Met deze add-on kunt u de nog niet toegewezen betalingen en creditnota's van een klant automatisch aan een factuur toewijzen zodra de factuur is goedgekeurd.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en voer 'Automatische toewijzing' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Je wordt doorgestuurd naar de instellingenpagina waar je de "Startdatum" kunt bevestigen of wijzigen.
LET OP: De "Startdatum" is standaard ingesteld op de datum waarop de add-on wordt ingeschakeld. U moet de startdatum instellen, aangezien deze bepaalt welke betalingen en creditnota's automatisch worden toegewezen.
Instellingen
Begindatum - Gebruik dit veld om de begindatum in te stellen in het veld 'Begindatum'. Wanneer u de 'Begindatum' instelt, worden alleen betalingen en creditnota's met een datum op of na de begindatum automatisch aan de facturen van klanten toegewezen. U kunt het veld 'Begindatum' leeg laten om betalingen en creditnota's met elke gewenste datum toe te wijzen.
Triggermethode - U kunt het type methode instellen dat u wilt gebruiken voor de automatische toewijzing. De volgende opties zijn beschikbaar:
Automatisch - Deze methode wijst niet-toegewezen tegoeden en betalingen automatisch toe wanneer een factuur wordt aangemaakt met de status 'goedgekeurd' (of wanneer de status wordt bijgewerkt naar 'goedgekeurd').
Handmatig - Met deze methode worden niet-toegewezen tegoeden en betalingen toegewezen wanneer u het proces handmatig start. Dit is handig als u betalingen of tegoeden moet toewijzen aan facturen die al zijn goedgekeurd.
Beide - Indien geselecteerd, gebruikt het de automatische methode, maar ondersteunt het ook de handmatige methode.
LET OP: U kunt het veld "Startdatum" op elk gewenst moment wijzigen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en voer 'Automatische toewijzing' in.
Klik op 'Instellingen' onder de add-on voor automatische toewijzing.
Gebruik
Bij het aanmaken van een factuur met de triggermethode "Automatisch" vindt automatische toewijzing plaats wanneer de factuurstatus is ingesteld op "Goedgekeurd". Dit geldt voor de volgende methoden voor het aanmaken van facturen:
Een factuur die is aangemaakt en de status 'Opgeslagen' heeft, krijgt pas automatisch betalingen of creditnota's toegewezen nadat de status is gewijzigd naar 'Goedgekeurd'. Als u een factuur aanmaakt met de status 'Opgeslagen', kunt u een van de volgende methoden gebruiken om deze op 'Goedgekeurd' te zetten:
Bewerk de factuur en stel de status in op "Goedgekeurd": Facturen bewerken .
Facturen批量goedkeuren: meerdere facturen tegelijk goedkeuren en per e-mail verzenden .
Niet-toegewezen betalingen en/of creditnota's worden automatisch toegewezen zodra u ze goedkeurt via een van de twee bovenstaande methoden.
LET OP: De automatische toewijzing vindt plaats voordat de factuurmail naar de klant wordt verzonden. Het factuursaldo dat de klant ontvangt, is het totaalbedrag van de factuur nadat eventuele betalingen of crediteringen zijn afgetrokken.
Handmatig de automatische toewijzing activeren
Bij gebruik van de triggermethoden "Handmatig" of "Beide" wordt de optie "Automatische toewijzing" weergegeven in de zijbalk aan de rechterkant van de tabellen met facturen en betalingen.
Wanneer u erop klikt, wordt u doorgestuurd naar een formulier waar u de "Startdatum" kunt instellen. Alleen betalingen en creditnota's met een datum op of na de startdatum worden toegewezen. U kunt het veld ook leeg laten om vanaf elke gewenste datum toe te wijzen.
U kunt een handmatige automatische toewijzing starten door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen" of "Betalingen".
Klik op de knop "Meer" aan de rechterkant.
Klik op "Automatische toewijzing".
Selecteer een datum in het veld "Startdatum" of laat het leeg om vanaf een willekeurige datum te beginnen.
Klik op "Toewijzen" om de toewijzingen te starten.
LET OP: Bij handmatige toewijzing worden facturen toegewezen in de volgorde waarin ze zijn aangemaakt.