Hieronder volgt een overzicht van de recordtypen die vanuit Teachworks naar QuickBooks worden gesynchroniseerd:
Klanten
Nieuwe records - Als een record nog niet is gesynchroniseerd met QuickBooks, zoekt Teachworks in uw QuickBooks-account naar een bestaande klant met dezelfde voornaam en achternaam. Als er een overeenkomend record wordt gevonden, worden de contactgegevens in uw Teachworks-account bijgewerkt; anders wordt er een nieuwe klant aangemaakt.
Gegevens bijwerken - Als een record al is gesynchroniseerd met QuickBooks, worden alle wijzigingen die in het klantprofiel in Teachworks zijn aangebracht, daarin bijgewerkt.
LET OP: Het wijzigen van de status van een klant in Teachworks naar Inactief heeft geen invloed op de status van die klant in QBO.
Verwijderen - Als een klant die is gesynchroniseerd met QuickBooks later wordt verwijderd in Teachworks, wordt dat record in QuickBooks als inactief gemarkeerd.
Namen moeten uit minimaal één teken bestaan en mogen geen tabs, regeleinden of dubbele punten (:) bevatten.
Teachworks synchroniseert alle klanten met de status "Actief" of klanten met een andere status dan "Actief" als die klant niet-gesynchroniseerde facturen heeft.
LET OP: Als u meerdere Teachworks-accounts koppelt aan één QuickBooks Online-account, zijn de logica en regels voor het synchroniseren van gegevens anders dan wanneer u synchroniseert met één Teachworks-account. Zie voor meer informatie dit artikel: Meerdere Teachworks-accounts synchroniseren met één QuickBooks-account .
Diensten
Diensten worden als service-items aan uw QuickBooks-account toegevoegd.
Nieuwe records - Als een record nog niet is gesynchroniseerd met QuickBooks, controleert Teachworks eerst of er al een item met dezelfde naam in QuickBooks bestaat. Indien gevonden, wordt dit bijgewerkt. Zo niet, dan wordt er een nieuw service-item in QuickBooks aangemaakt.
Gegevens bijwerken - Als een record al is gesynchroniseerd met QuickBooks, worden eventuele naamswijzigingen in Teachworks ook in QuickBooks doorgevoerd.
Verwijderen - Diensten die in Teachworks worden verwijderd, worden niet automatisch in QuickBooks verwijderd. Als u ze in QuickBooks wilt verwijderen, moet u dit handmatig doen.
Servicetitels mogen maximaal 100 tekens lang zijn, moeten minstens één teken bevatten en mogen geen tabs, regeleinden of dubbele punten (:) bevatten.
Lessen die op facturen staan die u synchroniseert met QuickBooks, zijn gekoppeld aan de service die voor de les is gespecificeerd.
De verkooprekening voor de diensten in QuickBooks is ingesteld op de verkooprekening die u opgeeft op de pagina Synchronisatie-instellingen in Teachworks.
Facturen
Alleen facturen met de status "Goedgekeurd" of "Betaald" worden gesynchroniseerd.
Nieuwe records - Als een record nog niet is gesynchroniseerd met QuickBooks, controleert Teachworks eerst of er een factuur met hetzelfde nummer in QuickBooks bestaat die na de factuur in Teachworks is aangemaakt . Als er een factuur wordt gevonden, wordt het betreffende record bijgewerkt met de gegevens van die factuur in QuickBooks. Als er geen factuur met hetzelfde nummer bestaat, wordt er een nieuwe factuur aangemaakt.
LET OP: Stel uw factuurnummers in Teachworks zo in dat ze beginnen met het nummer na de laatste factuur die u in QuickBooks hebt aangemaakt.
Gegevens bijwerken - Als een factuur in Teachworks wordt gewijzigd, wordt de corresponderende factuur in QuickBooks na synchronisatie ook bijgewerkt met de wijzigingen.
Verwijderde en ongeldig verklaarde facturen - Facturen die in Teachworks zijn verwijderd of ongeldig zijn verklaard, moeten handmatig ongeldig worden verklaard in QuickBooks.
Belangrijke opmerkingen over btw op facturen:
Kredietnota's
De bovenstaande regels voor facturen gelden ook voor creditnota's.
Creditnota's worden in QuickBooks aangemaakt als creditmemo's.
Creditnota's die aan facturen zijn toegewezen, worden niet automatisch toegewezen wanneer ze met QuickBooks worden gesynchroniseerd; de toewijzing moet in QuickBooks worden gedaan.
Betalingen
Een nieuwe betaling die in Teachworks wordt aangemaakt, genereert een nieuwe betaling in QuickBooks met overeenkomende gegevens.
Betalingen worden niet automatisch aan facturen toegewezen wanneer ze gesynchroniseerd zijn met QuickBooks; de toewijzing moet in QuickBooks zelf gebeuren.
Betalingen die in Teachworks worden verwijderd nadat ze met QuickBooks zijn gesynchroniseerd, moeten handmatig in QuickBooks worden verwijderd.