfde dienst als het pakket, worden die lessen automatisch in het pakketsaldo opgenomen. Dit kan leiden tot onbedoeld gebruik van pakkettegoeden en de beoogde registratie van lesgelden verstoren.
Om specifieke lessen na afloop van een pakketbalans uit te sluiten, volg je deze stappen:
Archiveer het pakket: Identificeer het pakket dat ongewenste lessen in zijn balans bevat.
Een relevante archiveringsdatum instellen: Wanneer u het pakket archiveert , stel dan de archiveringsdatum in op een dag vóór de factuurdatum van het pakket of vóór de datum van lessen die u niet wilt opnemen. Dit zorgt ervoor dat lessen die op of na deze datum plaatsvinden, niet in het pakketsaldo worden meegerekend.
Als u uw klanten factureert voor pakketten, maar ze soms ook losse lessen buiten een pakket afnemen, kunt u de functie 'Kosten overschrijven' gebruiken om de factureringsmethode van de klant te overschrijven bij het inplannen van de les.
Beste praktijken om onbedoelde insluitingen te voorkomen
Om deze problemen in de toekomst te voorkomen, kunt u overwegen aparte diensten aan te bieden voor pakketten en individuele lessen. Op die manier kunt u de lessen binnen elke categorie duidelijk van elkaar onderscheiden en ervoor zorgen dat alleen de beoogde diensten meetellen voor het pakketsaldo.