De add-on voor facturering door derden is een Pro-add-on met een gratis proefperiode van 3 weken, ontworpen om u tijd te besparen en factureringsprocessen te stroomlijnen.
Hiermee kunt u speciale profielen aanmaken voor instanties, organisaties of sponsors die vervolgens namens gezinnen of individuele leerlingen betalingen kunnen verrichten. De kosten voor het gebruik van de add-on voor facturering door derden na de proefperiode van 3 weken bedragen $5 per maand.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Facturering door derden' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Gebruik
Nadat je de add-on hebt ingeschakeld, verschijnt er een nieuwe tabel met externe betalers. Je kunt deze bekijken door op 'Studenten' en vervolgens op 'Externe betalers' te klikken.
Het creëren van externe betalers
U kunt profielen aanmaken voor de bureaus, organisaties of sponsors door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Studenten" en vervolgens op "Derden die betalen".
Klik op de knop "Nieuw toevoegen" aan de rechterkant.
Voeg de naam van de organisatie of het agentschap toe aan het veld "Algemene naam".
Vul de gegevens in van de persoon van de organisatie of instantie die het account zal gebruiken.
Een gebruikersaccount inschakelen (optioneel).
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
LET OP: Door een gebruikersaccount voor een externe betaler in te schakelen, kunnen zij inloggen bij Teachworks. Ze kunnen echter alleen de facturen en betalingen bekijken die ze zelf hebben gedaan. Ze kunnen ook hun eigen creditcardgegevens toevoegen als u de Stripe-integratie gebruikt.
Een derde partij aanwijzen als betaler voor een gezin of zelfstandige student
U kunt een gezin of een individuele student toevoegen aan een externe betaler door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Studenten" en vervolgens op "Gezinnen" (voor gezinnen) of "Studenten" (voor individuele studenten).
Bewerk het profiel van het gezin of de individuele leerling door op de knop 'Bewerken' te klikken.
Klik op het tabblad "Facturering".
Scrol omlaag naar het veld "Gegevens van de derde partij".
Selecteer in het veld "Derde partijbetaler" het agentschap, de organisatie of de sponsor.
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
Het bekijken van geassocieerde gezinnen en/of onafhankelijke leerlingen
U kunt het profiel van een externe betaler bekijken om een lijst te zien van alle familieleden of onafhankelijke studenten die aan die betaler zijn gekoppeld. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
Klik op "Studenten" en vervolgens op "Derden die betalen".
Bekijk het profiel van de derde betaler door op de velden 'Voornaam' of 'Achternaam' te klikken.
Klik bovenaan op de link 'Geassocieerde klanten'.
Facturering aan een derde partij
Bij het aanmaken van facturen voor uw klanten volgt u dezelfde procedure als beschreven in deze artikelen: Een enkele factuur aanmaken , Meerdere facturen aanmaken en De Invoice Autopilot-add-on .
Je selecteert een klant zoals gebruikelijk, maar als er een derde partij is toegewezen aan de klant, wordt de aangemaakte factuur aan die derde partij gefactureerd.
Facturen aanmaken - Wanneer u een klant selecteert die is gekoppeld aan een externe betaler, ziet u een bericht waarin de externe betaler wordt vermeld, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding:
Meerdere facturen aanmaken en factuurschema's instellen - Er wordt geen melding weergegeven wanneer u een of meer klanten selecteert bij het批量 aanmaken van facturen of bij het toevoegen ervan aan een factuurschema. De factuur wordt echter wel automatisch gefactureerd aan de externe betaler, indien deze aan de klant is toegewezen.
Zodra de factuur/facturen is/zijn aangemaakt, wordt deze toegewezen aan de derde partij die de betaling verricht. Dit is te zien in het veld 'Klant' in de factuurtabel. De naam van de oorspronkelijke klant blijft wel aan de factuur gekoppeld en is bovenaan de factuur zichtbaar, zoals hieronder weergegeven:
